با توجه به افزایش رقابت‌های موجود در جامعه امروز، توجه به نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان‌ها، معیاری مهم و اساسی است. همان‌طور که افراد برای انجام فعالیت‌های روزانه خود نیاز به برنامه‌ریزی دارند، سازمان‌ها نیز برای تحقق اهداف خود نیازمند یک برنامه‌ی جامع و کاربردی هستند تا بازدهی بالایی داشته باشند.
هرچه توجه و تمرکز یک سازمان نسبت به این برنامه‌ریزی‌ها بیشتر باشد، محقق شدن آرمان‌های آن سازمان سریع‌تر خواهد بود. بنابراین اصل مدیریت زمان جزو آن دسته از فاکتورهایی است که بسیار کمک‌کننده و ضروری است و نیاز به تمرکز زیادی دارد. در ادامه همراه اچ آر سرویس باشید تا به بررسی نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان‌ها بپردازیم.
مدیریت زمان در سازمان‌ها
مدیریت زمان را می‌توان اداره کردن کارهای روزانه با هدف استفاده مفیدتر از زمان جهت انجام امور مختلف دانست. به کارگیری روش‌های مؤثر مدیریت زمان تأثیر به‌سزایی در برقراری تعادل میان زندگی شخصی و حرفه‌ای دارد. نقش مدیریت زمان نه تنها در امور فردی بلکه در سازمان‌ها نیز بسیار کاربردی و ضروری است و عدم توجه به آن موجب فوت وقت و هدررفتن انرژی می‌گردد. بنابراین مدیریت زمان در سازمان‌ها به معنی اختصاص دادن بازه‌های زمانی مشخص برای انجام هر کار بر اساس اولویت‌ها و ارزش‌های سازمان تعریف می‌شود. باید توجه داشت که در تحقق این امر علاوه بر مدیران، کارکنان نیز بسیار تأثیرگذار هستند.
نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان ها
افزایش بازدهی سازمان
مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف باعث می‌شود که کارکنان سازمان با تمرکز بیشتری نسبت به انجام وظایف خود اقدام کنند. در واقع تعیین زمان‌بندی پروژه‌ها، افراد را ملزم می‌کند تا در وقت معین به امور مربوطه بپردازند. این امر سبب افزایش بازدهی سازمان شده و اعتبار آن را بیشتر می‌کند.
ایجاد انگیزه در کارکنان
یکی دیگر از علل اهمیت مدیریت زمان در سازمان‌ها، ایجاد نشاط و انگیزه در کارکنان می‌باشد. برای این منظور بهتر است مدیران، کارکنان خود را پس از اتمام هدفی مشخص طبق برنامه مشخص و در زمان تعیین شده، تشویق کنند. این امر سبب افزایش انگیزه در کارکنان شده و آن‌ها را به وقت‌شناسی و تلاش بیشتر ترغیب می‌کند. هرچه انگیزه و نشاط بیشتر باشد حس رقابت و پویایی بیشتر خواهد بود؛ در نتیجه سرعت انجام پروژه‌های کاری افزایش خواهد یافت.
تقویت عملکرد کارکنان
به کمک مدیریت زمان می‌توان عملکرد کارکنان یک سازمان را تقویت کرد. هرچه مدیریت زمان در سازمان از اهمیت بیشتری برخوردار باشد کارکنان می‌توانند برنامه‌ریزی دقیق و کامل‌تری برای انجام وظایف خود داشته باشند. این امر باعث می‌شود که مدیران سازمان نیز با خاطری آسوده اهداف بلندمدت را برای سازمان تعیین کنند و نسبت به آن برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشند.
نظارت بر عملکرد کارکنان
مدیریت زمان این امکان را در اختیار کارفرما قرار می‌دهد تا بتواند به آسانی و در هر لحظه از عملکرد کارکنان خود مطلع شود. اختصاص زمان‌های مشخص برای استراحت، کار و… مانع سوءاستفاده افراد از زمان تحت اختیارشان خواهد شد.
نظم‌بخشی به فعالیت‌ها
مدیریت زمان یک تکنیک مؤثر برای انجام به موقع کارها محسوب می‌شود و به افراد کمک می‌کند تا وظایف خود را در زمان مقرر انجام دهند. انجام فعالیت‌ها در زمان تعیین شده علاوه بر رضایت‌مندی درونی کارکنان سبب افزایش بهره‌وری سازمان نیز می‌گردد و رضایت‌مندی مدیران را نیز در بر دارد.
