آیا میدانید ماتریس آیزنهاور چیست و چگونه نقش عمدهای در اولویت بندی کارها و فعالیتهای ما دارد؟ همه ما از ابزارهای مختلفی برای برنامه ریزی و مدیریت زمان استفاده میکنیم. مثلا کارهایی که در طی روز داریم را مینویسیم، دفتر برنامه ریزی میخریم، درمورد مهارت مدیریت زمان مطالعه میکنیم و کارهایی از این دست. البته هدف اصلی ما این است که با مدیریت زمان، وقت بیشتری برای انجام کارها و رسیدن به اهداف به دست آوریم. این در حالی است که هنوز بسیاری از ما برنامههای مهم زندگی خود را فدای کارهای بی اهمیت میکنیم.
مثلا به جای انجام وظایف کاری روزانه خود، ساعتها برای صحبتهایی که قرار است در جلسه روز بعد با همکاران داشته باشیم، وقت میگذاریم نکته جالب این است که جلسه فردا چندان اهمیتی ندارد که وظایف و کارهای مهم امروز را به خاطرش انجام ندهیم و حجم زیادی از وظایف را برای روزهای بعدی میگذاریم. همین عدم شناخت میزان اهمیت کارهای پیش رو، باعث میشود افت عملکرد، خستگی، خواب ناکافی و خشم را تجربه کنیم.
ماتریس آیزنهاور ابزار ساده و مفیدی است که در مدیریت بهتر زمان به ما کمک میکند. اگر میخواهید نحوه استفاده از این ماتریس پرکاربرد را بیاموزید و تأثیرات مثبت آن را در رشد و توسعه فردی خود ببینید، تا انتهای این مقاله از اچ آر سرویس همراه باشید.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور با نامهای دیگری همچون “ماتریس اهمیت و فوریت” و یا “ماتریس استیون کاوی” نیز شناخته میشود. چرا که استیون کاوی نویسنده و سخنران انگیزشی آمریکایی در کتاب ۷ عادت، به خوبی این ماتریس را توضیح داده است.
آیزنهاور رئیس جمهور آمریکا هنگامی که به این ماتریس اشاره کرد، از اهمیت بالای انجام صحیح امور گفت. به عبارت دیگر، او بیان کرد که مهم نیست حجم زیادی از کار را انجام دهید بلکه آنچه مورد قبول است، انجام صحیح امور میباشد. بنابراین، ماتریس آیزنهاور با دسته بندی کارها به ۴ قسمت، در کاهش استرس و نگرانی نقش عمدهای دارد.
نکته بعدی که در این ماتریس بسیار اهمیت دارد، مدیریت وظایف است. در واقع، هنگامی ما در مدیریت زمان موفق هستیم که در مدیریت وظایف خود به درستی عمل کرده و تفاوت کارهای مهم و کارهای فوری را به خوبی بشناسیم.
بخش‌های ۴ گانه ماتریس آیزنهاور
ماتریسی که درمورد آن صحبت میکنیم، یک جدول مربع شکل است که ۴ خانه یا ۴ قسمت دارد. هر بخش براساس دو معیار اهمیت و فوریت، دارای یک نام است.
اسامی هر یک از بخشها به صورت زیر است:
- کارهای مهم و فوری
- کارهای مهم و غیرفوری
- کارهای غیر مهم و فوری
- کارهای غیرمهم و غیرفوری
تفاوت میان کارهای مهم و کارهای فوری در ماتریس آیزنهاور چیست؟
پیش از اینکه درمورد هر یک از بخش‌های ماتریس صحبت کنیم و بگوییم که چطور کارهای خود را به راحتی در هر یک از بخش‌های آن قرار دهید، بهتر است ابتدا با تعریف دو وظیفه فوری و مهم آشنا شوید.
کارهای مهم (Importance)
مهم ها آن دسته از کارهایی هستند که مستقیما شما را به اهدافتان میرسند. تفاوتی ندارد که وظایف مهم شخصی باشند یا بخشی از وظایف شغلی. این نوع کارها ممکن است برای شما اهمیت بالایی داشته اما برای یک شخص دیگر، کوچک‌ترین اهمیتی نداشته باشند.
مثال:
- انجام ورزش روزانه برای حفظ سلامتی
- مطالعه روزانه ۴۰ صفحه کتاب درسی برای موفقیت در آزمون ارشد
- راه اندازی سایت شرکت
کارهای فوری (Urgency)
فوریها، همان کارهایی هستند که در یک بازه زمانی مشخص باید انجام‌شان داد. در غیر این صورت، عواقب وخیمی در انتظارمان خواهد بود. به عبارت دیگر، کارهای فوری، باید به سرعت انجام شوند و پشت گوش انداختن آنها باعث میشود به اهداف خود نرسیم.
