مشاوره منابع انسانی برای فرد و سازمان

آیا تا به حال از خودتان پرسیده‎‌‌اید که مشاوره منابع انسانی چیست؟ چرا سازمان‌‏ها به استخدام مشاور منابع انسانی روی آورده‌اند؟ اصلا چرا تیم منابع انسانی در هر شرکت و کسب و کار باید وجود داشته باشد؟

به طور کلی، هدف از وجود مدیر و مشاور منابع انسانی این است که هر کسب و کار و سازمانی بتواند از طریق کارمندانش به موفقیت برسد. همانطور که می‎‌‌دانید نیروی انسانی اهمیت فوق العاده زیادی در رشد و توسعه سازمان‏‌ها دارد.

از این رو، کار مدیران بخش منابع انسانی‏ تا حد زیادی نسبت به گذشته سخت‌‎تر خواهد بود. چرا که آن‏‌ها موظف‌اند برای مدیریت و حفظ پرسنل، در تمامی فرآیندهای جذب، استخدام، ارزیابی عملکرد کارکنان، سیستم پاداش و دستمزد، فراهم آوردن محیط کاری سالم و پویا و همچنین آموزش کارکنان، تلاش فراوانی انجام دهند.

در واقع یک مدیر منابع انسانی موظف است اصول کلی و خط مشی مربوط به منابع انسانی را به خوبی طراحی و عملیاتی کند و برای موفقیت در این مسیر پر فراز و نشیب، استفاده از مشاور منابع انسانی بسیار لازم است. در ادامه خواهیم گفت که مشاور منابع انسانی چه وظایف و کارکردهایی دارد. تا انتها همراه اچ آر سرویس باشد.

ضرورت استفاده از مشاوره منابع انسانی برای سازمان‌‎ها

شواهد و تجارب نشان داده مدیران یک شرکت یا سازمان در برخورد با مسائل مربوط به منابع انسانی، علیرغم اینکه دارای دانش و تجربه کافی هستند باز هم دست به اقدامات خودجوش می‌‎زنند. اشکال این تک روی‌‏ها این است که سلیقه‎ ای بوده و با هم همخوانی ندارند و در نهایت منجر به نابودی فرهنگ سازمانی خواهند شد.

از سویی دیگر، با اعمال نظرات شخصی از سمت هر یک از مدیران، به جای شکل گیری یک فرهنگ واحد، خرده فرهنگ‏‌های مختلفی بوجود می‎‌‌آیند که باعث کلافگی و سردرگمی کارکنان خواهند شد. جدای از این قضیه، مدیران منابع انسانی به دلیل گستردگی وظایف و درگیری شدید با فعالیت‏‌های روزانه شغلی، زمانی برای طراحی روش‌‎های کارآمد جهت توسعه فردی و شغلی کارمندان خود ندارند.

در همه موارد بالا، استفاده از مشاوره منابع انسانی و اختصاص یک جایگاه شغلی، ویژه مشاور منابع انسانی تا حد بسیار زیادی می‏‌تواند از تعارضات، مشکلات و بی برنامگی‌‏های متعدد در سازمان جلوگیری کند.

مشاوره منابع انسانی چگونه به کسب و کارها کمک می‌‎کند؟

همانطور که می‎دانید، در گذشته سرمایه‌‏های مالی و دارایی‎‌‌های مادی، مهم‏‌ترین منابع یک سازمان محسوب می‎شدند. اما خوشبختانه امروزه مدیران دریافته‌‎اند منابع انسانی و نیروی کار، ارزشمندترین سرمایه‏‌های سازمان‌شان به شمار می‎‌‌آیند که برای حفظ و نگهداشت این دارایی ارزشمند باید برنامه‏‌ها و طرح‌‏هایی منجسم داشته باشند.

