یک مورد از مشکلات ایجاد شده در سازمان‌ها، اختلاف درون‌سازمانی است. این اختلاف ممکن است بین دو کارمند یا رئیس و کارمند به‌وجود آید. بزرگ یا کوچک بودن و دلیل ایجاد شدن این اختلافات ممکن است چندان اهمیتی نداشته باشد. موضوع مهم، استراتژی‌های مدیریت اختلاف در سازمان ها است. مسئلۀ نحوۀ برخورد با این اختلافات و نوع استراتژی به‌کار گرفته شده در این شرایط از موارد دیگری که ممکن است در این موضوع دخیل باشند مهم‌تر است. در ادامه همراه اچ‌آر سرویس باشید، تا به توضیح بیشتر در خصوص این استراتژی‌ها خواهیم بپردازیم.
استراتژی های مدیریت اختلاف در سازمان ها
در صورت بروز اختلاف در سازمان می‌توانید از استراتژی‌های زیر استفاده کنید که در ادامه در مورد آن‌ها بیشتر خواهیم گفت:
- به سرعت اقدام کنید و در اولین قدم از همه راهکار بخواهید.
- اجازه بدهید همه صحبت کنند و در عین حال از هیچ‌کس طرفداری نکنید.
- برای کاهش و مدیریت اختلاف، از جلسات ماهانه دو نفره استفاده نمایید.
- از تنبیه استفاده نکرده و روی بهترین راه برای رفع مشکل تمرکز کنید.
- از فرآیند مستندسازی استفاده کنید تا دیگران تقصیر را به گردن دیگری نیندازند.
شاید بتوان ده‌ها استراتژی دیگر به این لیست اضافه کرد؛ امّا موارد بالا لیستی از مهم‌ترین و کارآمدترین استراتژی‌های مدیریت اختلاف در سازمان ها است. در ادامه به طور اختصاصی به این استراتژی‌ها میپردازیم.
اقدام سریع و درخواست راهکار از کارکنان
هیچ چیز بدتر از یک اختلاف قدیمی در سازمان نیست. زمانی که اختلافی در سازمان ایجاد می‌شود، اگر به سرعت پیگیری و برای رفع آن اقدامی صورت نگیرد، ممکن است در آینده سازمان را با مشکلات بزرگتری روبه‌رو کند. خصومت‌های قدیمی، واکنش دیرهنگام به اختلافات و سرکوب احساسات، سبب انباشته شدن اختلافات می‌شود و میتواند کنترل امور را به‌هم بریزد. بنابراین در صورت بروز اختلاف باید به‌سرعت آن را پیگیری کنید و از بروز آسیب‌های روحی احتمالی بین افراد جلوگیری کنید.
اختلاف میتواند در برخی از موارد در بهره‌وری و پیشرفت سازمان نیز تأثیر منفی بگذارد و حتی در مواردی باعث ترک شغل افراد شود؛ امّا اقدامات سریع می‌توانند از بروز این تأثیر منفی نیز جلوگیری کنند. البته دقت داشته باشید که منظور از اقدام سریع، پرخاشگری و گستاخی نیست؛ منظور این است که در عین صبوری مشکل را بررسی کنید و برای آن به دنبال راه‌حل باشید.
پس از آنکه به سرعت نسبت به بروز اختلاف واکنش نشان دادید، در اولین قدم از همگان درخواست همکاری کنید. می‌توانید از افراد درگیر این اختلاف و دیگر افراد حاضر در محیط، درخواست راهکار و راه‌حل کنید. باید اجازه دهید تمامی افراد راهکار خود را ارائه دهند؛ البته کنترل این جلسه را نیز باید برعهده داشته باشید و نگذارید که این هم‌اندیشی، مجدد به اختلاف و بحث‌های پیاپی ختم شود. بهتر است در محیطی آرام و به دور از تنش این جلسه برگزار شود و به شکلی باشد که احساسات منفی افراد تخلیه شود و سپس برای یافتن راه‌حلی کاربردی تلاش کنید.
