امروزه متخصصان حوزه مدیریت به این نتیجه رسیده‌اند یکی از عوامل تاثیرگذار بر دستیابی به اهداف سازمان، آنالیز عملکردهای صورت گرفته به صورت دورهای است. کارشناسان بر این باورند که یکی از راه‌هایی که می‌تواند دپارتمان شما را با سرعت بیشتری به موفقیت نزدیک کند، تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد در سازمان‌ها می‌باشد. اگر تاکنون در زمینه مدیریت یک مجموعه فعالیت کرده باشید، احتمالا با شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPI آشنایی دارید. در این مطلب قصد داریم مطالب مهمی که در زمینه تعیین شاخص‌های عملکرد در سازمان‌ها وجود دارد را شرح دهیم؛ پس با ما در انجمن تخصصی منابع انسانی اچ آر سرویس همراه باشید.
منظور از شاخص‌های کلیدی عملکرد چیست؟
زمانی که یک سازمان شروع به تهیه استراتژی مدیریتی خود می‌کند، باید به شاخص‌های کلیدی عملکردهای اصلی و چگونگی تاثیر شاخص‌ها بر کسب و کار، توجه داشته باشد. حتی اگر شما به عنوان سرپرست یک مجموعه یا یک مدیر سازمان هنوز به KPIهای خود فکر نکرده‌اید، هنوز هم چیزی را از دست نداده‌اید؛ چراکه در این مطلب به خوبی با مفهوم تعیین شاخص‌های عملکرد در سازمان‌ها آشنا خواهید شد.
در ادامه قصد داریم به شرح مختصری از شاخص‌های کلیدی عملکرد بپردازیم. KPI یا همان شاخص‌های کلیدی عملکرد، عبارتست از عناصر یک برنامه که دستیابی و یا عدم دستیابی به اهداف در زمان مقرر را مشخص می‌کنند. چنانچه در مسیر رسیدن به اهداف خود در حرکت هستید، وجود این شاخص‌ها به منظور اندازه‌گیری معیارهای مختلف، بسیار کارآمد است. ساختار کلی یک KPI سازمان یافته عبارتست از:
- اندازه‌گیری: هر شاخص کلیدی عملکرد، باید قابل اندازه‌گیری باشد.
- هدف: هدف KPI باید با اندازه‌گیری و مدت زمان مشخص شده برای دستیابی به هدف مطابقت داشته باشد.
- منبع داده: هر KPI باید یک منبع داده تعریف شده برای خود داشته باشد.
- گزارش‌دهی: هر KPI ممکن است نیازهای گزارش‌دهی متفاوتی برای خود داشته باشد.
اهمیت تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد سازمان‌ها
به طور کلی شاخص‌های عملکرد، به منظور بررسی درصد اثربخشی فعالیت‌های سازمان، مورد استفاده قرار می‌گیرند. به عنوان مثال، رصد مداوم و دنبال کردن روند کسب و کار، جمع آوری اطلاعات مربوطه و دسترس‌پذیر کردن این اطلاعات به نحوی که مدیران بتوانند آن‌ها را مطالعه کرده و در تصمیم گیری‌های خود تجدید نظر کنند، جزو اهمیت‌ها و دستاوردهای مشخص کردن شاخص عملکرد است. این شاخص‌ها برای سازمان‌ها، اثربخشی و کارآیی بیشتر را به ارمغان آورده و به واسطه آن‌ها می‌توان آینده درخشانی برای سازمان موردنظر متصور شد.
اندازه گیری و تعیین شاخص‌های عملکرد در سازمان‌ها
حقیقت این است که شاخص‌های کلیدی عملکرد عبارتند از مجموعه‌ای از اندازه‌گیری عملکردها که مشخص می‌کند یک سازمان تا چه میزان به طور موثر در مسیر دستیابی به اهداف خود حرکت می‌کند. شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPI علاوه بر فراهم کردن زمینه لازم برای تمرکز بر روی بهبود استراتژیک و عملیاتی، راهی برای مقایسه دستاوردها با سایر سازمان‌ها نیز ایجاد می‌کند. برای این که یک KPI موثر باشد، باید به نکات زیر توجه کرد:
- شاخص‌ها باید کاملا مشخص و قابل اندازه‌گیری باشند.
- ارتباط دهنده تمامی بخش‌های مختلف سازمان باشند.
- زمینه لازم برای رسیدن به اهداف را فراهم کنند.
- قابل استفاده برای تمامی خطوط مشاغل یا دپارتمان‌ها باشند.