در واقع، شناخت اهمیت منابع انسانی به تدریج باعث شد تا مدیران و رهبران برای داشتن یک برنامه هدفمند و طراحی استراتژی مناسب منابع انسانی سازمان خود، تصمیم به بهره گیری از مشاوران منابع انسانی بگیرند. مشاور منابع انسانی، در موارد زیر به یک کسب و کار، تیم، سازمان و یا شرکت کمک می‏کند:

• بهبود سیستم پاداش دهی
• مناسب سازی و ارتقاء سیستم دستمزد و حقوق
• حل اختلافات موجود در روابط افراد سازمان
• رفع نواقص موجود در قراردادهای کاری
• استفاده از ساز و کار انتقادات و پیشنهادات
• آماده کردن فرایند تجزیه و تحلیل شغل 
• آموزش مسائل مورد نیاز کارکنان مانند مهارت‏‌های نرم
• ارزیابی افراد در زمان مصاحبه‌‏های شغلی
• شرح بهتر وظایف شغلی و جلوگیری از ابهام در نقش‏‌های شغلی
• ایجاد بسترهای حمایتی همچون بیمه تأمین اجتماعی

مشاور منابع انسانی چه کسی است؟

به طور خلاصه باید بگوییم مشاور منابع انسانی فردی است که در رفع یا حل معضلات و چالش‎‌‌های مربوط به منابع انسانی هر سازمان یا کسب و کار از تخصص و دانش کافی برخوردار است. این فرد در قسمت‎ های مختلفی همچون بهبود عملکرد کارکنان، آموزش کارکنان، ارزیابی عملکرد، کشف استعدادها و مدیریت دستمزد و پاداش، به انجام وظیفه می‎پردازد.

به طور کلی مشاوران منابع انسانی، بر سرمایه‌‏های انسانی سازمان خود نظارت دارند و دائما در حال مطالعه و پیاده سازی فرایندهایی هستند که در نهایت منجر به بهبود عملکرد کارمندان، افزایش رضایت شغلی پرسنل و پیشرفت سازمان خواهد شد.

آن‏‌ها برای دستیابی به اهداف گفته شده، از روش‎‌‌های مبتکرانه‎‌‌ای همچون شناخت معضلات اخلاقی (تبعیض جنسیستی، نژادی، آزار روانی کارمندان و…)، راه اندازی جلسات آموزشی و تفریحی، تعیین پاداش‌‏های انگیزه بخش و پیدا کردن نواقص موجود در سیاست داخلی سازمان، بهره می‌‎گیرند.

مشاوران منابع انسانی موفق چه ویژگی‌‎هایی دارند؟

مشاوره منابع انسانی، بخشی حساس و بسیار تأثیرگذار به شمار می‌‎آید. تا آنجا که آینده یک کسب و کار و موفقیت آن تا حد زیادی به تصمیمات این فرد بستگی دارد. از این رو، مشاور منابع انسانی باید از مهارت‏‌های مشاوره‎ای و مدیریتی لازم برخوردار باشد. در ادامه به مهم‌‏ترین مهارت‏‌هایی که یک مشاور منابع انسانی برای موفق شدن نیاز دارد، اشاره می‎‌‌کنیم.

مهارت مدیریت اجرایی

یک مشاور منابع انسانی، باید بتواند ایده‏‌هایی عملی و قابل اجرا به منظور بهبود کارایی سازمان ارائه دهد، سیستم منابع انسانی را ارتقاء دهد و به توسعه شغلی کارمندان و بهبود عملکرد آنان کمک کند.

مهارت‌ ارتباط مؤثر

یکی از مهم‌‏ترین ویژگی‏‌های یک مشاور منابع انسانی موفق، مهارت در برقراری ارتباط است. او روزانه با افراد بسیار زیادی سر و کار دارد و اگر نتواند به خوبی با کارمندان، مشتران و مدیران سازمان ارتباط قرار کند؛ در نهایت قادر نیست نگرانی‌‏ها، مشکلات، نواقص موجود، خواسته‌‏ها و نیازهای پرسنل سازمان را بشناسد.

علاوه بر این مورد، او باید بتواند از طریق ارتباط‏‌های رو در رو و مداوم، تیپ شخصیتی افراد را به درستی تشخیص دهد و از مهارت ارتباطی خود برای جذب و استخدام افراد مناسب نیز استفاده کند.

مهارت مدیریت بحران

از برجسته‌‏ترین ویژگی‏‌های مشاوران منابع انسانی، می‎توان به برخورداری از توانمندی و مهارت‏ مدیریت بحران در هنگام رویارویی با شرایط بحرانی اشاره کرد. مشاوران به خوبی آموخته‏‌اند که در زمان بروز بحران‌‏های مختلف، چگونه ضمن استفاده از توانایی حل مسأله، آرامش خود را حفظ نموده، مشکل اصلی را تشخیص دهند و راه‏ حلی کارآمد برای رفع آن ارائه کنند.

