مسئله تغییر و تحول جزو آن دسته از مسائلی است که توجه بالایی را می‌طلبد. این موضوع در هر دوره‌ای، نقش مهمی در پیشرفت سازمان‌ها و افراد داشته است. اصلی‌ترین مسئله در مواجهه با تغییرات، پذیرش و کنترل آن‌ها می‌باشد. معمولا تغییر کردن امری سخت و پیچیده است؛ به طوری‌که در اکثر اوقات مقاومت‌هایی در برابر آن صورت می‌گیرد اما باید دانست این تغییرات هستند که زمینه افزایش بهره‌وری و رشد را در هر زمینه‌ای فراهم می‌آورند. اگرچه تغییر ذاتا سازنده است اما بدون شک تغییرات آگاهانه بیشترین رشد و پیشرفت را به دنبال خواهد داشت. بنابراین خوب است که اهمیت مدیریت تغییر در سازمان ها را درک کرده و به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید. همراه اچ آر سرویس باشید.
مدیریت تغییر در سازمان‌ها چه اهمیتی دارد؟
با توجه به اهمیت تغییرات و تأثیر آن بر ادامه‌ی حیات، رعایت برخی از موارد اصولی می‌تواند نقش مهمی در روند اجرای این تحولات داشته باشد. مثلا در نظر گرفتن تدابیری مشخص، درک صحیح اهداف، هماهنگی مناسب بین افراد و… از جمله موارد مؤثر در ایجاد تغییرات سازنده است. در واقع اگر یک سازمان قصد ایجاد تغییر و تحول در نظام کلی خود را دارد بهتر است با توافق، سازش و همکاری صمیمانه، روند بروز این تغییرات را سرعت بیشتری ببخشد.
باید توجه داشت که معمولا اکثر تغییرات اعمال شده در سازمان‌ها مطلوب نظر مدیریت نیستند اما عدم پذیرش این تحولات غیرممکن است؛ زیرا همه‌ی نهادها به هر حال خواسته و یا ناخواسته دستخوش تغییراتی می‌شوند و پذیرفتن و کنترل آن‌ها به نفع سازمان خواهد بود. با این حال سازمان‌هایی موفق‌ترند که از موقعیت‌های به‌وجود آمده بیشترین استفاده را می‌کنند.
فرآیند مدیریت تغییر در سازمان ها
فرآیند مدیریت تغییر شامل هفت مرحله‌ی زیر است:
- تألیف استراتژی و طرح هدف
- تغییر اسناد و مدارک در هسته‌ی سازمان
- شناسایی و جدول‌بندی تغییرات
- ایجاد ساختاری مشخص و ترکیب‌بندی
- ارزیابی در محیطی قابل کنترل
- گسترش ترکیب‌بندی تحولات
- نشان دادن پایداری و عملکرد
نوع زیرساخت‌های هفت مرحله‌ی ذکر شده، نرم‌افزاری و سخت‌افزاری هستند اما نیروی انسانی اصلی‌ترین زیرساخت هر نوع تغییری در سازمان‌ها محسوب می‌شود. اگر اهمیت مدیریت تغییرات در سازمان ها جدی گرفته نشود سازمان، آسیب‌پذیر می‌شود به طوری‌که مقاومت در مقابل هر تغییری سبب انحلال سازمان می‌گردد.
دلایل ضرورت تغییر در سازمان‌ها
- انطباق با حوادث و عوامل محیطی خارج از سازمان
- پیش‌بینی عوامل مؤثر در توسعه و کشف راه‌های رسیدن به آن
دو عامل نام‌برده شده از مهم‌ترین دلایل ضرورت تغییر در سازمان‌ها محسوب می‌شود. البته با توجه به پیچیدگی تغییرات و نقش عوامل انسانی در آن، مدیران، شرایط نسبتا سختی را پیش رو دارند و باید تلاش کنند تا سازوکاری به‌وجود آورند که درک و تشخیص این تغییرات و ضرورت آن برای سایرین قابل فهم باشد.
انواع مقاومت در مقابل تغییرات سازمانی
همان‌طور که گفته شد، معمولا افراد و سازمان‌ها در برابر تغییرات اعمال شده مقاومت می‌کنند. این مقاومت دارای دو منشأ فردی و سازمانی است که بسته به نوع شرایط بروز داده می‌شود.
- مقاومت‌هایی که افراد منشأ آن هستند: این مقاومت‌ها که ویژگی‌های شخصیتی افراد را در بر دارد شامل مواردی نظیر عادت، ترس از عوامل ناشناخته، امنیت، بی‌اعتمادی و عوامل اقتصادی می‌باشد. هرچه وابستگی فرد به موارد ذکر شده بیشتر باشد مقاومت بیشتری از خود نشان می‌دهد.
