مهارت ارتباط موثر چیست؟موانع اصلی آن کدامند

توانایی برقرار کردن ارتباطات موثر با افراد، یکی از رمز و رازهای رسیدن به موفقیت در زندگی است که کمتر کسی با آن آشنایی دارد. شما چطور؟ آیا می‌دانید مهارت ارتباط موثر چیست؟ با این مهارت و کاربردهای آن آشنایی دارید؟ از پیش زمینه‌های لازم کسب این مهارت مهم مطلع هستید؟ در این مطلب قصد داریم در مورد این مهارت نرم مهم و کارآمد در زندگی صحبت کنیم. با اچ آر سرویس همراه باشید.

تعریف مهارت ارتباط موثر چیست؟

مهارت ارتباط موثر (Effective Communication) عبارت است از فرایندی برای تبادل ایده‌ها، افکار و اطلاعات؛ به گونه‌ای که هدف یا مقصود آن به بهترین شکل ممکن تحقق یابد. به عبارت ساده‌تر، ارتباط موثر چیزی نیست جز ارائه یک دیدگاه توسط فرستنده؛ به روشی که درک آن توسط گیرنده، آسان باشد. این مهارت (ارتباط موثر) به طور کلی دو شخص را درگیر می‌کند: فرستنده و گیرنده. در واقع فرستنده شخصی است که فرایند ارتباط را با ارسال یک پیام آغاز می‌کند و گیرنده فردی است که قرار است آن پیام را دریافت کند.

مشخصات و ویژگی‌های ارتباط موثر

در فرایند برقراری ارتباط موثر با دیگران، تنها رساندن پیام کافی نیست؛ بلکه این پیام باید هدف فرستنده را نیز برآورده کند. ضمن به خاطر داشتن این موضوع، اجازه دهید در مورد عناصری که یک ارتباط را موثر می‌کنند بحث کنیم. پیامی که از فرستنده به گیرنده ارسال می‌شود باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا تاثیرگذارتر باشد؟

• واضح بودن: پیامی که توسط فرستنده ارسال می‌شود باید ساده، قابل فهم و در چارچوبی مشخص باشد تا معناداری خود را حفظ کند.
• صحیح بودن: اطلاعات تبادل شده به هیچ وجه نباید مبهم و کاذب باشد و تا حد امکان باید فاقد خطا و اشتباه باشند.
• کامل بودن: برقراری ارتباط، پایه و اساس تصمیم‌گیری است؛ بنابراین اگر اطلاعات ناقص باشند، ممکن است منجر به تصمیم‌گیری اشتباه شوند.
• مختصر بودن: پیام یا محتوایی که فرستنده ارسال می‌کند باید کوتاه، مختصر و مفید باشد تا تفسیر آن آسان باشد و گیرنده بتواند در زمان کوتاه‌تری، اقدامات دلخواه را انجام دهد.
• قابلیت اطمینان: فرستنده باید منظور خود از ارسال پیام را بداند و مطمئن باشد آنچه که منتقل می‌کند توسط اطلاعات و دانشی که دارد، قابل تایید است. گیرنده نیز باید به فرستنده اطمینان داشته باشد و بتواند به پیامی که توسط او ارسال شده اعتماد کند.
• توجه به گیرنده: محیط ارتباطی و دیگر ویژگی‌های فیزیکی آن باید با در نظر گرفتن نگرش، زبان، دانش، سطح تحصیلات و موقعیت گیرنده برنامه‌ریزی شوند.
• تواضع و خوش‌برخوردی فرستنده: پیام ارسال شده باید نشان دهنده ادب، فروتنی و احترام فرستنده نسبت به گیرنده باشد؛ بدین معنی که ارسال کننده، پیام خود را با عطوفت و مهربانی و به دور از بی‌ادبی و گستاخی ارائه دهد.

چگونه به طور موثر ارتباط برقرار کنیم؟

انتقال موثر پیام‌هایی که همه ما هر روزه منتقل می‌کنیم، یک هنر و مهارت است که پس از تمرینات و تجربه‌های مداوم حاصل می‌گردد. این‌جا برخی از مهارت‌های مورد نیاز برای انجام درست فرایند برقراری ارتباط موثر را با بیان توضیحاتی اندک در مورد هر یک بیان می‌کنیم.

