اینکه فرایند جذب و استخدام چیست و چگونه منجر به پیشرفت سازمانها میشود؛ موضوعی است که بخش عمدهای از تحقیقات کارشناسان منابع انسانی و مدیران را تشکیل میدهد. در واقع استخدام یکی از پرچالشترین و پیچیدهترین اقداماتی که مدیران منابع انسانی با آن سروکار داردند.
اهمیت جذب و استخدام تا حدی است که کارشناسان آن را عامل موفقیت و یا شکست سازمان میدانند. جالب است بدانید پیتر دراکر، یکی از برجسته‌ترین نظریه‌پردازان مدیریت در دنیا، معتقد است:”سازمانها فقط موفق به انجام کاری میشوند که در حد توانایی کارمندانشان است”. چرا که استخدام افراد شایسته، به تحقق اهداف و استراتژیهای هر سازمان کمک فراوانی می‌کند. اینجا است که میگوییم استخدام کارمندان نامنظم، سازمان را به بی انضباطی میکشاند، استخدام کارکنان خلاق، سازمان را خلاق می‌کند و به همین ترتیب، تمام ویژگیهای کارکنان بر ساختار کلی سازمان تأثیر بسزایی دارد.
جذب و استخدام افراد شایسته، موضوعی است که مدیران موفق دنیا آن را به خوبی درک کرده و با سرمایه گذاری بر آن، به موفقیت‌های بزرگ فعلی خود دست افتهاند. حال اگر شما هم با چنین چالشی روبرو هستید و قصد دارید با مثلث استخدام و مراحل آن بیشتر آشنا شوید؛ تا انتهای این مطلب از اچ آر سرویس همراه ما باشید.
ارکان اصلی فرایند جذب و استخدام چیست؟
مثلث استخدام دارای ۳ ضلع است که هر یک از آنها یکی از ارکان فرایند استخدام به شمار میآیند. به دلیل اهمیت بالای مثلث استخدام، پیش از پرداختن به مراحل استخدام قصد داریم کمی راجع به این موضوع توضیح دهیم.
رکن اول: شایستگیها
بسیار ضروری است که پیش از استخدام، یک مدل کامل از شایستگیهای مورد نیاز سازمان را ترسیم کنید. چرا که این مدل، راهنمای خوبی برای جذب افراد مورد نیاز سازمان خواهد بود و به شما نشان میدهد که بایستی به دنبال چه افرادی باشید. (این افراد باید دارای چه مهارتها، تخصص‌ها و توانمندیها باشند؟
شایستگی یا قابلیت، مجموعه‌ای از ویژگیهای فردی است که باعث میشود یک شخص در شغل یا نقش خود عملکرد برجستهای نسبت به سایرین داشته باشد. شناسایی شایستگیها هنگامی میسر میشود که مدیران و کارشناسان منابع انسانی هر سازمان، به درستی جایگاههای شغلی سازمان را تحلیل نموده تا تشخیص دهند هر یک از عناوین شغلی چه نیازها ویژگیهایی دارند.
رکن دوم: ابزارها و آزمون‌ها
مدیران با کمک ابزارها و آزمونهای معتبر در دسترس، به راحتی میتوانند شایستگیهای کارکنان را مورد ارزیابی قرار داده و تشخیص دهند. در واقع ابزارها و آزمون‌ها دو وسیله بسیار مهم برای تشخیص شایستگی یا عدم شایستگی کارکنان هستند.
رکن سوم: تیم‌های ارزیابی
ضلع سوم مثلث استخدام، تیمها و کانونهای ارزیابیاند که با استفاده از ابزارها و آزمون‌ها، کارکنان را مورد سنجش قرار داده و میزان شایستگی آنان را ارزیابی میکنند. توجه داشته باشید که هر ۳ ضلع این مثلث با هم در ارتباط اند. به نحویکه اختلال در یک ضلع، موجب کاهش کارایی دیگر اضلاع خواهدشد.