- مقاومت‌هایی که سازمان‌ها منشأ آن هستند: این نوع مقاومت‌ها به عوامل محیطی و شرایط موجود در سازمان بستگی دارد؛ مثلا هر یک از مواردی مثل ترس از تهدید توسط متخصصین، سرمایه‌گذاری‌های شغلی، هنجارهای گروهی و مکانیسم‌های ساختاری، نوعی مقاومت سازمانی شناخته می‌شوند.
روش‌های مؤثر برای مدیریت تغییر در سازمان ها
- درک مشکلات کنونی سازمان و تلاش برای رفع آن یکی از کارآمدترین روش های مدیریت تغییر شناخته می‌شود. بهترین راه برای حل این مشکلات، ارزیابی سطح اهمیت هر یک از آن‌ها است.
- ارائه چشم‌اندازی کلی و برنامهریزی دقیق برای آینده بسیار حائز اهمیت است. برای این کار باید آینده‌ی سازمان را پس از اعمال تغییرات تصورکرد و در صورت بهبود شرایط، این تصویر را برای سایر افراد ایجاد نمود. در این روش با اعلام وضعیت پیش‌بینی شده باید افراد را نسبت به تغییرات اعمال شده خوش‌بین کرد؛ این امر تا حد زیادی از اضطراب آن‌ها در مواجهه با تغییرات می‌کاهد.
- اجرای تغییرات به بهترین شکل ممکن می‌تواند سبب مدیریت کارآمد تغییر وضعیت شود. پس از برنامهریزی و ایجاد یک طرح کلی، حال نوبت عملی سازی است. هرچه برنامه‌ی نوشته شده دقیق‌تر و منطقی‌تر باشد میزان دستیابی به آن آسان‌تر خواهد بود. توجه داشته باشید که افراد سازمان همه باید در جریان این تغییرات قرار بگیرند و برای تسریع رسیدن به این اهداف تلاش کنند. این وظیفه‌ی رهبر شرکت است که با ایجاد انگیزه در نیروی کار و شرح چشم‌اندازی از آینده، آن‌ها را برای همکاری همه‌جانبه فرابخواند. البته باید توجه داشت که برای احساس مطلوب حاصل از تغییر، بهتر است ابتدا با موفقیت‌های کوچک شروع کرد.
مدیریت تغییر و تأثیر آن در سازمان
محیط پیرامون مدیران امروزی، محیطی مبهم، پویا و متحول می‌باشد و با توجه به این که تغییر و تحولات محیطی یکی از بارزترین ویژگی‌های عصر کنونی است انطباق با محیط اطراف و هماهنگی با تکنولوژی‌های روز از مهم‌ترین مشخصه‌های هر سازمان موفقی محسوب می‌شود. افزایش این تحولات فشاری اساسی بر سازمان‌ها و افراد متحمل کرده است که امکان هر مقاومتی را از بین می‌برد. درواقع باید گفت گستردگی این تغییرات به حدی افزایش یافته که پذیرش آن توسط سازمان‌ها و نیروی کار امری اجتناب‌ناپذیر است و آن‌ها راهی جز تطبیق دادن خود با شرایط به‌وجود آمده ندارند. منسوخ شدن محصولات، پیشرفت علم و فناوری، تغییر تکنولوژی و تحولات اجتماعی از مهم‌ترین تغییرات اعمال شده در سال‌های اخیر است.
ماهیت تغییر سازمانی
منظور از تغییر، انتقال شرایط به یک موقعیت دیگر است. این تغییر شرایط، می‌تواند مطابق میل شما و یا منفی و نامطلوب باشند. ماهیت تغییراتی که در یک سازمان ایجاد می‌شوند، به دو شکل زیر هستند:
تغییرات از پیش برنامهریزی نشده
خوب است بدانید که یک سازمان و محیط اطراف آن پیوسته تغییرات زیادی را تجربه می‌کنند. گاهی اوقات ممکن است تغییراتی در مجموعه رخ دهد که ارتباطی با سازمان نداشته و به صورت کاملا ناگهانی ایجاد شوند. این تحولات، معمولا از بیرون سازمان آغاز می‌شوند و سپس به عوامل درونی نفوذ می‌کنند. بروز تغییراتی که برای آن‌ها برنامهریزی صورت نگرفته، ممکن است به نفع مجموعه باشد. اما گاهی وقت‌ها پیش می‌آید که سبب ایجاد مشکلات نیز می‌شوند. عواملی که معمولا سبب ایجاد این نوع تغییرات می‌شوند، مواردی مانند: تغییر قوانین و مقررات از جانب دولت، تغییر در نحوه عملکرد سازمان‌های رقیب، تغییر در سیاست‌های کشورهای مختلف، نوسان‌های اقتصادی و… می‌باشند.