مهارت مدیریت زمان

یک مشاور منابع انسانی به دلیل گستردگی ارتباطات و وسعت وظایف، به مهارت مدیریت زمان و همچنین برنامه ریزی جهت اتمام مسئولیت‎‌‌ها و ایجاد نظم در سازمان؛ بسیار نیازمند است.

مهارت‌ حل مسأله

شناخت نگرانی‌‏ها، نیازها، خواسته‌‏ها و مشکلات کارمندان، امری مستمر و طولانی مدت است. اما ایجاد انگیزه در کارکنان و تلاش در جهت حل مسائل آنان، بسیار مهم‌‎تر از شناخت دغدغه‎‌‌ها و مسائل موجود  می‎باشد. از این رو، مشاوری توانمند محسوب می‏شود که به درستی و با خلاقیت، مسائل موجود در سازمان را یک به یک حل کند.

مهارت‌های ارزیابی و کشف استعدادها

مشاوران باید بتوانند با ارزیابی صحیح افراد در بدو ورود به سازمان، بهترین و مستعدترین گزینه را برای استخدام انتخاب نموده و از طرفی نسبت به کشف استعدادهای کارمندان نیز گام بردارند. به عبارت دیگر، طی کردن مسیر شغلی و توسعه فردی از سوی کارکنان، با راهنمایی‏ دقیق مشاوران بسیار هموارتر خواهد بود.

مهارت در آموزش توسعه فردی

یکی از مهم‌‏ترین و ضروری‏‌ترین ارکان پیشرفت تیم‏‌ها و سازمان‎‌‌ها، آموزش کارمندان می‏‌باشد. مشاور منابع انسانی موظف است نقاطی که تمام پرسنل سازمان اعم از مدیران رده‏‌های مختلف و کارمندان، نیاز به آموزش دارند را شناسایی کرده و سپس طرح و برنامه‌‎ای منجسم جهت ارتقاء دانش و مهارت‏‌های پرسنل، ارائه نماید.

به این منظور، مشاور می‎‌‌تواند یا خودش نسبت به آموزش پرسنل اقدام نماید و یا از متخصصین حوزه‎‌‌های مختلف برای تحقق این امر دعوت به عمل آورد.

نکات مهم در انتخاب یک مشاوره منابع انسانی مطلوب

برای آن که بتوان در امر انتخاب مشاور منابع انسانی موفق عملکرد، علاوه‌بر آن که باید به ویژگی‌های موفق یک مشاور منابع انسانی دقت کرد، باید برخی موارد مهم دیگر را مدنظر قرار داد.

سابقه‌کار

یکی از مهم‌ترین موارد در انتخاب یک مشاور منابع انسانی مناسب، دقت به تجربه و سابقه‌کار آن است. در امر مشاوره منابع انسانی، تجربه‌کاری به اندازه مهارت و تسلط فرد بر موضوع اهمیت دارد. مشاورین اچ آر سرویس در زمینه منابع انسانی، با دارا بودن سابقه‌ای درخشان در این امر مهم می‌توانند انتخابی مطلوب و مناسب باشند.

تخصص کافی

یکی دیگر از عوامل مهم و تاثیرگذار در انجام این مهم توجه به تخصص مشاور در عملیات منابع انسانی است. یک مشاور زبده باید بهترین رویه‌ها را پیش بگیرید و از برترین روش‌ها برای انجام خدمات مشاوره‌ای مطلوب استفاده کنند. در برخی موارد به‌دلیل نبود تخصص کافی و انتخاب رویه و روش‌های نادرست، مشاوره غلط سبب ایجاد بحران و چالش در سازمان شده است.

وجود مهارت‌های مورد نیاز

به هنگام انتخاب مشاور باید به مهارت‌های فرد دقت داشت. تحقیق، تحلیل و بررسی، پیش‌نیاز یک مشاوره مطلوب است؛ فرد مشاور برای انجام فرآیند مشاوره مطلوب باید تمامی این مهارت‌ها را دارا باشد.

