تفویض اختیار چیست؟ موانع، ارکان و اصول آن

در این مقاله از مجموعه مقالات اچ آر سرویس قصد داریم به بررسی موضوع بسیار مهمی در حیطه مدیریت بپردازیم و تا حد امکان توضیح دهیم که تفویض اختیار چیست؟ دارای چه ارکانی است و اصلا چرا برای رسیدن به اهداف سازمان، باید بخشی از وظایف را به افراد دیگر، سپرد؟ موضوعی که باعث می‌شود تفویض اختیار، از اهمیت بالایی برخوردار باشد، درک سرمایه ارزشمندی به نام زمان، از سوی مدیران است. در واقع، یکی از ضروری‌ترین مهارت‌هایی که هر مدیر باید به آن مجهز باشد و حتی آموزش های لازم را در این حوزه، به کارکنانش نیز، انتقال دهد، مهارت مدیریت زمان است.

سپردن امور به کارمندان، جدای از این که باعث افزایش انرژی، تمرکز و بهره وری مدیران می‌شود دارای مزایای دیگری است که در ادامه این مطلب به آن می‌پردازیم. تا انتها همراه ما باشید و با مطالعه ابعاد مختلف تفویض اختیار، اطلاعات جامعی در این مورد کسب کنید.

 تفویض اختیار (Delegation of Authority) چیست؟

بسیاری از کارشناسان در پاسخ به این پرسش که تفویض اختیار چیست و چگونه انجام می‌شود، گفته‌اند: ” فرآیندی است که طی آن، مدیر یک سازمان یا سرپرست یک بخش از سازمان، قسمتی از اختیاراتش را به کارمندان زیردست واگذار می‎‌کند، البته بدون انتقال مسئولیت نهایی.”

پیتر دراکر که از برجسته‌ترین نظریه‌پردازان مدیریت در جهان است در این باره می‌‎گوید: “یک مدیر خوب کسی است که کارهای با درجه اولویت بالا را خودش انجام دهد و کارهای دارای اهمیت پایین‌تر را به سایر کارکنان بسپارد. به این ترتیب، او می‌‎تواند بر موضوعات اساسی سازمان تمرکز کند و نتایج درخشانی را نیز، برای کل سازمان به ارمغان بیاورد.”

جهت درک عمیق تر این مطلب که تفویض اختیار چیست، در ادامه، مفهوم پیچیده و دقیق اختیار و همینطور، تفاوت‌هایی که با مفهوم قدرت دارد را توضیح می‎‌دهیم.

تفاوت قدرت با اختیار یا Authority

کارشناسان، مفهوم اختیار را محدودتر از قدرت یا power می‌‎دانند. به این صورت که اختیار در ساختار سازمانی یعنی حق تصمیم گیری. چنین حقی، در یک بستر قانونی، برای زیردستان این امکان را فراهم می‌کند تا بتوانند دستورات مدیر یا مافوق خود را نپذیرند. هرچند که منشأ اختیارات مدیر برای واگذاری امور به زیردستان، قانون است اما هنر یک مدیر در این است که از اختیارات قانونی خود به نحوی استفاده کند که کارکنان، با اشتیاق به دستورات او پاسخی مثبت بدهند.

در مفهوم قدرت، که آن را به توانایی اجبار دیگری به انجام یک کار، معنا کرده اند؛ وضعیت به شکل متفاوتی است. اگر مدیری از باب قدرت بخواهد بر زیردستان خود اعمال نفوذ کند، کارکنان اختیاری بر رد آن کار ندارند و علیرغم میل باطنی‌شان تن به انجام اموری می‌دهند که به مرور سازمان را به مرز نابودی می‌کشاند.

تفویض اختیار دارای چه ارکانی و اصولی است؟

متأسفانه بسیاری از مدیران، علیرغم دانش بسیاری که در حوزه‌های مختلف مدیریتی دارند، هنوز هم نمی‌‎دانند که ارکان تفویض اختیار چیست! در واقع، هنگامی از ارکان این مفهوم سازمانی صحبت می‎‌کنیم که عوامل زیر را برای کارمندان آماده کرده باشیم، سپس تفویض اختیارات را انجام دهیم.

آموزش کارکنان

اگر قرار باشد به تعدادی از کارکنان خود وظایفی را محول کنید، بایستی بستر آموزش آن وظایف را نیز، فراهم کنید. علاوه بر آن، بایستی مهارت‌های لازم برا انجام امور را نیز به آنان بیاموزید. به این ترتیب، درصد بروز خطا در حین انجام کار به طرز چشمگیری کاهش خواهد یافت و شما هم در مقام یک مدیر، با آسودگی خاطر به اولویت‌های کاری سازمان می‌پردازید.