تغییرات برنامهریزی شده
منظور از تغییراتی که از قبل برنامهریزی شده‌اند، این است که در آن مدیران با تلاش خود و در نظر گرفتن نیازهای مجموعه برای بهبود سطح عملکرد سازمان انجام می‌دهند. دلیل تمام این تلاش‌ها، تغییر شرایط موجود به موقعیتی بهتر از آن است. تغییراتی که با برنامهریزی قبلی صورت می‌گیرند، معمولا از درون سازمان آغاز می‌شوند. گاهی اوقات این نوع تغییر را با نام تغییرات اساسی یا Radical نیز می‌شناسند. نتیجه نهایی این نوع تحولات، بازسازی زیرساخت‌های یک سازمان است. همچنین زمان رخ دادن آن‌ها، عمدتا در پی اتفاقات مهمی مانند انتصاب مدیر جدید اجرایی، تغییر مالکیت و یا جایجایی محل سازمان می‌باشد. اهمیت تحولات بنیادین به اندازه‌ای زیاد است که بعضی مواقع، حتی شرط ادامه فعالیت سازمان بستگی به وقوع آن‌ها دارد.
تغییرات افزایشی معمولا بیشتر اتفاق می‌افتند و در سازمان‌ها نیز بیشتر به چشم می‌خورند. تاثیر این تحولات نسبت به نوع بنیادی، کم‌تر بوده و معمولا با هدف تکامل یک سازمان رخ می‌دهد. به عنوان نمونه، معرفی جدیدترین محصولات، فناوری یا سیستم‌ها، می‌تواند جزو تغییرات افزایشی باشد.
عوامل اصلی ایجاد تغییر در سازمان‌ها چه چیزهایی هستند؟
به طور کلی عواملی که سبب ایجاد تغییرات در سازمان‌ها می‌شوند، به شرح زیر است:
بروز تغییرات حوزه کسب و کار
واضح است که هر سازمان، حوزه کاری ویژه‌ای برای خود دارد. گاهی اوقات شرایط به گونه‌ای رقم می‌خورد که سازمان‌ها تغییر کرده و زمینه فعالیت آن‌ها عوض می‌شود. به عنوان مثال، بازاریابی دیجیتال یکی از راه‌های نوین جذب مشتری و افزایش فروش است که امروزه هر کسب و کاری باید به آن توجه داشته باشد. بنابراین تغییراتی که کم کم در حوزه کاری یک کسب و کار ایجاد می‌شوند، ممکن است یکی از عوامل اصلی ایجاد تحولات در سازمان‌ها باشند.
تغییرات فناوری
به طور معمول، سازمان‌ها برای رسیدن به اهداف خود از ابزارهای گوناگونی کمک می‌گیرند که یکی از آن‌ها، فناوری ارتباطات و اطلاعات است. ظهور فناوری‌های جدید به صورت پیوسته، تغییراتی در روند فعالیت مجموعه‌ها ایجاد می‌کند. به روی کار آمدن یک فناوری نوظهور سبب می‌شود تا یک کسب و کار از ابعاد گوناگونی تحت فشار قرار بگیرد. از جمله این فشارها، می‌توان مورد استفاده قرار گرفتن جدیدترین فناوری‌ها توسط رقبا و عملکرد بهتر فناوری‌های نوظهور را نام برد.
سخن پایانی
در نهایت باید گفت: تغییرات یکی از طبیعی‌ترین عوامل موجود در مسیر زندگی است که از طریق عوامل محیطی و حتی گاهی عوامل داخلی به ما تحمیل می‌شود. نکته‌ی مهم در این مسئله، پذیرش و هماهنگ شدن با این تحولات است. در هر سازمان، مدیریت فعالانه، تغییراتی را برای بهبود عملکرد سازمان در نظر می‌گیرد و این امر تنها با برنامهریزی منسجم و بهره‌مندی از منابع انسانی کارآمد امکان پذیر می‌باشد. امیدواریم با مطالعه این مطالب به درک مشخصی از اهمیت مدیریت تغییر در سازمان ها دست پیدا کرده باشید. شما نیز می‌توانید با مراجعه به سایر مطالب موجود در سایت، آگاهی بیشتری نسبت به این موضوع کسب نمایید.