مسئله را بدون طرفداری بررسی کنید
در برخی از سازمان‌ها، روابط دوستانه‌ای بین افراد و مدیریت ایجاد می‌شود. در صورت بروز اختلاف نباید اجازه دهید احساسات دوستانه بر روی تصمیم‌گیری و قضاوت شما تأثیر بگذارد. ممکن است این اختلاف با مداخله‌های دوستانه نیز شدیدتر شود و در برخی موارد حتی ممکن است عامل بروز اختلاف باشد. بنابراین در این شرایط به‌صورت عادلانه و بدون طرفداری مسئله را بررسی نمایید. هم‌چنین خارج از محیط کاری از صحبت در مورد اختلافات بپرهیزید؛ چرا که ممکن است محیط غیرکاری بر روی روند بررسی اختلاف تأثیر منفی داشته باشد.
جلسات دو نفره
همۀ افراد حاضر در سازمان باید نسبت به وظایف و مسئولیت‌های خود آگاه باشند. هم‌چنین مدیر نیز باید لیستی کامل از شرح وظایف کارمندان داشته باشد. اگر کارمندان از وظایف درون‌سازمانی خود آگاه نباشند، این عدم آگاهی میتواند زمینه‌ساز بروز اختلافات سازمانی شود. عدم وجود لیستی جامع از وظایف کارمندان نیز میتواند این اختلافات را تشدید کند. بنابراین برای جلوگیری از بروز این دست از مشکلات باید به دنبال راه‌حل‌های کاربردی بود.
جلسات دو نفره نیز یکی از مواردی است که می‌توان در آن در خصوص شرح وظایف کارمندان صحبت کرد. این جلسات میتواند شرایطی را ایجاد کند که در آن علاوه‌بر شرح وظایف، به طرح نظرات و انتقادات پرداخت. البته توجه داشته باشید که صحبت‌های مطرح شده در جلسه باید در همان مکان باقی بماند. انتقال انتقادات و نظرات به بیرون از جلسه میتواند پیش‌زمینۀ بروز اختلاف باشد. بنابراین برای کاهش اختلافات درون‌سازمانی و مدیریت آن، یکی از بهترین استراتژی‌های کاربردی استفاده از جلسات دو نفره است.
تمرکز بر حل مسئله
هنگام اختلاف در سازمان نباید از یک شخص مشخص طرفداری کرد. تمرکز بر شخص، مشکلات به‌وجود آمده را عمیق‌تر می‌کند. بنابراین باید بدون توجه به طرفین اختلاف بر روی مشکل به‌وجود آمده تمرکز کرد. بهترین روش برای حل اختلافات درون‌سازمانی، گفت‌وگو مسالمت‌آمیز است. بهتر است گفت‌وگو بر روی موارد مورد توافق افراد صورت پذیرد. گفت‌وگو بی‌طرفانه و بدون جهت‌گیری همراه با آرامش میتواند شدت اختلاف به‌وجود آمده را با سرعت بیشتری کاهش دهد. بنابراین بهتر است افراد در محیطی آرام بدون گشتن به دنبال مقصر، تلاش و تمرکز خود را بر روی حل مسئله قرار دهند.
مستندسازی
در صورت بروز مشکل و اختلاف، گشتن دنبال مقصر اولین اشتباهی است که میتواند شرایط را بدتر کند. مدیر باید با مستندسازی شرایطی را فراهم آورد که با ایجاد اختلاف، همه در تلاش برای رفع آن باشند. تمامی اعضاء سازمان باید از این موضوع آگاه باشند که اختلافات ایجاد شده، متوجه همۀ اعضای گروه است. استفاده از این استراتژی در شرایط اختلاف، میتواند سبب شود تا افراد یکدیگر را مقصر ندانند و همگی توجه و تمرکز خود را به جای تنبیه فرد خطاکار، بر روی رفع اختلاف معطوف نمایند.
جمع بندی
در این مقاله تعدادی از استراتژی‌های مدیریت اختلاف در سازمان‌ها به‌طور کامل توضیح داده شد و دریافتیم که در هر سازمانی به طبع اختلافات و مشکلاتی به‌وجود می‌آیند. نکته مهم آن است که در این شرایط این وظیفۀ همۀ افراد حاضر در سازمان است که تمامی تلاش خود را برای رفع این اختلاف به‌کار گیرند. در ادامه شما عزیزان می‌توانید در وب‌سایت اچ آر سرویس از دیگر استراتژی‌های کاربردی درون‌سازمانی استفاده نمایید.