مهارت‌های لازم برای برقراری ارتباط موثر

• مراعات کردن: برای برقراری یک ارتباط تاثیرگذار با دیگران باید مهارت تیزبین بودن را در خود پرورش دهید تا بتوانید اطلاعات و دانش بیشتری کسب کنید.
• وضوح و اختصار: پیام‌های ارسالی شما به دیگر افراد باید شامل کلمات ساده بوده و برای ایجاد تاثیری مطلوب در گیرنده به صورت واضح، روشن و دقیق بیان شوند.
• گوش دادن و درک کردن: یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی که هر فرد می‌تواند کسب کند، مهارت “شنونده خوب بودن” است. برای داشتن یک ارتباط موثر باید شنونده خوب، هوشیار و صبوری باشید و بتوانید پیام ارسال شده از سمت دیگران را به خوبی درک و تفسیر کنید.
• هوش هیجانی: شما باید از نظر احساسی آگاه بوده و در درون خود توانایی تاثیرگذاری بر دیگران را داشته باشید.
• کارآمد بودن: یکی از مهارت‌های مهم برای دستیابی به اهداف ارتباطی، ایمان داشتن به خود و توانایی‌هایی است که دارید.
• اعتماد به نفس: به عنوان یکی از مهارت‌های ارتباطی ضروری، اعتماد به نفس داشتن سبب افزایش ارزش پیام ارسال شده می‌گردد.
• احترام: ارائه پیام با حسن نیت و احترام به ارزش‌ها، اعتقادات، نظرات و ایده‌های گیرنده، جوهره و اصل ارتباط موثر است.
• ارتباط غیرکلامی: برای برقراری ارتباط بهتر با گیرنده، فرستنده باید ارتباط غیرکلامی را نیز به خوبی بلد باشد که شامل حرکات بدن، حالات چهره، تماس چشمی، نحوه ایستادن و… می‌شود.
• انتخاب یک محیط مناسب: انتخاب کردن یک محیط و در واقع نحوه بیان مناسب برای برقراری ارتباط، یک مهارت به حساب می‌آید. شما باید با توجه به وضعیت موجود، اولویت، دیدگاه گیرنده و… یک رسانه و وسیله مناسب برای انتقال پیام انتخاب کنید.
• ارائه بازخورد: ارتباط موثر همواره یک روند دوطرفه است. هر فرد باید نظرات خود را ارائه دهد و همچنین فضایی برای دریافت نظر فرد مقابل فراهم کند.

تکنیک های برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار

پس از پاسخی کامل به این پرسش که “چگونه به طور موثر ارتباط برقرار کنیم؟” در ادامه این مطلب اچ آر سرویس همراه ما باشید تا ضمن آشنایی با چندین شیوه برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، میزان موفقیت خود را نیز افزایش داده و علاوه بر آن، احساس رضایت بیشتری از شغل خود داشته باشید.

رفتاری دوستانه داشته باشید

داشتن رفتار دوستانه در محیط کار، چندان سخت و پیچیده نیست و از آن دسته تکنیک‌هایی است که با بکارگیری آن نه تنها موجب رشد و توسعه فردی خودتان خواهید شد بلکه در این میان سازمان یا استارتاپی که در آن مشغول به کار هستید نیز پیشرفت چشمگیری خواهد داشت.

اینکه با همکاران خود به نحوی برخورد کنید که مطمئن باشند شما فردی مثبت اندیش و حتی حامی هستید؛ موجب شکل گیری روابط میان فردی قوی‌تر خواهد شد. به این ترتیب، همکاران و مدیران با درک برخوردهای گرم و دوستانه‌تان، بهتر از قبل با شما همکاری می‌کنند و همین امر اساس شکل گیری تیم‌های قدرتمند و همدل نیز می‌باشد.

در دسترس همکاران و مدیر خود باشید

حقیقت این است هنگامی که در دسترس باشید؛ همکار، مدیر، مشتری، ارباب رجوع و تمام افرادی که به شکل های مختلف با آن ها در محیط کاری تان تعامل دارید، رفتار صمیمانه و نزدیک تری با شما خواهند داشت.

