افراد پرمشغله همیشه از نابسامانی و عقب افتادگی کارها ناراحت هستند و دغدغه اصلی آنها جلوگیری از اتلاف وقت است. حال از چه راهکاری برای جلوگیری از اتلاف وقت و سامان دادن به کارها می‌توان استفاده کرد؟ به طبع بهترین راهکار مدیریت یا دستهبندی زمان است. دسته بندی زمان یکی از راهکارهای اصلی برای صرفه‌جویی بیشتر در زمان و افزایش بهره‌وری است. ممکن است برای بسیاری این سوال ایجاد شود که دسته بندی زمان چیست و به شکلی سبب افزایش بهره‌وری میشود؟ در ادامه این مطلب از اچ آر سرویس قصد داشته به‌طور کامل این موضوع را مورد بررسی قرار دهیم.
دسته بندی زمان (Time Batching) چیست؟
دستهبندی زمان روشی برای مدیریت زمان بوده که براساس آن تمامی فعالیت‌های مشابه در یک دسته قرار گرفته و زمانی برای انجام آنها مشخص میکند. این شیوه با هدف کاهش عوامل حواس‌پرتی در محیط کار انجام میشود. این عوامل توجه به جزئیات و تمرکز را کاهش میدهد و با استفاده از بسته‌بندی زمان می‌توان این موارد تا حد بسیاری کاهش داد. مدیریت زمان این امکان را ایجاد میکند تا توجه خود را به‌طور کامل بر انجام کارها اختصاص داد. در انجام تایم بچینگ توجه به فعالیت‌های مشابه و قرار دادن آنها در یک گروه بسیار مهم است و در صورت اشتباه در دستهبندی یا گروه‌سازی این فعالیت‌ها امکان ناکارآمدی در عملکرد بسیار زیاد میشود.
دلیل کارآمدی دسته بندی زمان
بسیاری از افراد بهره‌مندی از این راهکار را تایید می‌نمایند چراکه موجب کاهش مولتی تسکینگ یا چند وظیفگی میشود. انجام چندکار به‌طور همزمان میتواند بهره‌وری را تاحد چشمگیری کاهش دهد. تحقیق و بررسی کارشناسان اچ آر سرویس در خصوص چند وظیفگی به شرح زیر است.
- انجام بیش از یک کار به‌طور همزمان میتواند بهره‌وری را تا ۴۰ درصد کاهش دهد.
- ایجاد تمرکز مجدد بر روی کار پس از بروز یک وقفه کوتاه در انجام آن کار در حدود ۵۰ درصد بیشتر زمان نیاز دارد.
- انجام چندکار به صورت همزمان احتمال بروز خطا را تا ۵۰ درصد افزایش میدهد.
- مرزبندی به زمان و ساماندهی به کارها میتواند در انجام یک به یک کارها بسیار موثر واقع شود.
عوامل مؤثر در دسته بندی زمان چیست؟
تعیین وظایف
بهتر است پیش از انجام هر کاری، نوع کارهای خود را بررسی و لیست کنید. انجام این کار تصویری واضح از وضعیت روز، هفته و ماه را در برنامه شخصی شما نشان میدهد. نکته حائز اهمیت در این بخش، جداسازی برنامه شخصی از برنامه شغلی است که باید درنظر گرفته شود.
دستهبندی وظایف
پس از تکمیل لیست، آن را مقابل خود قرار دهید و کارهایی را که امکان انجامش را دارید مشخص کنید. درنظر داشته باشید که کارهای تعیین شده باید در یک بازه زمانی واقع‌بینانه انجام شود. برای افزایش تمرکز از طریق این روش، به موارد مختلفی نظیر خستگی، گرسنگی یا… توجه داشته باشید. سعی نکنید تمامی کارهای موجود در برنامه را به صورت متوالی و پشت سرهم انجام دهید؛ چراکه نتیجه این کار خستگی زودهنگام خواهد بود. توصیه میشود کارهای خود را به دو گروه تقسیم‌بندی کنید و گروهی که مهم‌تر است را در اولویت قرار دهید.