آشنایی با نرم‌افزارهای کاربردی

یکی از مواردی که ممکن است سازمان‌ها به هنگام انتخاب مشاور منابع انسانی به آن دقت کافی نداشته باشند، آشنایی و تسلط فرد بر نرم‌افزارهای کاربردی است. در برخی موارد لازم است مشاور در مرحله تحقیق و بررسی به استفاده از نرم‌افزارهای کاربردی و نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان نیاز داشته باشد؛ در این مرحله در صورت عدم آشنایی و تسلط فرد، امکان بروز چالش بسیار زیاد می‌شود.

بسیاری نکات دیگر برای انتخاب یک مشاور منابع انسانی مناسب وجود دارد که در این بخش تنها به مهم‌ترین آن‌ها اشاره شد.

وظایف مشاور منابع انسانی چیست؟

از نظر کارشناسان، اصلی‌ترین وظیفه یک مشاور منابع انسانی، تلاش برای برقراری ارتباط سازنده میان اهداف استراتژیک شرکت با اقدامات عملیاتی مدیریت منابع انسانی است. به‌طور معمول، اشخاصی که در زمینه مشاوره منابع انسانی فعالیت می‌کنند، کارها و برنامه‌های مختلفی را در شرکت‌های مرتبط انجام داده‌اند و با توجه به دانشی که دارند، برای مجموعه بسیار ارزشمند هستند. ارزیابی اوضاع داخلی شرکت، یکی از مهم‌ترین وظایف یک مشاور منابع انسانی است؛ او باید پس از ارزیابی، یک گزارش کلی و جامع از شرایط شرکت را در اختیار مدیران قرار دهد. به‌طور کلی وظایف مشاوران مالیاتی بسیار پیچیده و متنوع است و دارای سختی‌های زیادی است؛ به طوری‌که بیشتر افراد فعال در این حوزه، پس از یکی دو سال فعالیت، در همان ابتدای کار تصمیم به استعفا می‌گیرند، چراکه ترجیح می‌دهند در گروه‌های شغلی ثابت، مشغول به کار شوند. در ادامه به چند مورد از وظایف یک مشاور منابع انسانی اشاره خواهیم کرد:

• آسیب شناسی وضعیت موجود در سازمان­ های منابع انسانی
• بررسی عوامل محیطی مجموعه و ارائه پیشنهادات با هدف تعدیل نیروی کار
• پیشنهاد و برنامه‌ریزی با هدف به‌روزرسانی نظام جبران خدمات
• پیشنهاد و برنامه‌ریزی برای به‌روزرسانی شرح مشاغل تاثیرگذار
• ارزیابی و ارائه از فعالیت‌های انجام شده در حوزه منابع انسانی و…

امروزه اهمیت منابع انسانی در پیشرفت سازمان‌ها بر هیچ‌کس پوشیده نیست. درواقع در حال حاضر مدیران و صاحب‌نظران به این نتیجه رسیده‌اند، مجموعه‌ای به هدف خود می‌رسد که برای نیروی انسانی ارزش قائل شود. به همین دلیل است که بسیاری از مدیران به سراغ مشاورین منابع انسانی می‌روند تا بتوانند از تجربیات آن‌ها استفاده کنند و بهره‌وری کارمندان خود را ارتقا دهند. در این مقاله، به شما خواهیم گفت که منظور از مشاوره منابع انسانی چیست و استفاده از این خدمات چه اهمیتی دارد.

با مشاوره منابع انسانی بیشتر آشنا شوید

به طور کلی، مشاور منابع انسانی کسی است که وظیفه کنترل میزان بهره‌وری منابع انسانی یک شرکت را بر عهده دارد. چنانچه میزان کارآیی از یک حد مشخصی کم‌تر شود، این کارشناسان بررسی می‌کنند که دلیل ایجاد این موضوع چه بوده و چگونه می‌توان مسئله ایجاد شده را حل کرد. مشاورین HR درواقع به عنوان یک شریک تجاری برای سازمان یا شرکت شما هستند. تمرکز اصلی آن‌ها بر روی استراتژی مشتریان داخلی نیست، بلکه موظف هستند تا اقدامات عملیاتی مدیران و کارمندان را مدیریت کند.

