کاربرد ماتریس آیزنهاور در مدیریت زمان

کاربرد ماتریس آیزنهاور در مدیریت زمان

آیا می‌‎دانید ماتریس آیزنهاور چیست و چگونه نقش عمده‌‎ای در اولویت بندی کارها و فعالیت‌‏های ما دارد؟ همه ما از ابزارهای مختلفی برای برنامه ریزی و مدیریت زمان استفاده می‎کنیم. مثلا کارهایی که در طی روز داریم را می‏‌نویسیم، دفتر برنامه ریزی می‎خریم، درمورد مهارت مدیریت زمان مطالعه می‎کنیم و کارهایی از این دست. البته هدف اصلی ما این است که با مدیریت زمان، وقت بیشتری برای انجام کارها و رسیدن به اهداف به دست آوریم. این در حالی است که هنوز بسیاری از ما برنامه‌‏های مهم زندگی خود را فدای کارهای بی ‎اهمیت می‎کنیم.

مثلا به جای انجام وظایف کاری روزانه خود، ساعت‌‎ها برای صحبت‎‌‌هایی که قرار است در جلسه روز بعد با همکاران داشته باشیم، وقت می‎‌گذاریم نکته جالب این است که جلسه فردا چندان اهمیتی ندارد که وظایف و کارهای مهم امروز را به خاطرش انجام ندهیم و حجم زیادی از وظایف را برای روزهای بعدی می‎گذاریم. همین عدم شناخت میزان اهمیت کارهای پیش رو، باعث می‎شود افت عملکرد، خستگی، خواب ناکافی و خشم را تجربه کنیم.

ماتریس آیزنهاور ابزار ساده و مفیدی است که در مدیریت بهتر زمان به ما کمک می‎کند. اگر می‎خواهید نحوه استفاده از این ماتریس پرکاربرد را بیاموزید و تأثیرات مثبت آن را در رشد و توسعه فردی خود ببینید، تا انتهای این مقاله از اچ آر سرویس همراه باشید.

 

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور با نام‌‏های دیگری همچون “ماتریس اهمیت و فوریت” و یا “ماتریس استیون کاوی” نیز شناخته می‎شود. چرا که استیون کاوی نویسنده و سخنران انگیزشی آمریکایی در کتاب ۷ عادت، به خوبی این ماتریس را توضیح داده است.

آیزنهاور رئیس جمهور آمریکا هنگامی که به این ماتریس اشاره کرد، از اهمیت بالای انجام صحیح امور گفت. به عبارت دیگر، او بیان کرد که مهم نیست حجم زیادی از کار را انجام دهید بلکه آنچه مورد قبول است، انجام صحیح امور می‎‌‌باشد. بنابراین، ماتریس آیزنهاور با دسته بندی کارها به ۴ قسمت، در کاهش استرس و نگرانی نقش عمده‏ای دارد.

نکته بعدی که در این ماتریس بسیار اهمیت دارد، مدیریت وظایف است. در واقع‎، هنگامی ما در مدیریت زمان موفق هستیم که در مدیریت وظایف خود به درستی عمل کرده و تفاوت کارهای مهم و کارهای فوری را به خوبی بشناسیم.

 

بخش‌‎های ۴ گانه ماتریس آیزنهاور

ماتریسی که درمورد آن صحبت می‎کنیم، یک جدول مربع شکل است که ۴ خانه یا ۴ قسمت دارد. هر بخش براساس دو معیار اهمیت و فوریت، دارای یک نام است.

اسامی هر یک از بخش‌‎ها به صورت زیر است:

  1. کارهای مهم و فوری
  2. کارهای مهم و غیرفوری
  3. کارهای غیر مهم و فوری
  4. کارهای غیرمهم و غیرفوری

 

حتما بخوانید: مدیریت زمان چیست؟

 

تفاوت میان کارهای مهم و کارهای فوری در ماتریس آیزنهاور چیست؟

پیش از اینکه درمورد هر یک از بخش‌‎های ماتریس صحبت کنیم و بگوییم که چطور کارهای خود را به راحتی در هر یک از بخش‌‎های آن قرار دهید، بهتر است ابتدا با تعریف دو وظیفه فوری و مهم آشنا شوید.

تفاوت میان کارهای مهم و کارهای فوری در ماتریس آیزنهاور

کارهای مهم (Importance)

مهم‎ ها آن دسته از کارهایی هستند که مستقیما شما را به اهداف‎تان می‎رسند. تفاوتی ندارد که وظایف مهم شخصی باشند یا بخشی از وظایف شغلی. این نوع کارها ممکن است برای شما اهمیت بالایی داشته اما برای یک شخص دیگر، کوچک‌ترین اهمیتی نداشته باشند.

مثال:

  • انجام ورزش روزانه برای حفظ سلامتی
  • مطالعه روزانه ۴۰ صفحه کتاب درسی برای موفقیت در آزمون ارشد
  • راه اندازی سایت شرکت

 

کارهای فوری (Urgency)

فوری‎‌‌ها، همان کارهایی هستند که در یک بازه زمانی مشخص باید انجام‌شان داد. در غیر این صورت، عواقب وخیمی در انتظارمان خواهد بود. به عبارت دیگر، کارهای فوری، باید به سرعت انجام شوند و پشت گوش انداختن آن‌‎ها باعث می‌‎شود به اهداف خود نرسیم.