از بین بردن عوامل مزاحم
شما می‌توانید به کمک مدیریت زمان و اشراف به جزئیات آن، میزان تسلط خود را بر عوامل مزاحم افزایش دهید. درواقع با اجرای مکرر یک برنامه اصولی و شناخت عوامل حواس‌پرتی، می‌توانید آنها را مدیریت کنید. برای رهایی از عوامل مزاحم موجود در محیط، بهتر است مکان مشخصی را برای انجام کارهای خود درنظر بگیرید؛ به‌عنوان مثال اگر در اتاق خواب درس بخوانید مدام به خوابیدن فکر می‌کنید. اگر در مواجهه با عوامل حواس‌پرتی مصمم نباشید به زودی شکست میخورید.
استفاده از ابزارهای مناسب
با توجه به پیشرفت تکنولوژی و ابزارهای بی‌شماری که در عصر ارتباطات وجود دارند، دستهبندی زمان به سهولت امکان‌پذیر است. درواقع استفاده از این ابزارها به شما کمک میکند تا در دسته بندی زمان، سازمان‌یافته‌تر عمل کنید. ترلو (Trello) نمونه‌ای از این ابزارهاست که به‌منظور انجام همزمان تعداد زیادی از کارها مورداستفاده قرار می‌گیرد. شما به کمک نرم‌افزار ترلو می‌توانید پروژه‌های کوتاه‌مدت و بلند‌مدت خود را به آسانی مدیریت کنید. امکان مشارکت در کارها و بررسی میزان بهره‌وری از دیگر مواردی است که از طریق نرم‌افزار ترلو قابل انجام است.
ارزیابی عملکرد خود
پس از انجام کارهای تعیین‌شده، لازم است عملکرد خود را ارزیابی کنید. برای انجام این کار، باید زمان و تمرین کافی داشته باشید. شما پس از انجام مداوم این ارزیابی، خود را بهتر خواهید شناخت و همین موضوع به رشد و پیشرفت شما کمک میکند. توجه داشته باشید که براساس توانایی‌های هر فرد، نتیجه ارزیابی متفاوت خواهد بود، بنابراین چنانچه در روزهای ابتدایی، از عملکرد خود راضی نیستید ناامید نشوید؛ چراکه نتایج دستهبندی زمان را باید در درازمدت بررسی و ارزیابی کرد.
مزایای دسته بندی زمان (Time Batching) چیست؟
- بدون شک انجام انبوهی از کارها در یک بازه زمانی محدود، عاملی استرسزا است و باعث گیجی و سردرگمی میشود. دسته بندی زمان به شما کمک میکند با داشتن یک برنامه منسجم، کارهای خود را بدون اضطراب به انجام برسانید.
- گاهی چندوظیفگی یا انجام همزمان چند کار با یکدیگر، تاثیرات منفیای در فرد ایجاد میکند و بهره وری او را به طرز چشمگیری کاهش میدهد. دسته بندی زمان آشوب های ذهنی را کاهش داده و به شما کمک میکند تا در شلوغ ترین روزها هم آرام و متمرکز بمانید.
- در نظم بخشی به کارها و انجام صحیح آنها نقشی موثر دارد و سبب افزایش تمرکز میشود
- با دستهبندی وظایف و کنارهم قرار دادن آنها، زمان انجام امور را به حداقل میرساند و سبب صرفه جویی در وقت میشود.
- دسته بندی زمان شما را از مواردی نظیر سردرگمی، کلافگی و آشوب ذهنی دور میکند و راهنمای خوبی است برای اینکه بدانید چه کارهایی را باید در چه زمانی انجام دهید.
با توجه به افزایش ابزارهای حواس پرتی در دنیای امروز، همه ما به یک برنامه منظم و منسجم نیازمندیم تا بتوانیم کارهای خود را به بهترین شکل و بدون اتلاف وقت انجام دهیم. این برنامه که از آن با عنوان دسته بندی زمان یاد کردیم میتواند ما را در انجام تمامی امور روزانه یاری کند و عاملی سبب جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه باشد.