کار تیمی از عوامل موفقیت یک سازمان و رسیدن آن به اهدافش است. پیش بردن مجموعه‌ای از وظایف در مسیر رسیدن به هدف به تنهایی امکان‌پذیر نیست. اینجاست که کار تیمی اهمیت خود را نشان می‌دهد. البته مدیریت یک تیم هم کار ساده‌ای نیست. درواقع مدیریت صحیح تیم می‌تواند سازمان را به موفقیت نزدیک کند. اما همه ما بارها شاهد شکست تیم‌های مختلف بوده‌ایم. چگونه باید جلوی شکست تیم را بگیریم؟ در ادامه مطلب با اچ آر سرویس باشید تا با اصول مدیریت صحیح کار تیمی آشنا شویم. با به کارگیری این اصول می‌توانید سازمان را در مسیر رسیدن به اهدافش پیش ببرید.
هدف از تشکیل تیم چیست؟
هنری فورد در یک ضرب‌المثل می‌گوید: “گرد هم آمدن آغاز کار است. کنار هم باقی ماندن پیشرفت است. کار با گروه موفق است”
همه کارمندان به همکاران‌شان وابسته هستند تا با هم کار کنند و به سازمان کمک کنند. هیچ کارمندی نمی‌تواند به تنهایی کار کند. افراد برای انجام وظایف خود به طور موثر باید به یکدیگر کمک کنند. طبق تحقیقات صورت گرفته افراد در کارها می‌توانند به بهترین نحو به یکدیگر کمک کنند. در یک سازمان افراد با علایق و تخصص‌های مشابه در یک برنامه قرار می‌گیرند و یک تیم را تشکیل می‌دهند.
چرا کار کردن به صورت تیمی مهم است؟
کار تیمی یکی از مهارت های نرم مهم است. در واقع کار کردن به صوت تیمی باعث می‌شود فرد خود را مورد تجزیه و تحلیل و بررسی قرار دهد. کار گروهی فرد را مجبور به تفکر درمورد خود، در نتیجه پی بردن به توانایی‌های خود می‌کند. این تفکر باعث دستیابی فرد به نقاط مثبت و منفی خود می‌شود. از طرفی کار در یک گروه باعث همکاری و همفکری و بدست آوردن بهترین راه حل در موضوعات مختلف است. در ادامه به مواردی که اهمیت کارتیمی را نشان می‌دهد می‌پردازیم.
همفکری
کار تیمی به اعضا یک تیم اجازه می‌دهد تا برای رسیدن به یک هدف مشترک و مشخص تلاش کنند. این تلاش‌ها از طریق طوفان‌های فکری، ارائه نظرهای متفاوت برای حل مساله و… اتفاق می‌افتد. در یک تیم برای رسیدن به نتیجه در مورد یک مساله جلسات ۱ الی ۲ ساعته طوفان فکری برگزار می‌کنند. در این جلسات تعداد زیادی ایده خام تولید می‌کنند و در ابتدای کار بدون هرگونه قضاوتی فقط آن‌ها را یادداشت می‌کنند. در ادامه کار ایده‌ها را بازبینی می‌کنند، یکی یکی آن‌ها را حذف می‌کنند تا به بهترین ایده دست یابند.
ایجاد هدف و ارزشمندی در کارکنان
کار تیمی به اعضا حس ارزشمندی و هدفمند بودن در کار را می‌دهد. اعضای تیم با کار در کنار یکدیگر، مشاهده می‌کنند که هدف سایر اعضا با هدف آن‌ها مشترک است و کار با یکدیگر را ارزشمند می‌دانند. در این همکاری منافع تمام اعضا و شرکت با منافع خودشان یکی بوده و همکاری با یکدیگر را امری ضروری می‌دانند.
سهم برابر در نظردهی
همکاری در تیم به تمام اعضا این فرصت را می‌دهد که برای اعلام نظر خود زمانی را داشته باشند. در سازمان‌هایی که به صورت سنتی کار می‌کنند و کار فردی است، تصمیم‌گیری‌ها از بالا به پایین است و افراد پایین‌تر فرصتی در ابراز نظر خود ندارند. اما در یک کار تیمی از ظرفیت افراد استفاده بهتری می‌شود.