پس، یکی از بهترین راه‌های برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، در دسترس بودن و از سویی، پاسخگویی به سایرین است. احتمالا تجربه برخورد با مدیرانی که بعد از گذشت چند ماه، هیچ پاسخی به نامه افزایش حقوق، درخواست وام و …کارمند خود نداده اند را داشته اید!

یا همکاری که هنوز بعد از گذشت یک هفته درب اتاقش را بروی تان باز نکرده تا بتوانید درمورد جزئیات پروژه اخیر با او رایزنی و تقسیم کار کنید!

به استقبال نظرات و بازخوردهای افراد بروید

یکی از بزرگترین واقعیت‌های کار کردن یا بهتر بگوییم اشتغال، این است که فرد شاغل نسبت به بازخوردها، نظرات و حتی انتقادات مدیران، همکاران و مشتریان حساس نباشد. اما برخلاف همین اصل ساده، همه ما روزانه با تعداد زیادی از افراد شاغل برخورد می‌کنیم که نه تنها به استقبال بازخوردهای اطرافیان نمی‌روند بلکه با شنیدن یک انتقاد کاملا بجا، به سرعت آزرده خاطر شده و نمی‌توانند با این موضوع کنار بیایند.

می‎توان گفت یکی از بهترین روش‌های پیشرفت در محیط کار، پذیرفتن انتقادات سازنده‌ای است که از سایرین دریافت می‌کنید. حال ممکن است شما مدیر یک مجموعه یا سرپرست یک تیم باشید و گمان کنید چون در این جایگاه شغلی قرار گرفته‌اید، هیچ کس حق ارائه بازخورد یا اظهار نظر نسبت به عملکرد شغلی شما را ندارد!

به یاد داشته باشید که توجه به بازخوردها و انتقادات سازنده، موجب افزایش یادگیری شما خواهد شد. زیرا در این صورت تلاش می‌کنید ضمن افزایش دانش خود، تغییرات مثبتی نیز در شیوه کاری‌تان اعمال کنید و اینگونه یک گام بلند به سوی موفقیت شغلی خود برمی‌دارید.

موانع کسب مهارت ارتباط موثر چیست؟

تا این بخش از مطلب سعی کردیم برای پرسش‌های «مهارت ارتباط موثر چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟» پاسخ مناسبی ارائه دهیم. در این قسمت به بیان موانع و بازدارنده‌های برقراری ارتباط موثر می‌پردازیم. موانع خاصی وجود دارند که گاهی اوقات مانع از روند برقراری ارتباط شده و سبب کاهش کیفیت آن برای هردو طرف می‌گردند. این موانع در سه دسته طبقه‌بندی می‌شوند که در ادامه به بیان آن‌ها می‌پردازیم.

موانع مرتبط با کلمات

کلمات، نقشی اساسی در روند ارتباطات دارند. هرگونه اختلال یا حواس‌پرتی در نحوه ارائه پیام ممکن است منجر به سوءبرداشت شود. انواع مختلف موانع ارتباط موثر مربوط به کلمات در زیر آمده است.

• زبان: به عنوان یک وسیله ارتباطی شناخته می‌شود. اگر فرستنده بیش از حد از اصطلاحات فنی استفاده کند، درک دقیق پیام برای گیرنده مشکل خواهد بود.
• ابهام و افراط در استفاده از انتزاعات: اگر در یک پیام، اطلاعات و مفاهیم غیرواقعی و مبهم زیادی ارائه شود، گیرنده نمی‌تواند به درستی با ایده یا پیام ارتباط برقرار کند.
• بی‌نظمی در ارسال پیام: وقتی کلمات به طور منظم و هدف‌دار برای ایجاد یک پیام قدرتمند مرتب نشوند، کارایی و معنی خود را از دست می‌دهند.
• اطلاعات بیش از اندازه: زمانی که یک شخص برای مدتی طولانی در حال صحبت است، تاثیر اطلاعات ارائه شده و همچنین تاثیر آن ارتباط، کاهش می‌یابد؛ بنابراین منجر به خستگی گیرنده می‌گردد و فرد گیرنده قادر نخواهد بود که همه موارد منتقل شده را درک کند.