ارائه اطلاعات کامل و همه جانبه

باید به کارمند خود اطلاعاتی همه جانبه راجع به تمامی جوانب کار ارائه کنید. به عنوان مثال، اگر قرار است برخی از امور فروش شرکت را به کارمندتان تفویض کنید، باید اطلاعات کافی در مورد نحوه فروش، مشتریان، قراردهای فروش و… را در اختیار او قرار دهید. اصطلاحا او باید بداند که می‎‌خواهد چه کاری با چه جزئیاتی انجام دهد.

قدرت در تصمیم گیری

امکان ندارد که شما بخشی از وظایف مدیریتی خود را به فرد دیگری تفویض کنید اما قدرت تصمیم گیری را از او سلب کنید. به عنوان مثال، هنگامی که از مدیر داخلی سازمان می‌‎خواهید تمام وقت‌های ملاقات و جلسات شرکت را ساماندهی کند، او باید این قدرت را داشته باشد که با توجه به سیاست‌های سازمان، برخی از جلسات را به تعویق بیاندازد و حتی آن‌ها را کنسل کند.

پاداش مناسب

تفویض اختیارات، مستلزم تخصیص منابع مالی است. زیرا، شما در حال واگذاری اموری هستید که خارج از وظایف شغلی تعریف شده کارمندتان است. در حقیقت، این شمایید که باید آن کارها را انجام دهید و حال که قصد سپردن وظایف تان را دارید، باید از طریق راه‌هایی مانند افزایش حقوق، تخصیص بخشی از سود شرکت، اعطای سهام و… پاسخگوی تلاش‌های کارمندتان باشید.

تفویض اختیار چه مزایای برای سازمان دارد؟

پژوهش‌های صورت گرفته در مورد این موضوع که مزایای تفویض اختیار چیست، بیان می‌کنند که بیشتر از ۷۰ درصد کارهای انجام شده از سوی مدیران، به راحتی قابل انتقال و واگذاری به سایر کارکنان هستند.

این جمله حاکی از این واقعیت است که کارکنان، علیرغم تفکر منفی بسیاری از مدیران، پتانسیل انجام بسیاری از وظایف شغلی را دارند و این مدیران هستند که به خاطر برخی دلایل همچون بی اعتمادی یا کمال‌گرایی، به تنهایی بخش عمده ای از وظایف سازمان را به دوش می‌کشند و در نهایت هم نتیجه دلخواه را کسب نمی‌کنند.

چند مزیت استفاده از تفویض اختیارات عبارتند از:

• واگذاری امور به سایر کارکنان، از مؤثرترین روش‌هایی است که منجر به افزایش مشارکت سازمانی و همچنین بالا رفتن احساس مسئولیت در کارمندان می‌شود.
• تمرکز مدیران بر امور مهم‌تر و جلوگیری از هدر رفت وقت آن ها.
• تقویت روحیه کار تیمی.
• افزایش اعتماد به نفس در کارکنان به دلیل اعتماد مدیر در واگذاری وظایف به آن ها.

علت ترس از تفویض اختیار چیست؟

می‌توان موارد زیر را از جمله دلایلی که برخی مدیران نسبت به تفویض اختیار علاقه نشان نداده و از آن می‌ترسند، نام برد :

• باور اشتباه به اینکه کارمندان نمی‌توانند کار را به خوبی آن‌ها انجام دهند.
• باور اشتباه به اینکه با انجام کار به دست خود، در زمان صرفه‌جویی می‌کنند.
• عدم اعتماد به انگیزه و تعهد کارمندان نسبت به کیفیت کار

موانع تفویض اختیار

تفویض اختیار نیز همچون سایر اصول مدیریتی، دارای محدودیت‌ها و موانع فراوانی است. از این رو، لازم دانستیم تا این موضوع را در ابعاد مختلفی همچون فرهنگ سازمانی، مدیران، کارمندان و حتی محیط کاری بررسی کنیم. بنابراین مهم‌ترین موانع تفویض اختیار در سازمان‌ها، تیم‌ها و استارتاپ‌ها عبارتند از:

بی اعتمادی مدیران نسبت به مهارت و تخصص کارکنان

متأسفانه یکی از علل عدم تفویض اختیارات از سوی مدیران این است که آن ها نسبت به تخصص و پتانسیل کارمندان خود تردید فراوانی دارند و در واقع، این مدیران نمی‎توانند به کارمندان خود اعتماد کنند، حتی به شایسته ترین آن ها! از سوی دیگر، برخی از مدیران تصور می‌کنند با تفویض اختیار، قدرت مطلق خود را از دست می‎دهند و موقعیت فعلی آن ها نیز به خطر می‌افتد.