مثال:
- پاسخ به ایمیل مدیر نهایتا تا ساعت ۲ امروز ظهر
- تنظیم و ارسال رزومه برای شرکتی که مدتها به دنبال استخدام در آن هستید (نهایتا تا فردا صبح)
- خرید شارژر لپتاپ (باید پروژه را تا شب تحویل دهید درحالیکه شارژر لپتاپ خراب است و نخریدن آن در همین دقایق، مساوی با تکمیل نشدن پروژه است)
نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور و توضیح بخش‌های آن
همانطور که گفتیم، ماتریس مورد نظر از ۴ قسمت تشکیل شده که در تصویر مشاهده میکنید. بر همین اساس، بخش‌های ماتریس عبارتند از:
بخش اول: کارهای مهم و فوری
کارهایی که علیرغم اهمیت فراوان در دستیابی به یک موقعیت یا هدف، دارای مهلت زمان مشخصی برای انجام هستند. یعنی هم مهماند و هم دارای قید فوریت هستند. در واقع این امور، از اولویت بالایی برخوردارند و به پایان رساندن آنها نیازمند تخصیص زمان بیشتری است. شعار این بخش این است: “اول مرا انجام بده”
بنابراین اگر زمان لازم را به این موارد تخصیص بدهید، کارهای پیش رویتان سبکتر شده و استرس کمتری را تجربه خواهید کرد. مثال‌هایی برای کارهای مهم و فوری:
- شرکت در جلسه مدیران استانی و تصمیم گیری برای میزان افزایش حقوق بخشی از کارگران
- ملاقات دوستی که در بیمارستان بستری شده
- مراجعه به مشاور برای حل یک مسئله مهم
بخش دوم: کارهای مهم و غیرفوری
در این بخش باید کارهایی که مهماند اما هیچ فوریتی برای انجام‌شان وجود ندارد را انجام دهید. جالب است بدانید که اگر این بخش از امور را به درستی به پایان نرسانید، باید به زودی این کارها را در دسته کارهای مهم و فوری قرار دهید.
انجام ندادن اینگونه امور، به زمان حال و برنامههای فعلیتان آسیبی نمیرساند اما در بلند مدت، آسیبهای فراوانی را به زندگیتان وارد میکند. مثلا ورزش کردن با هدف کاهش وزن، مطالعه هر روزه زبان انگلیسی برای قبولی در آزمون آیلتس و امثال اینها.
اگرشما هر روز زبان انگلیسی را تمرین نکنید، هیچ زیانی در حال حاضر متوجهتان نیست اما در نهایت در آزمون پذیرفته نشده و کارهای مهاجرتتان یک سال دیگر به تعویق میافتد.
بخش سوم: کارهای غیر مهم و فوری
این امور در جهت اهداف زندگی شما قرار ندارند اما به علت فوریت بالا، باید در اسرع وقت انجام شوند. ممکن است همزمان با این دسته از امور، کارهای مهم و فوری دیگری هم داشته باشید. چاره چیست و باید چه کرد؟
بهترین استراتژی ممکن در این مواقع، تفویض کارها، درخواست کمک از دیگران و یا برنامه ریزی مجدد برای انجام کارها است. تصور کنید که امروز باید تا ساعت یک ظهر، پروژه خود را به مدیر تحویل دهید. این در حالی است که ساعت ۱۲ نیز یک جلسه غیرمهم کاری دارید.
جلسه ساعت ۱۲ یک کار غیر مهم اما فوری است که به تحویل پروژه شما آسیب میرساند. پس کافی است با همکار خود صحبت کرده و از او بخواهید به عنوان نماینده شما، در آن جلسه کاری شرکت کرده و صحبتهای شما را به سایرین انتقال دهد.
بخش چهارم: کارهای غیرمهم و غیرفوری
زندگی اغلب ما پر از انجام کارهایی است که نه مهماند و نه فوری! به همین دلیل نیز به موفقیت چشمگیری دست پیدا نمیکنیم و دائما از کمبود وقت شاکی هستیم. کارهای این بخش، مانند چرخیدن در اینستاگرام، ساعتها چت کردن با دوستان، دیدن تلویزیون و امثال آن است.
این کارها نه تنها هیچ منفعتی برای رسیدن به اهدافمان ندارند بلکه با ایجاد احساس خستگی و افزایش عدم تمرکز در فرد، او را از انجام کارهای ضروری و فوری نیز باز میدارند.
در پایان
ما در این مقاله از اچ آر سرویس، تلاش کردیم تا پس از توضیح این موضوع که ماتریس آیزنهاور چیست، نحوه برنامه ریزی توسط این ماتریس را ارائه کنیم. همانطور که در این مطلب اشاره کردیم؛ دسته بندی کارها به امور مهم، غیرمهم، فوری و غیرفوری باعث میشود با تمرکز بیشتر و استرس کمتر کارهای خود را انجام دهید.
در واقع نشاخت میزان فوریت و اهمیت کارها، نقش بسزایی در موفقیت و بهبود مهارت مدیریت زمان خواهد داشت. آیزنهاور، رئیس جمهور آمریکا نیز به خوبی این موضوع را تحت عنوان ماتریس آیزنهاور مطرح نمود. خلاصه صحبتهای او، این است که باید کارهای خود را به طرز صحیح انجام دهید نه اینکه حجم زیادی از کارها به صورت نامطلوب به پایان برسانید.
آیا تاکنون کارهای خود را به این شکل تقسیمبندی کردهاید؟ به نظر شما اولویت بندی کارها با ماتریس آیزنهاور چه دستاوردهای دیگری برایتان دارد؟ نظرات و تجربههای خود را با ما به اشتراک بگذارید.