حل مشکلات در همکاری تیمی
یکی دیگر ازاصول مدیریت تیمی ل مشکلات است. وقتی مجموعه‌ای از افراد با توانایی‌های مختلف در کنار یکدیگر جمع می‌شوند. هرکدام دارای تجربیات و توانایی هستند که می‌توان از آن‌ها بهره‌مند شد. توانایی این افراد در حل کردن مشکلات و رسیدن به کم ضررترین نتیجه بسیار موثر است.
وجود ذهنیت‌های متفاوت
هیچ کدام از انسان‌ها شبیه یکدیگر نیستند. زمانی که چندین نفر با ذهنیت‌های متفاوت برای شما کار می‌کنند، باید راهی برای درک تفاوت‌های آن‌ها بیابید، اعضا نقض‌های یکدیگر را پوشش دهند و عملکرد یکدیگر را تکمیل کنند. حتی اگر به نتیجه مورد نظر شما نرسد، این همکاری می‌تواند ادامه دار باشد که خود سرمایه بزرگی برای شماست.
آموزندگی در کار گروهی
کار در گروه ناخودآگاه باعث یادگیری اعضا از یکدیگر می‌شوند. در نتیجه این فرهنگ در سازمان‌ها جا می‌افتد که فرآیند یادگیری همیشه ادامه دارد. کارکنان از این فرصت برای رشد استفاده می‌کنند. با رشد آن‌ها توانایی برای پذیرفتن مسئولیت‌های بیشتر بالا رفته در نتیجه باعث پیشرفت آن‌ها می‌شود.
کمک به بالا بردن توانایی
وقتی اعضا با یکدیگر کار می‌کنند امکان بهینه کردن دانش، در نتیجه استفاده از مهارت‌های یکدیگر را دارند. به طور مثال یکی از اعضا دارای دانش فنی بالایی است اما در ارائه در میان جمع دچار مشکل باشد. همکاری اعضا باعث اشتراک گذاری در استعدادهای مشترک و در نتیجه دستیابی به بهترین راه برای حل مساله است.
بهبود مهارت‌ها
همکاری در تیم باعث قرارگیری منافع کل تیم در یک راستاست. اعضا در این کار با یکدیگر تعامل دارند، همفکری می‌کنند، طرز کار سایر اعضا را می‌ببینند، فکر می‌کنند، تجربه بدست می‌آورند، مشورت می‌کنند و به نتیجه می‌رسند. با این کار مهارت‌های خود را مشاهده کرده‌اند و نقاط ضعف خود را برطرف می‌کنند. این کار بارها و بارها در این پروسه تکرار می‌شود و روز به روز این مهارت‌ها عمیق‌تر می‌شوند.
رسیدن به نتیجه در زمان کمتر
در کار تیمی سرعت کار بالا می‌رود. کاری که به صورت انفرادی ممکن است ماه‌ها طول بکشد تا به نتیجه برسد، با مشارکت چند نفر ممکن است در چند ساعت انجام شود. این همکاری‌ها باعث باز شدن راه‌هایی می‌شود که یک فرد ممکن است به تنهایی به آن نرسد.
موفقیت‌های بیشتر
کارگروهی با هم فکری یکدیگر باعث می‌شود کارهای مهم را به سرعت، مشخص و به نتیجه برسانید. کار کردن چندین نفر روی یک پروژه، تقسیم کار بین اعضا صورت می‌گیرد. این امر به کاهش زمان تحویل پروژه کمک می‌کند. در سازمان‌ها راهکاری به نام «تکه تکه کن و بعد تسخیرش کن» وجود دارد این راهکار یعنی یک پروژه را به بخش‌های کوچکی تبدیل و میان اعضا تقسیم کن تا پروژه در زمان کمتری به نتیجه برسد.
اصول مدیریت صحیح کار تیمی
یک تیم از افرادی با نگرش‌ها و سلایق متفاوت تشکیل می‌شود که همه‌ی آن افراد با هدفی مشترک گرد هم آمده‌اند. همیشه در ابتدای کار، افراد از انگیزه و خوش‌بینی بیشتری برخوردارند. هر چه بیشتر پیش رفته و با مشکلات بزرگتری مواجه شوند، اختلاف نظرات آن‌ها پررنگ‌تر می‌شود. اینجاست که مدیریت صحیح می‌تواند جلوی فروپاشی تیم را بگیرد و دوباره افراد تیم را همگام کند. در واقع اصول مدیریت صحیح کار تیمی مهمترین نیاز هر تیم است. در ادامه چند نمونه از اصول صحیح مدیریت را بررسی می‌کنیم.
