یکی از کارهای پر چالش برای یک مدیر مجموعه یا سازمان، تهیه شرح شغل می‌باشد و بیشتر مدیران سازمان‌ها تا وقتی مجبور به تهیه شرح شغل یا همان Job Description نشوند، معمولا به سمت این کار نمی‌روند. در این مقاله می‌خواهیم توضیح دهیم شرح شغلی چیست، اهمیت و کاربرد آن چیست، چطور شرح شغلی بنویسیم و مطالب مهم دیگری در ارتباط با شرح شغل که به آن‌ها می‌پردازیم. اچ آر سرویس مطالب مفیدی را در این مقاله به شما ارائه می‌دهد پس با ما همراه باشید.
منظور ازjob description شرح شغل چیست؟
شاید بدانید یکی از وظیفه‌های یک مدیر منابع انسانی، تهیه شرح شغل است. شرح شغل از تجزیه و تحلیل شغل حاصل می‌شود و دارای اطلاعاتی درباره نوع شغل، محل شغل، پولی که باید برای آن پرداخته شود (حقوق)، توضیح وظیفه‌ها، مسئولیت‌ها و دیگر اطلاعات مرتبط با آن کار است. در واقع به زبان ساده تر سندی که وظایف و مسئولیت‌های یک فرد را در یک سازمان تعریف می کند گفته می‌شود.
شرح شغل ابزاری می‌باشد که با بیان ساده ماهیت، نوع وظیفه‌ها، مسئولیت‌ها و موقعیت کار مورد نظر را شرح می‌دهد و همچنین با توضیح جزئیات شغل از اینکه هر شخص در جایگاه شغلی‌اش، چه کاری را به چه صورتی و جهت رسیدن به کدام اهداف، ماموریت و چشم‌انداز مجموعه انجام می‌دهد، شفاف می‌کند.
اهمیت و کاربرد شرح شغل چیست؟
ما می‌توانیم کاربردهای بسیار متنوعی را برای شرح شغلی بیان کنیم؛ برای مثال مشخص کردن سطح حقوق و رتبه شغلی، سازماندهی شغل‌ها و عنوان‌های موجود در مجموعه، معیاری برای مدیریت عملکرد و…
همانگونه که می‌دانید، تهیه شرح شغل پیش نیاز بیشتر فرآیندهای مدیریت منابع انسانی می‌باشد. از طریق شرح شغل، تعریف کار و الزامات آن مشخص می‌شود و در گام اول کسی که درخواست‌کننده‌ی کار است با توجه به شرایط احراز موجود در شرح شغل ارزیابی و انتخاب می‌گردد.
جزئیات و اهداف کار برای پرسنل روشن و مکتوب می‌شود و شرح وظایف منبع و ملاک چگونگی عملکردشان قرار می‌گیرد و عملکرد آن‌ها بوسیله آن معیارها مورد ارزیابی و مدیریت قرار می‌گیرد.
فاصله بین علم و توانمندی‌های هر شخص و آیتم‌های شرایط احراز شغل، به عنوان معیاری جهت نیازسنجی آموزشی و طراحی دوره‌های آموزشی قرار می‌گیرد. مسیر یا راه پیشرفت کاری تعیین می‌شود. تعاملات داخل سازمانی و مدیرهای بالادستی هر کار تعیین می‌شود و به همین ترتیب امور دیگر مدیریت منابع انسانی به شرح شغل وابسته می‌باشند.
مهم‌ترین نکته برای نگارش شرح شغل، توجه به تعادل در ارائه جزئیات می‌باشد تا هم فردی که آن را می‌خواند بتواند آن را درک کند و هم بیشتر از حد لازم طولانی نباشد.
این روزها برای نگارش شرح شغل، نمونه‌ها و قالب‌های زیادی وجود دارند ولی لازم است مطلع باشیم که شرح شغل‌ها می‌بایست به صورت اختصاصی برای جایگاه‌های شغلی هر مجموعه طراحی شوند تا علاوه بر اینکه واقعی و کاربردی باشند بتوانند به عنوان مزیت رقابتی در مرحله استخدام موجب جذب افراد حرفه‌ای به مجموعه ما شوند.
چگونه شرح شغلی بنویسیم؟
احتمالا این سوال در ذهن شما وجود دارد که بهترین روش نگارش شرح شغلی چیست؟ برای نگارش نمونه شرح شغل، باید از کسی کمک بگیرید که در آن موقعیت بسیار ماهر می‌باشد. به عبارتی در آن حوزه حداقل دو سال کار کرده باشد. از وی درخواست کنید که وظیفه‌ها و مسئولیت‌های خود را به طور کامل یادداشت کند.
