فرایند جذب و استخدام چیست؟ چه مراحلی دارد؟

فرایند جذب و استخدام چیست؟ چه مراحلی دارد؟

اینکه فرایند جذب و استخدام چیست و چگونه منجر به پیشرفت سازمان‌‏ها می‎شود؛ موضوعی است که بخش عمده‎‌‌ای از تحقیقات کارشناسان منابع انسانی و مدیران را تشکیل می‎‌‌دهد. در واقع استخدام یکی از پرچالش‌‎ترین و پیچیده‌‏ترین اقداماتی که مدیران منابع انسانی با آن سروکار داردند.

اهمیت جذب و استخدام تا حدی است که کارشناسان آن را عامل موفقیت و یا شکست سازمان می‌‏دانند. جالب است بدانید پیتر دراکر، یکی از برجسته‌ترین نظریه‌پردازان مدیریت در دنیا، معتقد است:”سازمان‌‏ها فقط موفق به انجام کاری می‎‌شوند که در حد توانایی کارمندان‎شان است”. چرا که استخدام افراد شایسته، به تحقق اهداف و استراتژی‌‎های هر سازمان کمک فراوانی می‌کند. اینجا است که می‎گوییم استخدام کارمندان نامنظم، سازمان را به بی انضباطی می‎‌‌کشاند، استخدام کارکنان خلاق، سازمان را خلاق می‎کند و به همین ترتیب، تمام ویژگی‌‏های کارکنان بر ساختار کلی سازمان تأثیر بسزایی دارد.

جذب و استخدام افراد شایسته، موضوعی است که مدیران موفق دنیا آن را به خوبی درک کرده و با سرمایه گذاری بر آن، به موفقیت‌های بزرگ فعلی خود دست افته‌‎اند. حال اگر شما هم با چنین چالشی روبرو هستید و قصد دارید با مثلث استخدام و مراحل آن بیشتر آشنا شوید؛ تا انتهای این مطلب از اچ آر سرویس همراه ما باشید.

 

ارکان اصلی فرایند جذب و استخدام چیست؟

مثلث استخدام دارای ۳ ضلع است که هر یک از آن‎‌‌ها یکی از ارکان فرایند استخدام به شمار می‌‎آیند. به دلیل اهمیت بالای مثلث استخدام، پیش از پرداختن به مراحل استخدام قصد داریم کمی راجع به این موضوع توضیح دهیم.

 

رکن اول: شایستگی‌‎ها

بسیار ضروری است که پیش از استخدام، یک مدل کامل از شایستگی‎‌‌‌های مورد نیاز سازمان را ترسیم کنید. چرا که این مدل، راهنمای خوبی برای جذب افراد مورد نیاز سازمان خواهد بود و به شما نشان می‎‌‌دهد که بایستی به دنبال چه افرادی باشید. (این افراد باید دارای چه مهارت‏‌ها، تخصص‌ها و توانمندی‎‌‌ها باشند؟

شایستگی یا قابلیت، مجموعه‌ای از ویژگی‎‌‌های فردی است که باعث می‎‌‌شود یک شخص در شغل یا نقش خود عملکرد برجسته‌‎ای نسبت به سایرین داشته باشد. شناسایی شایستگی‌‎ها هنگامی میسر می‎شود که مدیران و کارشناسان منابع انسانی هر سازمان، به درستی جایگاه‎‌‌های شغلی سازمان را تحلیل نموده تا تشخیص دهند هر یک از عناوین شغلی چه نیازها ویژگی‎‌‌هایی دارند.

 

رکن دوم: ابزارها و آزمون‌‎ها

مدیران با کمک ابزارها و آزمون‌‎های معتبر در دسترس، به راحتی می‏توانند شایستگی‏‌های کارکنان را مورد ارزیابی قرار داده و تشخیص دهند. در واقع ابزارها و آزمون‏‌ها دو وسیله بسیار مهم برای تشخیص شایستگی یا عدم شایستگی کارکنان هستند.

ارکان اصلی فرایند جذب و استخدام

رکن سوم: تیم‌های ارزیابی

ضلع سوم مثلث استخدام، تیم‎ها و کانون‏‌های ارزیابی‎اند که با استفاده از ابزارها و آزمون‌ها، کارکنان را مورد سنجش قرار داده و میزان شایستگی آنان را ارزیابی می‌‎کنند. توجه داشته باشید که هر ۳ ضلع این مثلث با هم در ارتباط‌‌‌ ‎اند. به نحویکه اختلال در یک ضلع، موجب کاهش کارایی دیگر اضلاع خواهدشد.

