هر کسب‌وکار و سازمانی که به دنبال افزایش کارایی و پیشرفت است، باید ساختار سازمانی را برای خود تعریف و پیاده‌سازی کند. انجام این مهم بستگی به ابعاد و عملکرد سازمان دارد. به‌طور کلی ساختار سازمانی مزیت‌های بسیاری را به همراه دارد که افراد براساس آن‌ها می‌توانند تا حد بسیاری عملکرد خود را بهبود ببخشند. در ادامه این مطلب به توضیح در خصوص ساختار سازمانی چیست خواهیم پرداخت.
ساختار سازمانی چیست؟
ساختار سازمانی به معنی تقسیم‌بندی وظایف و فعالیت‌های افراد در سطح سازمان است. در چارت سازمانی افراد با نقش‌ها و مسئولیت‌های خود در داخل سازمان یا شرکت آشنا می‌شوند. افراد مشغول در یک سازمان مسئولیتی برعهده داشته که براساس آن به ارائه گزارش کار به مدیریت می‌پردازد. در واقع این مسئولیت به فرد نسبت داده نمی‌شود بلکه متعلق به جایگاهی است که شخص قرار دارد. بدین ترتیب در ساختار سازمانی جایگاه‌ها تعیین شده و براساس آن مسئولیت‌هایی نیز مشخص می‌شود. برای آن که بتوان این مهم را به بهترین شکل ممکن انجام داد باید به برخی نکات توجه کرد که این موارد به شرح زیر است.
- حیطه کاری سازمان
- ابعاد سازمان
- تعداد افراد مشغول به‌کار در سازمان
- میزان درآمد سازمان
- تجهیزات و امکانات سازمان
- تنوع خدمات یا محصولات سازمان
ساختارهای بسیار متنوعی برای استفاده در سازمان‌ها وجود دارد که مدیران می‌توانند از آن‌ها برای چارت‌بندی سازمان خود از بهره‌مند شوند.
انواع چارت سازمانی
ساختار سازمانی را می‌توان از لحاظ مفهومی به ۳ گروه مختلف دسته‌بندی کرد. این سه گروه شامل پسا اداری، اداری و پیشا اداری است. گروه پسا اداری ساختار سازمانی نیز خود دارای ۴ نوع بوده که هر کدام از آن‌ها دارای معایب و مزایایی است. انتخاب بهترین مدل ساختار سازمانی، باید براساس نیاز سازمان انجام شود. انواع ساختار سازمانی پسا اداری به شرح زیر است.
- ساختار عملکردی
- ساختار وظیفه‌ای
- ساختار ماتریکس
- ساختار تقسیم بندی شده
ساختارهای پیشا اداری
یکی از انواع ساختارهای سازمانی، ساختار پیشا اداری نام دارد. از این ساختار در استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و ساده استفاده می‌شود. در این نوع سازمان‌ها به‌طور معمول فعالیت‌ها استاندارد سازی نشده اما به‌طور کامل متمرکز است. تصمیم‌گیری‌های کلیدی در این نوع سازمان‌ها که از ساختار پیشا اداری استفاده می‌کنند، برعهده رهبر است. این ساختار را می‌توان بهترین انتخاب برای کسب‌وکارهای نوپا دانست.
ساختارهای اداری
از ساختار اداری برای سازمان‌هایی استفاده می‌شود که متشکل از سطوح مختلف مدیریتی است. در این نوع ساختار به‌دلیل وجود سطوح مدیریتی مختلف، فیلترهای بیشتری برای اتخاذ یک تصمیم وجود دارد. براساس این ساختار، هر بخش سازمان دارای چارت منحصربه‌فرد خود است، مدیر و کارمندان در هر کدام از بخش طبق چارت تعیین شده و آن‌ها نسبت به وظایف خود آگاهی کامل دارند. در این‌گونه سازمان‌ها قوانین و استانداردهای بیشتری اعمال شده که این امر موجب رصد نظارت دقیق‌تر می‌شود. یکی از اصلی‌ترین معایب این نوع سازمان‌ها از بین رفتن خلاقیت و نوآوری افراد است.
ساختارهای پسا اداری
نوعی دیگر از انواع ساختار سازمانی که تحت تاثیر ایده‌های مدیریتی دهه ۱۹۸۰ شده، ساختار پسا اداری نام دارد. در ساختار پسا اداری ماهیت کنترل اداری بدون تغییر باقی می‌ماند اما تمرکز به فرهنگ سازمانی تغییر می‌کند. اصول این ساختار از اصول بنیادین سازمان است و این احتمال وجود دارد که تا همیشه در همین حالت باقی بماند. هم‌چنین در این نوع ساختار اقتدار و مراتب از منظر قانونی و عقلانی دیده می‌شود.