مثال:

  • پاسخ به ایمیل مدیر نهایتا تا ساعت ۲ امروز ظهر
  • تنظیم و ارسال رزومه برای شرکتی که مدت‏‌ها به دنبال استخدام در آن هستید (نهایتا تا فردا صبح)
  • خرید شارژر لپ‎تاپ (باید پروژه را تا شب تحویل دهید درحالیکه شارژر لپ‎تاپ خراب است و نخریدن آن در همین دقایق، مساوی با تکمیل نشدن پروژه است)

 

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور و توضیح بخش‌‎های آن

همانطور که گفتیم، ماتریس مورد نظر از ۴ قسمت تشکیل شده که در تصویر مشاهده می‌‎کنید. بر همین اساس، بخش‌‎های ماتریس عبارتند از:

 

بخش اول: کارهای مهم و فوری

کارهایی که علیرغم اهمیت فراوان در دستیابی به یک موقعیت یا هدف، دارای مهلت زمان مشخصی برای انجام هستند. یعنی هم مهم‌‎اند و هم دارای قید فوریت هستند. در واقع این امور، از اولویت بالایی برخوردارند و به پایان رساندن آن‏‌ها نیازمند تخصیص زمان بیشتری است. شعار این بخش این است: “اول مرا انجام بده”

بنابراین اگر زمان لازم را به این موارد تخصیص بدهید، کارهای پیش رویتان سبک‎تر شده و استرس کمتری را تجربه خواهید کرد. مثال‌هایی برای کارهای مهم و فوری:

  • شرکت در جلسه مدیران استانی و تصمیم گیری برای میزان افزایش حقوق بخشی از کارگران
  • ملاقات دوستی که در بیمارستان بستری شده
  • مراجعه به مشاور برای حل یک مسئله مهم

 

بخش دوم: کارهای مهم و غیرفوری

در این بخش باید کارهایی که مهم‌‎اند اما هیچ فوریتی برای انجام‎شان وجود ندارد را انجام دهید. جالب است بدانید که اگر این بخش از امور را به درستی به پایان نرسانید، باید به زودی این کارها را در دسته کارهای مهم و فوری قرار دهید.

انجام ندادن اینگونه امور، به زمان حال و برنامه‌‏های فعلی‎تان آسیبی نمی‎‌رساند اما در بلند مدت، آسیب‎‌‍‌های فراوانی را به زندگی‎تان وارد می‏کند. مثلا ورزش کردن با هدف کاهش وزن، مطالعه هر روزه زبان انگلیسی برای قبولی در آزمون آیلتس و امثال این‎‌‌ها.

اگرشما هر روز زبان انگلیسی را تمرین نکنید، هیچ زیانی در حال حاضر متوجه‎تان نیست اما در نهایت در آزمون پذیرفته نشده و کارهای مهاجرت‎تان یک سال دیگر به تعویق می‌‎افتد.

 

بخش سوم: کارهای غیر مهم و فوری

این امور در جهت اهداف زندگی شما قرار ندارند اما به علت فوریت بالا، باید در اسرع وقت انجام شوند. ممکن است همزمان با این دسته از امور، کارهای مهم و فوری دیگری هم داشته باشید. چاره چیست و باید چه کرد؟

بهترین استراتژی ممکن در این مواقع، تفویض کارها، درخواست کمک از دیگران و یا برنامه ریزی مجدد برای انجام کارها است. تصور کنید که امروز باید تا ساعت یک ظهر، پروژه خود را به مدیر تحویل دهید. این در حالی است که ساعت ۱۲ نیز یک جلسه غیرمهم کاری دارید.

جلسه ساعت ۱۲ یک کار غیر مهم اما فوری است که به تحویل پروژه شما آسیب می‎رساند. پس کافی است با همکار خود صحبت کرده و از او بخواهید به عنوان نماینده شما، در آن جلسه کاری شرکت کرده و صحبت‏‌های شما را به سایرین انتقال دهد.

 

بخش چهارم: کارهای غیرمهم و غیرفوری

زندگی اغلب ما پر از انجام کارهایی است که نه مهم‎‌‌اند و نه فوری! به همین دلیل نیز به موفقیت چشمگیری دست پیدا نمی‌‎کنیم و دائما از کمبود وقت شاکی هستیم. کارهای این بخش، مانند چرخیدن در اینستاگرام، ساعت‏‌ها چت کردن با دوستان، دیدن تلویزیون و امثال آن است.

این کار‏ها نه تنها هیچ منفعتی برای رسیدن به اهداف‎مان ندارند بلکه با ایجاد احساس خستگی و افزایش عدم تمرکز در فرد، او را از انجام کارهای ضروری و فوری نیز باز می‎دارند.

در پایان

ما در این مقاله از اچ آر سرویس، تلاش کردیم تا پس از توضیح این موضوع که ماتریس آیزنهاور چیست، نحوه برنامه ریزی توسط این ماتریس را ارائه کنیم. همانطور که در این مطلب اشاره کردیم؛ دسته بندی کارها به امور مهم، غیرمهم، فوری و غیرفوری باعث می‎شود با تمرکز بیشتر و استرس کمتر کارهای خود را انجام دهید.

در واقع نشاخت میزان فوریت و اهمیت کارها، نقش بسزایی در موفقیت و بهبود مهارت مدیریت زمان خواهد داشت. آیزنهاور، رئیس جمهور آمریکا نیز به خوبی این موضوع را تحت عنوان ماتریس آیزنهاور مطرح نمود. خلاصه صحبت‏‌های او، این است که باید کارهای خود را به طرز صحیح انجام دهید نه اینکه حجم زیادی از کارها به صورت نامطلوب به پایان برسانید.

آیا تاکنون کارهای خود را به این شکل تقسیم‌‎بندی کرده‌‎اید؟ به نظر شما اولویت بندی کارها با ماتریس آیزنهاور چه دستاوردهای دیگری برایتان دارد؟ نظرات و تجربه‏‌های خود را با ما به اشتراک بگذارید.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

Enquire now

Give us a call or fill in the form below and we will contact you. We endeavor to answer all inquiries within 24 hours on business days.