تصور کنید مدیران نتوانند شرح دقیقی از شایستگی‎‌‌های مورد نیاز یک شغل را استخراج کرده و یا ویژگی‌‎های اشتباهی را به تیم ارزیابی اعلام کنند. تیم ارزیابی نیز براساس موارد اعلام شده از سوی مدیر، با استفاده از برخی آزمون‌‎ها همان موارد را در کارمند تشخیص داده و در نهایت، سازمان یک استخدام موفق را تجربه نخواهد کرد.

 

مراحل فرایند جذب و استخدام منابع انسانی

همه ما می‌‎دانیم که برنامه ریزی صحیح برای استخدام یک نیروی انسانی توانمند و البته شایسته تا چه حد ضروری است. از این رو، با کمک یک برنامه جامع و بدون نقص تا حد زیادی در فرایند جذب پرسنل موفق خواهید بود. البته، مراحلی که در زیر اشاره ممکن است برای سازمان شما کوتاه‌تر یا بیشتر باشند. اما به طور کلی فرایند جذب و استخدام دارای مراحل زیر است:

 

تشخیص نیازهای سازمان

شناخت نیازهای سازمان یا شرکتی که مدیریت آن را بر عهده دارید؛ بسیار ضروری است. بنابراین، پیش از اینکه دست به انتخاب کارمند بزنید و یا آگهی استخدامی چاپ کنید؛ بهتر است ابتدا نیازهای آن فرصت شغلی را لیست کنید. حتی اگر قرار است مسئولیت‏‌ها و شرح وظایف یکی از مشاغل داخل شرکت را تغییر دهید، ضروری است که ابتدا لیستی از نیازهای فرصت شغلی جدید فراهم کنید.

تعیین شرح شغل یا وظایف شغلی

اگر می‏‌خواهید پس از انتشار آگهی استخدام، افراد توانمند بیشتری را ملاقات کرده تا از میان آن‌‏ها بهترین فرد را انتخاب کنید؛ باید شرح شغل مورد نظر را به به درستی تهیه کرده باشید. شرح شغل که به آن احراز شغل نیز گفته می‌‎شود؛ مهم‏ترین مرحله در فرایند جذب و استخدام است.

شرح شغل، همان وظایف و مسئولیت‌‏هایی است که برای هر جایگاه شغلی براساس نیازهای آن شغل، تعیین می‎شود. در همین راستا، متقاضیان استخدام در سازمان با مشاهده شرح شغل می‌‏توانند به راحتی تصمیم بگیرند که آیا برای این شغل مناسب‌‏اند یا نه؟ بنابراین، اگر تشخیص دهند که از پس مسئولیت‏‌های اعلام شده برمی‏‌آیند، درخواست خود را ارسال می‎کنند. در غیر این صورت به دنبال موقعیت‏‌های کاری دیگر می‏‌روند و اینگونه احتمال جذب افراد توانمند و شایسته چندین برابر افزایش می‌‎یابد.

 

 

برنامه ریزی دقیق

اینکه قرار است آگهی استخدام را در چه بسترهایی منتشر کنید، در متن آگهی به چه مواردی اشاره کنید، چه کسی ارزیابی و مصاحبه با متقاضیان را بر عهده دارد و سایر مسائلی از این دست باید به دقت مشخص شوند. در واقع، شما موظفید برای تک تک مراحل گزینش، برنامه ریزی دقیقی داشته باشید تا در نهایت شایسته‌‏ترین افراد را استخدام کنید.

 

انتخاب ابزار مناسب جهت جستجوی نیرو

آیا می‌‏دانستید که مرحله جستجوی نیروی شایسته، یکی از طولانی‎‌ترین و وقت‎‌گیرترین مراحل فرایند گزینش است؟ به همین دلیل بهتر است در این مراحل از نرم‏افزارهایی مثل نرم‏افزار جذب و استخدام (ATS) کمک بگیرید. نحوه کار این نرم ‏افزار به این صورت است که شما چند کلمه کلیدی برای آن تعریف می‏‌کنید ATS با بررسی سریع همه رزومه‏‌های ارسال شده، رزومه‏‌های منطبق با نیازهای سازمان را در اختیارتان قرار می‌‏دهد و به این شکل، در زمان و منابع مالی سازمان نیز صرفه جویی خواهد شد.

