همان‌طور که می‌دانید عملکرد درست یک سیستم یا مجموعه، وابسته به عملکرد درست اعضای آن سیستم می‌باشد. مدیریت درست در یک سازمان همیشه یکی از مهم‌ترین و تاثیرگذارترین عوامل در موفقیت آن سازمان است. تصور کنید شما بهترین و حرفه‌ای‌ترین کارکنان را در مجموعه خود دارید اما اگر این کارکنان بدون برنامه ریزی و مدیریت درست کارشان را انجام دهند، هر چقدر هم تلاش کنند باز هم نمی‌توانید به نتیجه‌ی ایده‌آلی برسید. از این رو مدیریت یکی از مهم‌ترین نقش‌های یک سازمان است.
حال مدیریت عملکرد کارکنان که موضوع مقاله ماست، یکی از وظایف بسیار مهم مدیران یک سازمان است. این فرآیند اگر به درستی انجام شود می‌تواند تاثیر قابل توجه‌ای در پیشرفت سازمان داشته باشد. شما برای مدیریت عملکرد کارکنان خود، می‌توانید از روش‌هایی که برای این کار ساخته شده‌اند بهره بگیرید. اما این روش ها چه نام دارند و چه کاربردهایی دارند. ما در این مقاله قصد داریم به معرفی روش‌های مدیریت عملکرد کارکنان بپردازیم و در مورد کارایی آن‌ها نیز حرف بزنیم. البته قبل از آن می‌خواهیم توضیح دهیم که اصلا مدیریت عملکرد کارکنان چیست. با اچ آر سرویس همراه باشید.
تعریف مدیریت عملکرد
مدیران سازمان‌ها با استفاده از مدیریت عملکرد کارکنان، نحوه‌ی کار و عملکرد آن‌ها را بررسی می‌کنند و اینگونه می‌توانند نقاط ضعف و قوت آن‌ها را پیدا کنند و با ارائه راه حل‌ها و پیشنهادهای مناسب، در بهبود آن‌ها به کارکنان کمک کنند. این کار باعث می‌شود کارکنان بتوانند نقاط ضعف خود را برطرف و نقاط قوت‌شان را بهبود دهند و به صورت کلی عملکرد خود در سازمان را بهینه کنند.
این فرآیند (مدیریت عملکرد کارکنان) اگر به طور درست و حرفه‌ای انجام شود، هم می‌تواند برای مدیران یک سازمان موثر باشد و هم برای کارکنان آن سازمان. از طرفی مدیران می‌توانند نهایت بهره‌وری را از کارکنان خود داشته باشند و از یک سو کارکنان می‌توانند بهترین عملکرد خود را در سازمان به نمایش بگذارند.
روش‌های کاربردی برای مدیریت عملکرد کارکنان
سازمان‌ها سعی می‌کنند عملکرد کارمندان خود را نظارت و بررسی کنند تا بتوانند از کیفیت عملکرد آن‌ها باخبر شوند. بعضی از مجموعه‌ها سالی یکبار این کار را می‌کنند، برخی ماهی یکبار یا یعضی از شرکت‌ها به صورت هفتگی. البته سازمان‌هایی هم وجود دارند که برخی از کارکنان خود را هر روز نظارت و کنترل می‌کنند (البته این به ماهیت کار بستگی دارد).
ما بر این باوریم که این می‌تواند فکر بکری باشد، درصورتی‌که فردی برای به انجام رساندن کار سعی‌اش را بکند، مجموعه می‌بایست از آن در نسبت مساوی بهره ببرد. بعضی از ابزارهای کاربردی وجود دارند تا به شما برای مدیریت عملکرد کارکنان کمک کنند. در ادامه به معرفی ابزارهای مدیریت عملکرد کارکنان می‌پردازیم.
۱- شاخص کلیدی عملکرد یا همان KPI
شاخص‌های کلیدی عملکرد می‌توانند راهی برای سنجش عملکرد کمپانی‌ها، واحدهای تجاری، پروژه‌ها یا اشخاص در ارتباط با میزان دستیابی به هدف‌های استراتژیک فراهم کنند؛ ولی ارزش شاخص‌های کلیدی عملکرد صرفا در اندازه گیری نمی‌باشد؛ بلکه در ممکن کردن گفتگوهای عملکردی با داده‌های با اعتبار و تصمیم گیری بهتر می‌باشد. بنابراین KPI فقط اندازه گیری نیست و مفهومی فراتر از آن دارد.
اهمیت دارد که بدانیم و بررسی نماییم که این شاخص اصلی عملکرد به چه آرمانی در مجموعه‌ی من کمک می‌کند یا چه مشکلی را برطرف می‌کند؟ یا این KPI به پیش بردن کدام هدف‌ها و تصمیمات در مجموعه کمک خواهد کرد؟
شاخص‌های اصلی عملکرد درصورتی‌که درست تعریف بشوند، ابزاری بسیار کاربردی و حیاتی برای توسعه مجموعه و بیزینس شما به حساب می‌آیند و باید تصویری روشن و واضح از اوضاع عمکرد حال حاضر شما و آنجایی که بیزینس شما قرار است در آن قرار بگیرد؛ نشان دهند.