موانع مربوط به پیش‌زمینه افراد

همه ما دارای پیش‌زمینه‌های گوناگونی هستیم؛ مانند فرهنگ، جنسیت، سطح تحصیلات و… . این ویژگی‌ها و پیش‌زمینه‌ها عمدتاً بر کارایی روند برقراری ارتباطات ما تاثیر می‌گذارند و گاهی باعث مواجه شدن با موانع زیر می‌شوند.

• تفاوت‌های نگرشی: در زمان‌هایی که دید افراد در مورد یک مقوله تغییر می‌یابد، عموماً نسبت به درک یا تغییر عقاید خود مقاومت زیادی نشان می‌دهند. این امر، یعنی عدم تغییر دیدگاه، باعث می‌شود که افراد نتوانند متوجه هدف از این ارتباط شوند.
• تفاوت‌های جمعیتی: تفاوت‌های افراد در سن، نسل، جنسیت، وضعیت زندگی، سنت‌ها و… باعث ایجاد عدم درک در افراد شده و به این صورت مانع از پیشروی فرایند برقراری یک ارتباط سالم و موثر می‌گردد.
• فقدان تجربه یا چشم انداز مشترک: تجربیات یک فرد، دورنما و دیدگاه کلی او نسبت به مسائل را توسعه می‌دهد. این دیدگاه و نحوه مشاهده موضوعات در افراد مختلف، متفاوت است. بنابراین طبیعتاً برای گیرنده مشکل است که با تجربیات فرد فرستنده ارتباط برقرار کند؛ چراکه ممکن است خودش هرگز آن را تجربه نکرده باشد.
• نتیجه‌گیری زودهنگام: برخی افراد حوصله گوش کردن به حرف‌های دیگران را ندارند و اغلب در اواسط صحبت (ارتباط) از آنچه گفته شده نتیجه‌گیری می‌کنند؛ بنابراین ممکن است انگیزه و مقصود نهایی پیام را نادیده بگیرند و متوجه آن نشوند.

موانع جسمی (فیزیکی)

اگرچه این موانع به طور مستقیم برای هر فرد، قابل تجربه هستند، اما غلبه کردن بر آن‌ها چالش برانگیز است. موانع زیر در این دسته قرار می‌گیرند.

• فاصله فیزیکی: هنگامی که افراد در مسافت‌های طولانی با هم ارتباط برقرار می‌کنند، جنبه غیرکلامی ارتباط را از دست می‌دهند؛ زیرا حرکات و نحوه بیان فرستنده و گیرنده قابل مشاهده و تفسیر نیست.
• صداها: گاهی اوقات محیط یا سیستم ارتباطی با صداهای ناخواسته و مزاحمی روبه‌رو می‌شود که روند برقراری ارتباط را مختل کرده و آن را ناکارآمد می‌کنند.
• موانع فیزیولوژیکی: یکی از رایج‌ترین موانع برقراری ارتباط موثر، ناتوانی‌های جسمی افراد درگیر است که ممکن است نقص شنوایی، ضعف بینایی، لکنت زبان و… باشد.

جمع بندی

در این مطلب از سلسله مطالب خدمات منابع انسانی اچ آر سرویس، ضمن پاسخ دادن به سوال «مهارت ارتباط موثر چیست» و تعریف ارتباط موثر سعی کردیم تا نکاتی را در خصوص ویژگی‌ها و موانع برقراری ارتباط موثر بیان کنیم. همان‌طور که در ابتدای مطلب نیز گفتیم، هدف مهم برقراری ارتباط بین افراد مختلف، انتقال اطلاعات به گیرنده به گونه‌ای است که این اطلاعات اهمیت خود را از دست ندهند و در عین حال، پیام به خالص‌ترین شکل خود توسط گیرنده دریافت شود.

همچنین دریافتیم که ویژگی‌هایی از جمله کامل بودن، واضح بودن، مختصر بودن و… جزو ویژگی‌های مهم برقراری یک ارتباط مفید است و برای کسب این مهارت کارآمد باید مهارت‌هایی اساسی از جمله احترام گذاشتن، برقراری ارتباطات غیرکلامی، بازخورد دادن، گوش دادن و… را بیاموزیم تا در نهایت بتوانیم به خوبی در جهت یادگیری مهارت برقراری ارتباط موثر با دیگران گام برداریم.