علاوه بر آنچه که گفته شد، مشاورین منابع انسانی وظیفه دارند بر فرآیند استخدام نظارت کنند و به مدیران بخش‌های مختلف کمک کنند تا از بین متقاضیان جایگاه شغلی، بهترین گزینه را انتخاب نمایند. کسانی که در این حوزه فعالیت می‌کنند، باید دانش و اطلاعات کاملی درباره مدیریت HR داشته باشند. علاوه بر دانش، مهارت‌های ارتباطی بالا و تفکر استراتژیک نیز در جهت رفع مشکلات احتمالی بسیار تاثیرگذار خواهد بود.

استفاده از خدمات مشاوره منابع انسانی چه مزایایی دارد؟

از مهم‌ترین مزیت‌هایی که استفاده از دانش یک مشاور HR به دنبال دارد این است که تا حد زیادی در زمان و هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود. البته در این بین احتمالا دغدغه‌هایی برای برون‌سپاری فعالیت‌های واحد منابع انسانی در ذهن مدیران ایجاد شده که با دانستن اهمیت این کار، تا حدودی رفع خواهند شد. در این بخش، مزایایی که خدمات مشاوره منابع انسانی به ارمغان می‌آورد را معرفی خواهیم کرد.

صرفه اقتصادی

برخلاف تصور برخی از افراد، برون‌سپاری می‌تواند بسیار به صرفه‌تر از استخدام متخصص باشد. علاوه بر این، زمانی که با یک مشاورمنابع انسانی همکاری کنید، متوجه خواهید شد که دانش و تجربه او بسیار بیشتر از کارمندان این حوزه است. چراکه با پروژه‌ها و شرکت‌های مختلفی همکاری داشته و می‌توانند شرایط را بهتر مدیریت نمایند. این در حالی است که اگر بخواهید کارمند در زمینه HR استخدام کنید، مجبور هستید هزینه بیشتر برای تجربه پایین‌تر پرداخت نمایید.

همچنین اگر شما صاحب یک شرکت کوچک و نوپا هستید، همکاری با یک تیم مشاورین منابع انسانی می‌تواند بسیار سودمندتر از ایجاد یک واحد HR مستقل باشد. شما می‌توانید با گسترش سازمانتان، از تیم مشاورین بخواهید تا با روش‌های اصولی، متخصص منابع انسانی برایتان استخدام کنند و در سال‌های آتی که سازمانتان گسترده‌تر شد، واحد منابع انسانی مستقل داشته باشید.

اثرگذاری بیشتر

برای اینکه مزیت همکاری با مشاورین HR را بهتر درک کنید، می‌توانیم بگوییم که این کارشناسان مانند پیمان‌کارانی هستند که میزان اثرگذاری بالایی در رشد و پیشرفت مجموعه شما دارند. این افراد می‌توانند با تخصص خود به شناخته شدن سازمانتان کمک کنند.

افزایش بهره‌وری

از آنجایی که تجربه مشاورین در حوزه منابع انسانی بسیار بالاتر از کارمندان است، خیلی راحت‌تر می‌توانند فرآیندهای پیش رو را مدیریت کنند. تجربیات این متخصصین، در سیستم‌های پیچیده‌ای مانند: جبران خدمات و مزایا، استخدام، مقررات کارمندان، بهداشت و ایمنی و… تاثیر بسزایی دارند.

بازگشت تمرکز اولیه

مشکلی که معمولا رهبران و مدیران سازمان‌ها را گرفتار می‌کند این است که درگیر مسائل روزمره می‌شوند و این موضوع سبب می‌شود تا از تمرکز بر روی هدف کسب و کار غافل شوند. مشاورین به آن‌ها کمک می‌کنند تا تمرکز خود را به فعالیت اصلی کسب و کار برگردانند و وظیفه مدیریت مسائل مربوط به نیروی انسانی را خودشان بر عهده بگیرند. بدین ترتیب بهتر به نیازهای کارکنان رسیدگی می‌شود و همین امر سبب می‌گردد تا آن‌ها نیز رشد کنند و در تخصص خود به جایگاه‌های بالاتری برسند.

توسعه عملکرد کارکنان مجموعه

زمانی که وظایف واحد منابع انسانی برون‌سپاری شود، امکان توسعه عملکرد کارمندان نیز راحت‌تر خواهد شد. شما می‌توانید از مشاورین بخواهید تا برنامه‌های مدیریتی عملکرد را به منظور انطباق کارکنان با خط مشی‌ها و رویه‌های شرکت، اجرا کنند. این اقدام، سازمان را به موفقیت‌های تجاری نزدیک‌تر خواهد کرد.