۲- ارزیابی عملکرد
توجه کنید که ارزیابی عملکرد را با مدیریت عملکرد نباید اشتباه بگیرید. منظور از مدیریت عملکرد، برنامه ریزی کردن، دنبال کردن و سنجش عملکرد کارمندان سازمان به منظور مدیریت عملکرد، انگیزه دادن به کارمندان و بالا بردن خروجی و اثربخشی آن‌ها می‌باشد؛ اما ارزیابی عملکرد فقط بخشی از پروسه مدیریت عملکرد می‌باشد که به ارزیابی و ارزشیابی عملکرد کارمندان بر اساس یک روال مشخص زمانی می‌پردازد.
در کنار شاخص اصلی عملکرد (KPI)، ابزار ارزیابی عملکرد احتمالا رایج‌ترین روش مدیریت عملکرد می‌باشد. این ابزار برای همسویی اهداف کارمندان با اهداف استراتژیک شرکت می‌باشد و درصورتی‌که درست به کار برده شود، می‌تواند خیلی قدرتمند باشد. با وجود این، جهت استفاده هدفمند از ارزیابی عملکرد، کارکنان باید احساس کنند این ارزیابی و پروسه آن صادقانه و شفاف، منصفانه و سازنده می‌باشد وگرنه، ارزیابی‌ها می‌توانند به شدت باعث کاهش انگیزه اشخاص شوند و عملکرد را کاهش دهند.
۳- مدیریت ناب
این روش، یک روش مدیریتی می‌باشد که در پی از بین بردن تلف کردن وقت و ایجاد ارزش و خدمات زیادتر برای مشتریان با وجود منابع کمتر است. نسبت به آمار سال قبل، این ابزار کم کم کاربرهای خود را در سرتاسر مجموعه گسترش می‌دهد.
حالا که به معرفی روش‌های مدیریت عملکرد کارکنان پرداختیم و شما با تعدادی از ابزارهای مفید و کاربردی آشنا شدید، می‌خواهیم در مورد مزایای زیادی که اجرای یک سیستم مدیریت عملکرد کارکنان می‌تواند داشته باشد هم صحبت کنیم.
مزایای مدیریت عملکرد کارکنان
افزایش عزت نفس
گرفتن بازخورد در ارتباط با عملکرد، می‌تواند نیاز قدردانی شخص را برآورده کند و موجب بالا رفتن عزت نفس کارمندان شود.
به دست آوردن بینش
مدیرها درباره افرادشان، بینش به دست می‌آورند. به عبارتی سرپرستان مستقیم و دیگر مدیرهای مسئول ارزیابی، در مورد فردی که مورد سنجش و ارزیابی قرار می‌گیرد، بینش به روز شده‌ای کسب می‌کنند و درک بهتری از سهم هر شخص در مجموعه بدست می‌آورند.
بهبود شناخت افراد نسبت به خود
شرکت‌کنندگان در سیستم، به درک بهتری از نقطه قوت‌ها و نقطه ضعف‌های خود دست می‌یابند که این موضوع می‌تواند در تعریف بهتر مسیرهای کاری آینده به آن‌ها کمک نماید.
شفاف شدن تعریف وظایف و معیارها
وظیفه فردی که مورد سنجش قرار می‌گیرد، امکان دارد مشخص‌تر و روشن‌تر تعریف شود. به بیان دیگر، کارمندان از رفتارها و نتایج لازم، به درک بهتری می‌رسند. بعلاوه، نسبت به آنچه نیاز است برای انجام موفقیت بدست آورند، به دیدگاه بهتری می‌رسند. (مثلا چه معیارهایی موفقیت کاری را تعیین می‌کند)
روشن شدن هدف‌های سازمانی
هدف‌های واحد و سازمان روشن خواهد شد و افراد می‌توانند پیوستگی میان آنچه انجام می‌دهند و موفقیت سازمانی را درک نمایند.
افزایش تعهد سازمانی
کارمندان شما رمز موفقیت سازمان شما می‌باشند. زمانی که مدیران و کارمندان به طور منظم و صادقانه به برقراری ارتباط می‌پردازند، کارمندان هدف‌ها و انتظارات مدیریت را واضح و آشکار دریافت می‌کنند. و این به نوبه خود به برطرف کردن دو مشکل بزرگی که تمام کمپانی‌ها با آن مواجه می‌باشند کمک خواهد کرد: حفظ کارمندان در شرکت و افزایش تعهد کارکنان.
تمایز بهتر و به موقعی میان کارمندان ضعیف و خوب وجود خواهد داشت
امکان شناسایی زودتر عملکرد ضعیف و خوب کارکنان، توسط سیستم مدیریت عملکرد کارکنان فراهم می‌شود. علاوه بر این، این سیستم به مدیرها کمک می‌کند که مشکلات عملکردی را به موقع شناسایی کرده و حل کنند. (به عبارتی پیش از اینکه مسئله هنوز بسیار هزینه بر نشده و امکان حل کردن آن وجود داشته باشد.)
در این مطلب به معرفی روش‌های مدیریت عملکرد کارکنان پرداختیم که می‌توانید هر کدام را که نیاز شما را برطرف می‌کند، برای بهبود عملکرد سازمان خود مورد استفاده قرار دهید.