یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های هر سازمان نیروی انسانی آن است. همین این امر سبب شده تا در سازمان‌ها واحدی به نام مدیریت منابع انسانی در جهت بهبود سازوکارهای اثربخش ایجاد شود. مدیران این واحد با انجام فعالیت‌های مختلف در تلاش هستند زمینه را برای گسترش و پیشرفت فراهم کنند. یک نمونه از این فعالیت‌ها تجزیه و تحلیل شغل بوده که در توسعه منابع انسانی موفق عمل می‌کند. جهت آشنایی بیشتر با مفهوم تجزیه و تحلیل شغل چیست در ادامه با ما همراه باشید.
تجزیه و تحلیل شغل
تجزیه و تحلیل شغل شامل مجموعه فعالیت‌های مختلف و هدف‌مندی است که کمک آن می‌توان به شناسایی ماهیت و ویژگی‌های شغل پرداخت. این فعالیت‌های مختلف با جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات در خصوص شغل همراه بوده و از آن می‌توان در بخش‌های مختلف استفاده کرد. انجام این فرآیند‌ها سبب می‌شود مدیر درخصوص شغل مورد نظر یک دیدی کلی و جامع بدست آورد و به‌کمک آن بتواند برای جایگاه شغلی مدنظر از بهترین و مناسب‌ترین شخص استفاده نماید. به‌عنوان مثال اگر شخصی را برای یک شغل خاص درنظر بگیرید و قبل از انجام استخدام، فرآیند تجزیه و تحلیل شغل صورت نپذیرد، تنها پس از استخدام فرد متوجه خواهید شد که این شخص ملا‌ک‌ها و مهارت‌های مهم و ضروری برای انجام شغل را ندارد. این عمل با مشکلات و خسارات مختلفی همراه می‌شود که در نهایت به ضرر مجموعه و سازمان است.
هم‌چنین در برخی موارد ممکن است استخدام افراد با تجزیه و تحلیل ناقص انجام شود که این امر نیز منجربه استخدام فرد نامناسب می‌شود.
اهمیت تجزیه و تحلیل شغل
برخی مدیران بر این باور هستند که تجزیه و تحلیل شغل تنها در پروسه استخدام کارایی داشته و مناسب است. باید گفت این تصور اشتباه بوده و از آنجایی که تجزیه و تحلیل شغل دارای اهمیت بسیار بالایی است از آن می‌توان در ادامه مسیر شغلی نیز استفاده کرد. تجزیه و تحلیل شغل می‌تواند به‌صورت غیرمستقیم بر روند تعامل و همکاری افراد در سازمان تاثیرگذار باشد. تجزیه و تحلیل شغل سبب استخدام افراد کارآمد و مناسب می‌شود؛ وجود افراد کارآمد در جایگاه‌های شغلی مناسب سبب افزایش تعامل و همکاری افراد و اعضای یک تیم می‌شود. هم‌چنین تجزیه و تحلیل‌های دوره‌ای مشاغل سبب پیشرفت و گسترش دانش و تجربه افراد می‌شود. از دیگر مواردی که تعیین کننده اهمیت تجزیه و تحلیل شغل است می‌توان به کمک در اتخاد تصمیمات درست اشاره کرد؛ زیرا ماهیت دقیق یک جایگاه شغلی را مشخص می‌نماید.
موارد استفاده از تجزیه و تحلیل شغل
مدیران منابع انسانی و صاحبان کسب‌وکارهای مختلف می‌توانند از آنالیز شغل در موارد گوناگونی استفاده کنند. این موارد به شرح زیر است.
- ایجاد بیانیه و اطلاعیه شغلی
- نگارش احراز شغل
- استخدام کارکنان جدید
- برنامه‌ریزی مناسب در جهت افزایش کارایی کارمندان
- امکان پرداخت پاداش متناسب با هر شغل
- طرح برنامه‌های مختلف برای رسیدن به موفقیت
عملیات آنالیز مشاغل باید به بهترین شکل ممکن صورت پذیر و انجام این مهم سبب ایجاد داده‌های مناسب و کارآمد می‌شود. به واسطه این امر می‌توان مشخصه‌های مهم شغل را بدست آورد. این مشخصه‌ها به شرح زیر است.