تفویض اختیار
یک مدیر خوب الویت کار خود را به تفویض اختیار می‌دهد. بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند بخش زیادی از کارهای روزمره که از دست دیگر کارکنان سازمان هم برمی‌آید را خود به تنهایی انجام دهند. در واقع با این کارشان تمرکز خود را از روی کارهای اصلی پرت کرده و روی روزمرگی‌ها گذاشته‌اند. همچنین فرصت بروز استعداد دیگر کارکنان را از آن‌ها گرفته‌اند. در نتیجه پیشرفت سازمان را کند می‌کنند. حال فرض کنید مسئولیت این امور را به زیردستان خود بسپارند و خودشان با تمرکز بیشتر به دنبال موارد مدیریتی برای رشد و پیشرفت بیشتر سازمان باشند. با این روش سرعت رشد سازمان و نزدیک شدن به چشم‌اندازهای تعیین شده بیشتر می‌شود.
تفویض اختیار یک اصل مهم در مدیریت است و این واگذار کردن مسئولیت‌های با درجه الویت کمتر به دیگر کارکنان به نفع سازمان است. البته فراموش نشود که از ارکان تفویض اختیار این است که کارکنان از نحوه عملکرد شرکت اطلاعات کافی داشته باشند؛ به اندازه کافی در انجام مسئولیت خود ماهر و توانا باشند و در نهایت قدرت تصمیم‌گیری در امور را داشته باشند.
انگیزه تیمی
از دیگر وظایف یک مدیر خوب، توانایی ایجاد انگیزه در دیگر اعضای تیم یا به نوعی کارکنان سازمان است. برای ایجاد انگیزه لازم نیست که حتما یک کار جادویی انجام دهید و یا پاداش بزرگی برای افراد در نظر بگیرید. در قدم اول باید با اعضای تیم صادق باشید. مسئولیت آن‌ها را به روشنی برایشان شرح دهید و بگویید که دقیقا چه چیزی از آن‌ها می‌خواهید. سردرگمی از بزرگترین عوامل از بین رفتن انگیزه است پس به هیچ عنوان آن‌ها را سردرگم رها نکنید.
در قدم بعدی اعتماد آن‌ها را به خود جلب کنید. اینکه افراد از عمل شما مطمئن باشند می‌تواند انگیزه بیشتری برای کار به آن‌ها بدهد. اما اینکه دائم در حال فکر کردن به این موضوع باشند که آیا قرار است شما به آنچه که می‌گویید عمل کنید یا نه، انگیزه آن‌ها را از بین می‌برد. خوب است که تایمی را برای گفت و گو با آن‌ها در نظر بگیرید. بگذارید با نظر دادن و گاهی نقد کردن عملکردتان متوجه شوند که چقدر برای تیم ارزشمند هستند و عملکرد سازمان بدون آن‌ها متوقف می‌شود.
دادن فرصت رشد به اعضای تیم
همیشه راهی برای پیشرفت کارکنان به آن‌ها نشان دهید. اگر عده‌ای در حوزه کاری خود، تازه کار هستند به دنبال راهنمایی آن‌ها باشید. این گونه هم به رشد آن‌ها کمک کرده‌اید و هم به پیشرفت سازمان. اگر عده‌ای به اندازه کافی در کارشان خبره و ماهر هستند می‌توانید چالش‌هایی را به آن‌ها نشان دهید تا به دنبال گسترده‌تر کردن توانایی‌های خود بروند. در همین حین آموزش هایی را برایشان در نظر بگیرید و با سنجیدن عملکرد آن‌ها بازخورد کارکنان را بررسی کنید.
ارتباط اعضای تیم با یکدیگر
شما به عنوان مدیر یک تیم وظیفه دارید ارتباط خود با کارکنان و ارتباط کارکنان با یکدیگر را مدیریت کنید. همان طور که گفته شد خوب است زمانی را برای گفت و گو با کارکنان در نظر بگیرید. می‌توانید جلسات منظمی را برای این کار در نظر بگیرید. به عنوان یک مدیر مهم است که رفتار شما در جلسات منفعلانه نباشد و در کنار بیان ایده‌های خود، دیگران را نیز به گفت و گو تشویق کنید. قطعا یک مدیر، مشغله بیشتری نسبت به کارکنان دارد و مسئولیتش از وظایف دیگر اعضای تیم جداست. پس خوب است که فضایی صمیمی را برای کارکنان ایجاد کنید تا آن‌ها بتوانند جدا از جلسات رسمی و منظم که تخت نظر مدیریت برگزار می‌شود جلساتی برای تبادل نظر داشته باشند. این تبادل نظر می‌تواند ذهن آن‌ها را باز کند و از تنش افراد بکاهد. در نهایت عملکرد آن‌ها بازده بیشتری خواهد داشت.