اعتقاد به مدیریت اختاپوسی

مدیریت اختاپوسی، شکلی از مدیریت است که مدیر، خود را برتر از سایرین می‌داند و با چنین ذهنیتی، همچون یک هشت پا، به تمام کارهای خرد و کلان سازمان چنگ می‌اندازد. اینگونه مدیران هیچگاه فرصت کسب تجربه از طریق تفویض اختیار را به کارمندان شایسته خود نمی‌دهند. زیرا شدیدا معتقدند که فقط خودشان می‌توانند تمام امور سازمان را به درستی انجام دهند!

در خوش بینانه‌ترین حالت، اینگونه مدیران تنها برخی از کارهای کم اهمیت را به کارکنان واگذار می‌کنند، وظایفی که حتی افراد کم تجربه نیز می‌توانند از پس آن‌ها برآیند. به این ترتیب، مدیران اختاپوسی کارمندانی رشدیافته خواهند داشت، چرا که هیچگاه مسئولیت‌های دشوار و چالش برانگیز به آن‌ها واگذار نشده است تا بتوانند ظرفیت حقیقی خود را آشکار کنند.

انحصاری بودن فعالیت‌های سازمانی

انحصاری بودن فعالیت‌ها و مسئولیت‌های سازمان‌ها به ویژه سازمان‌های دولتی، از دیگر موانع تفویض اختیار می‌باشد که کارشناسان، علت آن را در عدم وجود رقبای قدرتمند برای چنین سازمان‌هایی می‌دانند.

اگر سازمان‌ها از حالت انحصاری خود خارج شوند و در رقابت با سایر سازمان‌های مشابه قرار بگیرند، به ناچار بخش اعظم مسئولیت‌ها و وظایف خود را به کارکنان سطوح مختلف سازمانی، واگذار می‌کنند و به این صورت، شاهد مشارکت تمامی کارمندان در فعالیت‌های سازمان خواهیم بود.

عدم وجود مدیریت مشارکتی

منظور از مدیریت مشارکتی، نوعی از مدیریت است که در آن، تمامی اعضاء یک تیم یا سازمان در فرآیند تصمیم گیری‌ها مشارکت دارند. البته، آنچه در مدیریت مشارکتی مهم است توجه به مشارکت اعضاء در زمان مناسب و به شیوه‌ای صحیح است.

به این ترتیب، واضح است که جلوگیری از مشارکت کارکنان بخش‌های مختلف یک سازمان در تصمیمات و بی‌توجهی به آن‌ها، یکی از مهم‌ترین موانع تفویض اختیار محسوب می‌شود و عواقب چبران ناپذیری برای سازمان دارد.

عدم پذیرش اختیارات از سوی کارکنان

اغلب اوقات، مدیران یک سازمان مانع اصلی واگذاری مسئولیت‌ها به کارکنان محسوب می‌شوند در حالی که، کارمندان نیز در برخی از موارد علت اصلی عدم تفویض اختیارات به شمار می‌روند. در ادامه به برخی از دلایل عدم پذیرش اختیارات از سوی کارکنان، اشاره می‌‎کنیم:

• فقدان اعتماد به نفس کافی نسبت به قبول مسئولیت‌ها
• عدم تمایل به مشارکت در فعالیت‌ها و وظایف جدید شغلی
• نگرانی بیش از حد نسبت به عواقب وظایفی که به کارمند واگذار می‌شود

ترس از مؤاخذه و سرزنش از سوی مدیر بالادستی به دلیل اتخاذ تصمیمات نادرست

و اما جمع بندی

در این مقاله و در جهت توضیح این مطلب که تفویض اختیار چیست، اشاره کردیم که Delegation of Authority از مهم‌ترین اصول مدیریتی است. این مفهوم، ناظر بر حالتی است که مدیر تصمیم می‌گیرد بر اساس اختیارات قانونی‌اش و با هدف افزایش بهره وری سازمان، بخشی از وظایف خود را به کارکنان دیگر محول کند.

بر همین اساس، مفاهیم اختیار، قدرت، ارکان تفویض اختیار و در نهایت مزایای محول کردن وظایف توسط مدیر را به طور کامل و همراه با مثال‌هایی گویا، توضیح دادیم. امیدواریم این مطلب نیز همچون سایر مقالات اچ آر سرویس برای شما مفید باشد.