- عنوان و سطح شغل
- خلاصه‌ای از جایگاه شغلی
- وظایف و مسئولیت‌های شغل
- موفقیت‌های شغلی
- موانع شغلی در زمینه‌های مختلف
- ابزار و تجهیزات مورد نیاز برای انجام وظایف محول شده در شغل
روش‌های تجزیه و تحلیل شغل
روش‌های بسیار متنوعی برای آنالیز شغل وجود دارد که برای انتخاب آن‌ها باید موارد مختلفی مانند اهداف شغلی را مدنظر قرار داد. در ادامه به چند مورد از بهترین روش‌ها اشاره خواهیم کرد.
تحلیل مستقیم
در این روش باید به‌صورت مستقیم بر روند فعالیت‌های فرد موردنظر نظارت داشت و اقدام به بررسی عملکرد‌های آن کرد. برای انجام هرچه بهتر این فرآیند باید از تمامی تجهیزات، فعالیت‌ها، وظایف و هرآنچه با شغل مرتبط است یادداشت برداری کرد. برای کسب اطلاعات دقیق و مناسب باید از فردی آشنا به شغل برای این روش استفاده کرد. بهترین گزینه‌ها برای انجام این مهم سرپرست ارشد یا مدیر بخش است. این افراد بر شغل مربوطه تسلط کافی داشته و مطلع هستند چه مواردی را باید تحت نظر داشته باشند.
بررسی دقیق فعالیت‌های تکرارشونده
این روش بسیار مناسب سازمان‌هایی است که فعالیت‌های تکرار شونده و روتین مانند خط تولید دارند. در این روش آنالیز جاب باید به‌طور دقیق زمان و تعداد بخش‌های انجام فعالیت بررسی شود. هم‌چنین باید این مهم مشخص شود که تکمیل یک بخش به چه اندازه زمان، مهارت و توانایی نیاز دارد. در پایان باید تعیین گردد در هر شیفت کاری چه مقدار کار انجام شده است. یکی از مزیت‌های مهم انجام این فرآیند، اطلاع از آمار فعالیت‌های انجام شده براساس تعداد نیروهای کاری است و در صورت بروز مشکل یا تخلف می‌توان به راحتی آن را شناسایی کرد.
مصاحبه در خصوص روی رویدادها
در این روش فرد تحلیل‌گر اقدام به مصاحبه با افراد شاغل در سازمان‌ها کرده و درخصوص رویدادهای مختلف با یکدیگر گفت‌وگو می‌کنند. به کمک این روش می‌توان اطلاعات مختلفی به‌دست آورد که منجربه تفاوت در عملکرد خوب و بد می‌شود. در پایان می‌توان نتیجه گرفت مهارت و توانایی لازم برای شغل مدنظر چه بوده و در مسیر رسیدن به اهداف سازمان به چه اندازه موثر است.
طرح سوالات مختلف در قالب مصاحبه
تحلیل‌گر با طرح سوالات مختلف حوزه‌های گوناگون کاری می‌تواند از تمامی جزئیات شغل مربوطه مطلع شود. به کمک این روش می‌توان از تمامی وظایف پنهان و آشکار موجود در شغل مطلع شد و براساس آن‌هایی مهارت و تونایی‌هایی را درنظر گرفت.
بهره‌مندی از منابع داخلی و خارجی
این روش را می‌توان یکی از متداول‌ترین روش‌های آنالیز شغل دانست. تحقیقات داخلی و خارجی در تجزیه و تحلیل مشاغل با جایگاه‌های خاص بسیار کارآمد هستند. منابع داخلی شامل جایگاه شغلی، برنامه‌های طرح شده برای شغل موردنظر، ابزار و تجهیزات مورد استفاده است. منابع خارجی شامل بررسی شغل موردنظر در مجموعه رقیب و آگهی‌های استخدام است. درخصوص منابع خارجی می‌توان از آن در جهت ایجاد یک تجزیه و تحلیل مناسب، استفاده‌های بهینه‌ای کرد.
بهره‌مندی از تجزیه و تحلیل مشاغل می‌تواند از بسیاری از مشکلات سازمان که ناشی از استخدام افراد نامناسب است جلوگیری کند، هم‌چنین می‌توان در هزینه‌های مختلفی مانند استخدام صرفه‌جویی کرد. برای کسب اطلاعات بیشتر و پیاده‌سازی این عملیات در سازمان و مجموعه خود می‌توانید با کارشناسان اچ آر سرویس تماس حاصل کنید.