کارشناسان منابع انسانی لیست KPI را به چهار دسته کلی تقسیم کرده‌اند. برای این که بتوانید یک استراتژی متعادل در سازمان خود پی‌ریزی کنید، باید از هر چهار دسته، چند مورد را در برنامه خود بگنجانید. در ادامه مطلب به معرفی این چهار دسته کلی می‌پردازیم.
معیارهای مالی
معیارهای مالی در تعیین شاخص‌های عملکرد در سازمان‌ها بسیار مناسب هستند. این معیارها موارد زیر را در بر می‌گیرند:
- رشد درآمد
- مقدار سود خالص
- مقدار سود ناخالص
- جریان نقدی عملیاتی
- حساب‌های جاری
- گردش موجودی
معیارهای مشتری
ارزش طول عمر ارتباط با مشتری (CLV): خوب است بدانید که کاهش هزینه‌ها تنها یا بهترین راه برای افزایش جذب مشتری نیست! CLV کمک می‌کند تا بتوانید ارزشی که سازمان به واسطه رابطه طولانی مدت با مشتری به دست می‌آورد را بررسی و آنالیز کنید.
رضایت و حفظ مشتری (CSR): برای این که بتوانید CSR را اندازه‌گیری کنید، بهتر است از چندین شاخص عملکرد استفاده نمایید. دو مورد از چندین شاخص عملکرد، می‌تواند امتیازات رضایت مشتری و درصد مشتریان وفادار باشد.
معیارهای فرآیند
درصد نقص محصول: برای این که حاصل درصد محصولات ناقص را دریابید، باید تعداد واحدهای معیوب را بر کل واحدهای تولید شده در بازه زمانی مشخص تقسیم کنید. هرچقدر عدد حاصل از این تقسیم، پایین‌تر باشد، شرایط بهتری بر سازمان شما حاکم است.
اندازه گیری کارآیی: کارآیی در هر صنعت، ارزیابی متفاوتی دارد. به عنوان مثال در صنعت تولید، شما می‌توانید با تحلیل این که چند واحد تولیدی در هر ساعت داشته‌اید، کارآیی مجموعه خود را آنالیز کنید.
معیارهای افراد
نرخ گردش مالی کارمند (ETR): چنانچه سازمان شما ETR بالایی دارد، زمانی را به بررسی فرهنگ محل کار، باتوجه به بسته‌های شغلی و محیط کار خود اختصاص دهید.
رضایت‌مندی کارمندان: تحقیقات ثابت کرده‌اند که کارمندان خوشحال، کارآیی بیشتری برای مجموعه دارند. مشخص شدن رضایت‌مندی کارمندان به وسیله نظرسنجی‌ها و سایر معیارها برای حفظ سلامت سازمان ضروری است.
چگونگی تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد در سازمان‌ها
مشکلی که اکثر مدیران سازمان‌ها با آن روبرو هستند این است که هزاران KPI مختلف وجود دارد. در صورتی که آن‌ها نمی‌دانند کدام یک برای سازمانشان مناسب‌تر است! در واقع اکثر سرپرستان یک مجموعه در تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد در سازمان‌ها ناتوان هستند! بهترین راه برای این که بتوانید KPI مناسب مجموعه خود را انتخاب کنید، شناسایی مهم‌ترین آن‌هاست! بدین ترتیب قادر خواهید بود درک بهتری از مفید بودن یا نبودن هریک از آن‌ها داشته باشید.
در حقیقت برای انتخاب بهترین KPI می‌توانید لیست خود را محدود به شاخص‌هایی کنید که سازمان شما را رو به جلو می‌رانند. واضح است شاخصی که برای سازمان شما موثر و کارآمد است، ممکن است برای یک مجموعه دیگر فایده‌ای نداشته باشد. ترکیبی از KPIهای پیشرو و عقب افتاده، تصویر روشنی از عملکرد سازمان شما را نشان می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا تصمیمات موثرتری به منظور تاثیرگذاری در موفقیت تیم بگیرید.
جمع بندی
در این مقاله بیان کردیم که منظور از تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد در سازمان‌ها چیست و این موضوع چه تاثیری بر روند پیشرفت مجموعه‌ها دارد؟ به طور کلی شاخص‌های کلیدی عملکرد و یا همان KPI به سنجش عملکردهای یک سازمان اشاره دارد. این مفهوم به طور مستقیم با اهداف شرکت‌ها در ارتباط است.