تصور کنید مدیران نتوانند شرح دقیقی از شایستگیهای مورد نیاز یک شغل را استخراج کرده و یا ویژگیهای اشتباهی را به تیم ارزیابی اعلام کنند. تیم ارزیابی نیز براساس موارد اعلام شده از سوی مدیر، با استفاده از برخی آزمون‌ها همان موارد را در کارمند تشخیص داده و در نهایت، سازمان یک استخدام موفق را تجربه نخواهد کرد.
مراحل فرایند جذب و استخدام منابع انسانی
همه ما میدانیم که برنامه ریزی صحیح برای استخدام یک نیروی انسانی توانمند و البته شایسته تا چه حد ضروری است. از این رو، با کمک یک برنامه جامع و بدون نقص تا حد زیادی در فرایند جذب پرسنل موفق خواهید بود. البته، مراحلی که در زیر اشاره ممکن است برای سازمان شما کوتاه‌تر یا بیشتر باشند. اما به طور کلی فرایند جذب و استخدام دارای مراحل زیر است:
تشخیص نیازهای سازمان
شناخت نیازهای سازمان یا شرکتی که مدیریت آن را بر عهده دارید؛ بسیار ضروری است. بنابراین، پیش از اینکه دست به انتخاب کارمند بزنید و یا آگهی استخدامی چاپ کنید؛ بهتر است ابتدا نیازهای آن فرصت شغلی را لیست کنید. حتی اگر قرار است مسئولیتها و شرح وظایف یکی از مشاغل داخل شرکت را تغییر دهید، ضروری است که ابتدا لیستی از نیازهای فرصت شغلی جدید فراهم کنید.
تعیین شرح شغل یا وظایف شغلی
اگر میخواهید پس از انتشار آگهی استخدام، افراد توانمند بیشتری را ملاقات کرده تا از میان آنها بهترین فرد را انتخاب کنید؛ باید شرح شغل مورد نظر را به به درستی تهیه کرده باشید. شرح شغل که به آن احراز شغل نیز گفته میشود؛ مهمترین مرحله در فرایند جذب و استخدام است.
شرح شغل، همان وظایف و مسئولیتهایی است که برای هر جایگاه شغلی براساس نیازهای آن شغل، تعیین میشود. در همین راستا، متقاضیان استخدام در سازمان با مشاهده شرح شغل میتوانند به راحتی تصمیم بگیرند که آیا برای این شغل مناسباند یا نه؟ بنابراین، اگر تشخیص دهند که از پس مسئولیتهای اعلام شده برمیآیند، درخواست خود را ارسال میکنند. در غیر این صورت به دنبال موقعیتهای کاری دیگر میروند و اینگونه احتمال جذب افراد توانمند و شایسته چندین برابر افزایش مییابد.
برنامه ریزی دقیق
اینکه قرار است آگهی استخدام را در چه بسترهایی منتشر کنید، در متن آگهی به چه مواردی اشاره کنید، چه کسی ارزیابی و مصاحبه با متقاضیان را بر عهده دارد و سایر مسائلی از این دست باید به دقت مشخص شوند. در واقع، شما موظفید برای تک تک مراحل گزینش، برنامه ریزی دقیقی داشته باشید تا در نهایت شایستهترین افراد را استخدام کنید.
انتخاب ابزار مناسب جهت جستجوی نیرو
آیا میدانستید که مرحله جستجوی نیروی شایسته، یکی از طولانیترین و وقتگیرترین مراحل فرایند گزینش است؟ به همین دلیل بهتر است در این مراحل از نرمافزارهایی مثل نرمافزار جذب و استخدام (ATS) کمک بگیرید. نحوه کار این نرم افزار به این صورت است که شما چند کلمه کلیدی برای آن تعریف میکنید ATS با بررسی سریع همه رزومههای ارسال شده، رزومههای منطبق با نیازهای سازمان را در اختیارتان قرار میدهد و به این شکل، در زمان و منابع مالی سازمان نیز صرفه جویی خواهد شد.