مهارت‌های ضروری جهت مدیریت هوشمندانه زمان در سازمان
شناسایی اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت
داشتن توانایی در شناسایی اهداف از مهم‌ترین مهارت‌های لازم جهت مدیریت صحیح زمان است. هرچه شناسایی این اهداف دقیق‌تر باشد امکان برنامه‌ریزی برای آن آسان‌تر خواهد بود. برای تحقق این امر ابتدا باید اهداف بلندمدت تعیین گردد؛ سپس هدف‌های کوتاه‌مدت در راستای دستیابی به اهداف طولانی‌مدت مشخص شود. زمان‌بندی مناسب کمک بسیاری به بهره‌وری سازمان می‌کند.
توجه و تمرکز بر روی یک کار
هیچ وقت سعی نکنید که هم زمان چندین کار را با هم انجام دهید؛ زیرا این عمل اگرچه به ظاهر خوشایند است اما میزان بهره‌وری را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. بنابراین تمرکز بر روی یک کار و انجام صحیح و به موقع آن بسیار بهتر از انجام چندین کار و پروژه نیمه تمام است. همچنین متمرکز شدن بر یک پروژه سبب افزایش کیفیت و مدیریت زمان خواهد شد.
کنترل اضطراب
باید گفت که انجام هر کاری در هر شرایطی سبب ایجاد اضطراب می‌شود. اضطراب همیشه هم بد نیست و گاهی حتی سازنده است اما مهم‌ترین مسئله درباره‌ی این موضوع، کنترل سطح اضطراب است. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا با انجام به موقع وظایف خود از شدت استرس‌های ناشی از فشار کاری بکاهید. توجه داشته باشید که عدم توجه به زمان تعیین شده سبب ایجاد اضطراب و کاهش سطح تمرکز شده در نتیجه بهره‌وری شما را کم خواهد کرد.
چرا مدیریت زمان در سازمان‌های بزرگ مهم است؟
با توجه به این که همه‌ی سازمان‌های بزرگ از افراد زیادی تشکیل شده‌اند اجرای یک برنامه‌ی مشخص و باثبات در سازمان بسیار ضروری است و این برنامه‌ریزی تنها با مدیریت زمان محقق می‌گردد. موفقیت چنین سازمان‌هایی در گرو موفقیت افراد سازمان است. در واقع اگر کارکنان این سازمان‌ها بتوانند از یک برنامه‌ریزی منسجم و معتبر استفاده کنند و وظایف خود را در زمان تعیین شده انجام دهند به سمت موفقیت پیش‌روی می‌کنند. در غیر این صورت میزان بازدهی سازمان‌ها کاهش پیدا کرده و گاهی حتی با شکست و ضررهای جبران ناپذیری روبه‌رو خواهند شد. به همین دلیل تعیین یک چارچوب زمانی از مهم‌ترین اصولی است که هر سازمان برای بقای خود به آن نیاز دارد.
همچنین شما می‌توانید برای درک بهتر از مدیریت زمان در منابع انسانی این مقاله را از سایت ام‌بی‌ای اسکول بخوانید: Time management
اهمیت مدیریت زمان در تحقق بهره‌وری
طبق پژوهش‌های انجام شده، استفاده‌ی بهینه از زمان و انجام صحیح کارها در زمان‌های معین، علاوه بر بهره‌وری شخصی، بهره‌وری سازمانی را نیز به دنبال دارد. درواقع دانستن دانش مربوط به مدیریت زمان نه تنها در رشد و توسعه سازمان نقش دارد بلکه در افزایش میزان رضایت شغلی و فردی کارکنان سازمان نیز بسیار مؤثر است. این کار که منجر به اولویت‌بندی وظایف نیز می‌گردد سبب توقف فعالیت‌های بیهوده شده و ارزش و توانمندی‌های سازمان را تا حدود زیادی افزایش می‌دهد. بنابراین مدیریت زمان را می‌توان مهم‌ترین عنصر در موفقیت و تحقق بهره‌وری سازمان‌ها دانست.
سخن آخر
در نهایت باید گفت که یکی از ارزشمندترین داشته‌های هر انسانی وقت است که همه‌ی افراد به صورت اجتناب‌ناپذیر از آن برای پیشرفت کار و زندگی استفاده می‌کنند. پس بهتر است نقش مدیریت زمان در موفقیت سازمان‌ها را جدی بگیرید و برای جلوگیری از تلف شدن بیهوده آن، برنامه و هدف مشخصی را درنظر گرفت. مدیریت زمان این فرصت را در اختیار شما قرار می‌دهد تا علاوه بر افزایش پیشرفت شخصی در جهت تحقق بهره‌وری سازمانی نیز مؤثر باشید و در انجام امور مربوط به خود سریع‌تر عمل کنید.