صرفه‌جویی در زمان

دانش مشاوران HR، علاوه بر حوزه منابع انسانی، به کارهایی مانند: تنظیم اسنادی مانند کتابچه راهنمای کارکنان، آیین‌نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و پرونده‌های پرسنلی نیز مرتبط است. این اسناد کمک می‌کنند تا کارمندان پاسخ سوالات خود را که معمولا درمورد نحوه درخواست مرخصی و ایمنی کار و… می‌باشد، پیدا کنند. این‌گونه دیگر نیازی به کلاس‌های آموزشی و صرف وقت و انرژی نخواهد بود.

مدیریت ریسک

یکی دیگر از مزایای استفاده از خدمات مشاوره منابع انسانی این است که خطرات قانونی به حداقل می‌رسند. همان‌طور که می‌دانید، قوانین کار و بیمه تامین اجتماعی به صورت مداوم در حال تغییر است. از طرفی، آپدیت نگه داشتن قوانین حاکم در محل کار برای مدیران و کارفرمایان مشکل است. در چنین شرایطی، مشاورین در کنار شما هستند تا سیاست‌ها و رویه‌های سازمان را با قوانین هم‌سو کنند و این‌گونه از کارفرما و کارکنان نیز حمایت می‌کنند. از دیگر وظایف این متخصصان، بررسی منظم اسناد و مدارک شرکت و اطمینان از به‌روز بودن آن‌ها است.

افزایش رضایت شغلی کارمندان و کاهش نرخ خروج

یکی از مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار در موفقیت هر مجموعه، میزان رضایت نیروی انسانی است. یک مدیر یا کارفرما باید بداند که چه چیزی سبب شادی کارکنان می‌شود و چه عواملی بر بهبود کارآیی آن‌ها تاثیر دارد. به دست آوردن این اطلاعات و آگاهی از افکار عمومی نیاز به زمان دارد. از طرفی، برخی از کارمندان ممکن است به دلایل مختلف از بازگو کردن احساس واقعیشان طفره روند و شما نتوانید به جمع‌بندی خوبی برسید. مشاورین کمک می‌کنند تا نظرسنجی به صورت اصولی انجام شود و با تفسیر نتایج، اقدامات لازم را انجام می‌دهند.

جمع بندی

همان‌طور که می‌دانید، نیروی انسانی سرمایه واقعی هر سازمان است. به همین دلیل امروزه در سازمان‌ها تلاش می‌کنند تا با استفاده از روش‌های درست، رضایت کارکنان خود را جلب کنند و از این طریق، میزان بهره‌وری آن‌ها را ارتقا دهند. علاوه بر این، مسئولیت‌های واحد منابع انسانی بسیار سنگین و خطیر است و نیاز به تخصص دارد.

گاهی اوقات این امکان وجود دارد که کادر یک شرکت به تنهایی از پس این مسئولیت برنمی‌آیند. در این مواقع می‌توان با برون‌سپاری وظایف و استفاده از خدمات مشاورین منابع انسانی، به نحو احسن امور مربوط به HR را مدیریت کرد. در این مقاله، به طور کامل به شرح وظایف این متخصصان و مزایای همکاری با آن‌ها پرداختیم.

در پایان

در این مقاله از اچ آر سرویس توضیح دادیم که مشاوره منابع انسانی چیست و چرا باید جایگاهی ویژه برای آن در نظر گرفت؟ در واقع مشاوره منابع انسانی، نوعی استراتژی کارآمد به منظور شناسایی مشکلات سازمان در رابطه با منابع انسانی و همچنین رفع آن‏ها، محسوب می‏شود.

همانطور که اشاره کردیم مشاوران منابع انسانی بایستی برای رسیدن به اهداف سازمانی، از مهارت‏ها و توانمندی‎های مختلفی بهره ببرند. به نظر شما یک مشاور منابع انسانی موفق چه ویژگی‏هایی دیگری را باید دارا باشد؟ نظرات ارزشمند خود را با ما به اشتراک بگذارید.

فرم مشاوره منابع انسانی