 

حتما بخوانید: رزومه چیست؟

تماس با متقاضیان منتخب

پس از بررسی رزومه‎‌‌‌ها، لیستی از افراد منتخب را تهیه کرده و با هر یک از آن‏‌ها ارتباط تلفنی کوتاه برقرار کنید در این تماس تلفنی، موارد زیر را به صورت کلی مطرح کنید:

  • معرفی فرد
  • دلیل انتحاب سازمان شما جهت اشتغال
  • سابقه کاری
  • تحصیلات و سایر اطلاعات لازم

این تماس باید کوتاه و در حداقل زمان ممکن باشد. چنانچه، نحوه گفتگو و اطلاعات اولیه‎ فرد با خواسته‌‏های سازمان منطبق باشد از او برای یک مصاحبه حضوری دعوت کنید.

مراحل جذب و استخدام

مصاحبه حضوری

پس از برقراری تماس تلفنی، بهتر است در یک بازه زمانی نهایتا ۷ روزه، تاریخ جلسه مصاحبه را به فرد اطلاع دهید. در سازمان‎‌‌های بزرگ این زمان نهایتا تا ۱۵ روز می‌‍‏تواند افزایش یابد. فراموش نکنید ایجاد فاصله زمانی میان مصاحبه حضوری و تماس تلفنی، نه تنها وجهه خوبی برای سازمان ندارد بلکه ممکن است فرد متقاضی در این میان علاقه خود را برای کار با شما از دست دهد.

 

حتما بخوانید: مصاحبه شغلی چیست؟

 

مذاکره با نیروی کار و انعقاد قرارداد

با بررسی همه جانبه شرایط و وضعیت مالی سازمان، بهترین پیشنهاد ممکن را به فرد منتخب جهت استخدام، بدهید. در این میان، گفتگو و تسلط بر فنون مذاکره نیز برای یک مدیر بسیار ضروری است. چرا که ممکن است فرد مورد نظر همان ابتدا با پیشنهاد شما مخالفت کند و این هنر متقاعدسازی شما است که قادر است یک فرد متخصص و شایسته را برای سازمان حفظ کند.

 

پذیرش سازمانی

آنبردینگ نیرو در سازمان یا پذیرش او، مرحله مهم و حساسی است که اغلب مدیران به راحتی از کنار آن عبور می‏‌کنند. گمان نکنید پس از انعقاد قرارداد با یک نیروی کار شایسته، مراحل فرایند جذب و استخدام به پایان رسیده است. بلکه هنوز مرحله آخر مانده و آن را پشت سر نگذاشته‏‌اید.

توجه داشته باشید که یکی از بزرگترین چالش‎‌‌های افرادی که به تازگی استخدام شده‌‎‌‌اند، عدم آشنایی با محیط و کارکنان است. همین امر باعث می‎‌‌شود در خیلی از موارد کارایی و عملکرد فرد کاهش یابد. با این حال، برای آشنایی بیشتر فرد تازه وارد به مجموعه، باید او را با سایر کارکنان، فرهنگ سازمانی، اهداف و همنیطور ارزش‌‎‎های سازمان آشنا کنید.

 

جمع بندی

ما در این مقاله از اچ آر سرویس، ضمن پرداختن به این موضوع که فرایند جذب و استخدام چیست، به مثلث استخدام نیز اشاره کردیم. در این میان گفتیم که استخدام، یکی از مهم‌‏ترین اقدامات در حوزه منابع انسانی به شمار می‏‌آید. این در حالی است که بسیاری از پژوهش‌‎ها نشان می‌‎دهند یک فرایند استخدامی خوب، در موفقیت سازمان‏‌ها نقشی بنیادین دارد. این در حالی است که مدیران تلاش می‎‌‌کنند تا افرادی سازگار، توانمند و شایسته را به استخدام مجموعه خود درآورند اما در بسیاری از موارد تلاش‌‎های‌شان بی نتیجه می‏ماند.

دلیل شکست‏‌های پی در پی مدیران در فرایند استخدام این است که بدون برنامه‌‏ای دقیق و البته بدون شناسایی نیازهای سازمان، دست به انتصاب افراد می‎زنند. حتی ممکن است فرد مورد نظر بسیار شایسته و مناسب باشد اما برای کار در کنار مدیری که نیازهای سازمانش را نمی‏‌شناسد، کارمندی نامناسب به نظر برسد.

ازاین رو، تناسب میان نیازهای سازمان و ویژگی‏‌های کارمندان موضوع مهمی است که اغلب مدیران به آن توجهی نداشته و همین امر باعث می‎شود در تمامی مراحل گزینش، دچار خطا و اشتباه شوند.

آیا شما هم تجربه کار با اینگونه مدیران را دارید؟ اگر مدیر هستید، چه سازوکارهایی برای استخدام افراد شایسته دارید؟ نظرات و تجربه‏‌های ارزشمند خود را با ما در میان بگذارید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

Enquire now

Give us a call or fill in the form below and we will contact you. We endeavor to answer all inquiries within 24 hours on business days.