تماس با متقاضیان منتخب
پس از بررسی رزومهها، لیستی از افراد منتخب را تهیه کرده و با هر یک از آنها ارتباط تلفنی کوتاه برقرار کنید در این تماس تلفنی، موارد زیر را به صورت کلی مطرح کنید:
- معرفی فرد
- دلیل انتحاب سازمان شما جهت اشتغال
- سابقه کاری
- تحصیلات و سایر اطلاعات لازم
این تماس باید کوتاه و در حداقل زمان ممکن باشد. چنانچه، نحوه گفتگو و اطلاعات اولیه فرد با خواستههای سازمان منطبق باشد از او برای یک مصاحبه حضوری دعوت کنید.
مصاحبه حضوری
پس از برقراری تماس تلفنی، بهتر است در یک بازه زمانی نهایتا ۷ روزه، تاریخ جلسه مصاحبه را به فرد اطلاع دهید. در سازمانهای بزرگ این زمان نهایتا تا ۱۵ روز میتواند افزایش یابد. فراموش نکنید ایجاد فاصله زمانی میان مصاحبه حضوری و تماس تلفنی، نه تنها وجهه خوبی برای سازمان ندارد بلکه ممکن است فرد متقاضی در این میان علاقه خود را برای کار با شما از دست دهد.
مذاکره با نیروی کار و انعقاد قرارداد
با بررسی همه جانبه شرایط و وضعیت مالی سازمان، بهترین پیشنهاد ممکن را به فرد منتخب جهت استخدام، بدهید. در این میان، گفتگو و تسلط بر فنون مذاکره نیز برای یک مدیر بسیار ضروری است. چرا که ممکن است فرد مورد نظر همان ابتدا با پیشنهاد شما مخالفت کند و این هنر متقاعدسازی شما است که قادر است یک فرد متخصص و شایسته را برای سازمان حفظ کند.
پذیرش سازمانی
آنبردینگ نیرو در سازمان یا پذیرش او، مرحله مهم و حساسی است که اغلب مدیران به راحتی از کنار آن عبور میکنند. گمان نکنید پس از انعقاد قرارداد با یک نیروی کار شایسته، مراحل فرایند جذب و استخدام به پایان رسیده است. بلکه هنوز مرحله آخر مانده و آن را پشت سر نگذاشتهاید.
توجه داشته باشید که یکی از بزرگترین چالشهای افرادی که به تازگی استخدام شده‌اند، عدم آشنایی با محیط و کارکنان است. همین امر باعث میشود در خیلی از موارد کارایی و عملکرد فرد کاهش یابد. با این حال، برای آشنایی بیشتر فرد تازه وارد به مجموعه، باید او را با سایر کارکنان، فرهنگ سازمانی، اهداف و همنیطور ارزشهای سازمان آشنا کنید.
جمع بندی
ما در این مقاله از اچ آر سرویس، ضمن پرداختن به این موضوع که فرایند جذب و استخدام چیست، به مثلث استخدام نیز اشاره کردیم. در این میان گفتیم که استخدام، یکی از مهمترین اقدامات در حوزه منابع انسانی به شمار میآید. این در حالی است که بسیاری از پژوهشها نشان میدهند یک فرایند استخدامی خوب، در موفقیت سازمانها نقشی بنیادین دارد. این در حالی است که مدیران تلاش میکنند تا افرادی سازگار، توانمند و شایسته را به استخدام مجموعه خود درآورند اما در بسیاری از موارد تلاشهایشان بی نتیجه میماند.
دلیل شکستهای پی در پی مدیران در فرایند استخدام این است که بدون برنامهای دقیق و البته بدون شناسایی نیازهای سازمان، دست به انتصاب افراد میزنند. حتی ممکن است فرد مورد نظر بسیار شایسته و مناسب باشد اما برای کار در کنار مدیری که نیازهای سازمانش را نمیشناسد، کارمندی نامناسب به نظر برسد.
ازاین رو، تناسب میان نیازهای سازمان و ویژگیهای کارمندان موضوع مهمی است که اغلب مدیران به آن توجهی نداشته و همین امر باعث میشود در تمامی مراحل گزینش، دچار خطا و اشتباه شوند.
آیا شما هم تجربه کار با اینگونه مدیران را دارید؟ اگر مدیر هستید، چه سازوکارهایی برای استخدام افراد شایسته دارید؟ نظرات و تجربههای ارزشمند خود را با ما در میان بگذارید.