مزیت‌های ساختار سازمانی چیست؟
ممکن است این سوال برای مدیران و افراد ایجاد شود که با توجه به هزینه و زمان صرف شده برای ساختار سازمانی، این عمل چه مزیت‌هایی دارد؟ باید گفت که وجود ساختار سازمانی مزایا و فواید متعددی به همراه دارد که در ادامه به توضیح در خصوص آن خواهیم پرداخت.
بهبود عملکرد مدیر در مدیریت واحدهای مختلف سازمان
ممکن است یک کسب‌وکار دارای واحدها و شعب مختلفی باشد؛ ساختار سازمانی می‌تواند این اطمینان را ایجاد کند که تمامی شعب و واحدها از دستور العمل‌های مشابه پیروی می‌کنند و به‌طبع دارای عملکردهای یکسانی نیز هستند. این امکان برای مدیریت وجود ندارد که در یک لحظه در تمامی شعب‌های سازمان حضور داشته باشد، اما با بهره‌مندی از ساختار سازمانی مطلوب می‌توان تمامی شعب را به شکلی یکسان و صحیح اداره کرد.
اتخاذ تصمیم‌های سریع
وجود ساختار سازمانی و رعایت آن توسط تمامی واحدها و تیم‌ها سبب ایجاد ارتباطات موثرتر می‌شود. این امر موجب می‌شود ارتباطات کلی سازمان مسیری مثبت و همسو را طی نماید که نتیجه آن افزایش سرعت تصمیم‌گیری است. در واقع تبادل اطلاعات مثبت و همسو روند اتخاذ تصمیم‌گیری‌ها را کاهش می‌دهد.
بهبود عملکرد افراد
زمانی که کارکنان یک سازمان مسئولیت‌ها و وظایف معینی را دارا باشند، فرد می‌تواند وظیفه محول شده را به بهترین شکل ممکن انجا دهد؛ زیرا ساختار سازمانی مانند یک راهنما عمل کرده و هر فرد برای انجام فعالیت‌های روزانه خود می‌تواند از آن راهنمایی دریافت کند. باید به این مهم توجه داشت که بهبود عملکرد کارکنان پیامدهای بسیار مثبتی را در آینده به همراه دارد که شامل افزایش انگیزه و اعتماد به نفس فرد است.
کاهش تنش میان کارکنان
تنش و تعارض یک امر جدایی ناپذیر از سازمان‌ها به ویژه شرکت‌های بسیار بزرگ با تعداد کارمندان بالا است. باید به این نکته توجه داشت که در تعارض ایجاد شده میان افراد در سازمان، موارد بسیار مختلفی دخالت دارد اما با پیاده‌سازی چارت سازمانی تاحد چشم‌گیری از بروز آن جلوگیری کرد. در واقع هنگامی که افراد با وظایف و حیطه‌کاری خود به‌طور کامل آشنایی داشته باشند، تمامی تمرکز و انرژی خود بر روی مسئولیت‌های مربوطه قرار می‌دهند.
حذف فعالیت‌های تکراری
در بسیاری از سازمان‌های مختلف که براساس روش‌های سنتی و قدیمی اداره می‌شود می‌توان فعالیت‌های تکراری که توسط افراد مختلف سازمان صورت می‌گیرد را مشاهده کرد. این روند پیامدهای منفی را به همراه دارد و در واقع می‌توان گفت عمل فرسایشی است که می‌تواند متحمل هزینه‌های زیادی برای سازمان شود. با انجام ساختار سازمانی در شرکت‌ها و تعیین مسئولیت افراد براساس مهارت و شایستگی آن‌ها می‌توان هم‌پوشانی فعالیت‌ها را از بین برد.
در این مطلب از سری مقالات کاربردی اچ آر سرویس به توضیح در خصوص ساختار سازمانی چیست پرداختیم و با انواع چارت سازمانی و مزایای آن آشنایی پیدا کردیم. مدیران سازمان‌ها می‌توانند براساس دسته‌بندی‌های بیان شده، ساختار مناسب با سازمان خود را انتخاب نمایند. هم‌چنین می‌توانند از کارشناسان ما در این زمینه مشاوره رایگان دریافت نمایند.