به جز وظایف، ارتباطات او هم لازم است یادداشت شود. یعنی به چه بخشی فرمان می‌دهد و از چه بخشی فرمان می‌گیرد.
همچنین، وظیفه‌های وی تا چه میزان به وظیفه‌های کارکنان دیگر وابسته می‌باشد. پس از آن مدیر می‌بایست نمونه شرح شغل ابتدایی را مطالعه کند. شاید نیاز باشد نکته‌هایی به آن افزوده یا بخشی از وظیفه‌های نگارش شده حدف شوند.
توصیه می‌شود که مدیر با مسئول هر قسمت برای نگارش شرح شغل، جلسه خصوصی برگزار کند. با چندین جلسه مصاحبه می‌توان جزئیات هر جایگاه شغلی و کسانی که برای آن جایگاه متناسب می‌باشند را مشخص کرد.
نکات مهم در مورد تدوین شرح شغل
نگارش شرح شغل برای اولین بار چالش به همراه دارد ولی پس از اینکه تجربه بدست بیاورید، به آسانی می‌توانید نمونه شرح شغل را برای موقعیت‌های شغلی گوناگون نگارش کنید. نمونه‌های آماده‌ای از فرم شرح شغل موجود می‌باشد که به عنوان راهنما می‌توانند بسیار سودمند باشند ولی تلاش کنید تدوین شرح شغل را به عهده‌ی کسی بگذارید که شناخت زیادی با موقعیت‌های مد نظرتان دارد و قادر است تمام جزئیات را در مورد آن مشخص کند.
در ادامه چندین نکته با اهمیت برای نگارش شرح شغل را بررسی می‌کنیم.
- به پرسش‌های مهم، در نمونه شرح شغل جواب بدهید. وظایف، توانایی‌ها و مهارت‌ها، زمان و محل و حقوق از جمله نکات مهمی می‌باشند که می‌بایست در فرم شرح شغل مشخص گردند.
- تمام چیزها را به شکل دقیق مشخص کنید. برای مثال (کوشش برای توسعه سازمان) وظیفه‌ای نیست که در نمونه شرح شغل ثبت گردد.
- جزئیاتی مانند ساعت‌های کاری را در زمان نگارش در نظر بگیرید. دقت کنید در بین وظیفه‌ها و مسئولیت‌های همه‌ی جایگاه‌های شغلی تعادل وجود داشته باشد.
- حواستان به موقعیت‌های کاری که به هم نزدیک هستند باشد. مثلا مدیر محتوا و ادمین وب سایت دارای وظیفه‌ها و مسئولیت‌های مشابهی هستند. به همین خاطر امکان دارد در فرم شرح شغل آن‌ها وظایف مشابه‌ای برای هر دو وجود داشته باشد که این موضوع اشتباه هست. هر وظیفه‌ی اصلی می‌بایست منحصر به یک موقعیت کاری باشد.
- قرار دادن عبارت (انجام دادن سایر وظایف محوله) در لیست شرح وظایف می‌تواند دست مدیران را باز کند تا بتوانند مواردی را از کارکنان خود در آینده نیز بخواهند. لازم به ذکر است که مدیران باید حواسشان باشد که کارکنان توانایی انجام وظیفه‌های جدیدی که به آن‌ها محول می‌شود را داشته باشند و این وظایف در کار کارکنان اختلالی به وجود نیاورد.
- یکی از مواردی که در تدوین شرح شغل می‌بایست به آن توجه کنید آینده نگر بودن شما می‌باشد. تلاش کنید آن را طوری نگارش کنید که در سنجش عملکرد کارکنان هم به شما کمک کند.
- تمام نمونه‌های شرح شغل باید دارای عنوان‌های مناسبی باشند. در حقیقت تمام جایگاه‌های کاری که در مجموعه شما وجود دارند، لازم است از نام منحصربه‌فردی برخوردار باشند. در این صورت افراد به صورت دقیق آگاهند که در چه جایگاه شغلی کار خواهند کرد.
- در زمان نگارش شرح شغل، آیین نامه‌ها، مقررات و بایدها و نبایدهایی که فرد فعال در آن جایگاه بایسی رعایت کند را معلوم کنید.
- شما در شرح شغل می‌توانید روابط طولی و عرضی بین جایگاه‌های شغلی مختلف را هم مشخص کنید.
- در زمان تدوین نمونه شرح شغل، صدمات و خطراتی که ممکن است ایجاد شود را هم معلوم کنید. برای مثال تکنسین برقکار امکان دارد دچار برق گرفتگی بشود.
هم‌اکنون شما می‌دانید شرح شغلی چیست و اطلاعات مفیدی درباره آن دارید. امیدواریم این مقاله توانسته باشد به سوالات شما در ارتباط با شرح شغل پاسخ داده باشد.