نظم و هماهنگی میان مدیریت و اعضای تیم
بازخورد صحیح نسبت به عملکرد اعضای تیم می‌تواند بخشی از این هماهنگی را در اعضای تیم به وجود آورد؛ اما در بعضی موارد خوب است که پاداش و جریمه برای افراد در نظر گرفته شود. لازم نیست که این پاداش و جریمه حتما به صورت نقدی اعمال شوند اما باید به گونه‌ای باشند که افراد آن را جدی بگیرند. پاداش برای مواقعی است که اعضای تیم بیشتر از مسئولیت خود تلاش کرده و باعث یک دستاورد بزرگ در سازمان شده‌اند. جریمه برای زمانی است که عملکرد فردی روی عملکرد دیگر اعضای تیم و روند پیشرفت سازمان تاثیر منفی گذاشته است. چشم پوشی از این موضوع می‌تواند در گذر زمان موجب بی‌نظمی در سازمان شود. این بی نظمی، عملکرد افرادی که وظایف خود را به درستی انجام می‌دهند را هم پوشش می‌دهد.
دسته بندی افراد بر اساس تخصص
مدیران برای اینکه افراد را مجبور به کاری که دوست ندارند و آن علاقه ندارند نکنند، بهتر است، افراد را بر اساس تخصص‌های لازم برای سازمان استخدام کنند و بر اساس این تخصص‌ها افراد را دسته بندی کنند.
بیان هدف گروه
مدیران باید هدف اصلی سازمان را به طور واضح و شفاف با اعضای تیم و سازمان در میان بگذارند. هر سوالی که در مورد هدف وجود دارد پاسخ دهند و اجازه ندهند که نقطه ابهامی در مورد هدف در گروه باقی بماند. سعی کنید شعاری برای هدف اعضا انتخاب و در جایی نصب کنید که همیشه جلو چشم افراد باشد.
انعطاف پذیری
افراد خشک و بدون انعطاف، در جایگاه تیمی خود درست عمل نمی‌کنند. افراد در کار گروهی باید انعطاف‌پذیر باشند اگر از این روحیه برخوردار نیستند بهتر است قبل از ورود به کار گروهی، آن را در خودشان تقویت کنند تا نه خودشان و نه دیگر اعضای تیم اذیت شوند.
پاداش گروهی
اگر پس از انجام کاری و رسیدن به موفقیت برای گروه پاداشی در نظر گرفته شود، حس همکاری در افراد بیشتر می‌شود. در این صورت اگر افرادی در گروه باشند که کارهایی مخالف با اهداف انجام می‌دهند، با دادن این پاداش، به افرادی هماهنگ با اهداف گروه تبدیل می‌شوند. سیستم تشویق و پاداش همیشه سیستمی موثر بوده است.
لذت کاری
در یک سازمان که محیطی خشک و خسته‌کننده دارد، میزان اشتیاق عمومی اعضا برای انجام کار کاهش می‌یابد. مدیران باید برا ایجاد لذت کاری به فکر راه حل باشند. همانطوری که افراد برای رفع خستگی نیاز به استراحت دارند، اعضای گروه هم برای عملکرد خود نیاز به لذت‌های کوچکی مانند حس شوخ طبعی در میان اعضا دارند.
اهمیت کار
پیگیری و اهمیت به کیفیت در انجام کار بسیار مهم است. این که افراد تیم فقط به فکر از سر وا کردن و تمام کردن مسئولیت‌های خود بدون کیفیت باشند، تیم در جهت درستی حرکت نمی‌کند. و به نتیجه بزرگ دست پیدا نخواهند کرد.
جمع بندی
اگر می‌خواهید مدیریت یک تیم را بر عهده بگیرید و سازمانی را به اهدافش نزدیک کنید اولین اقدام برای موفقیت در این زمینه این است که اصول مدیریت صحیح کار تیمی را فرا گیرید. بی شک برقراری هماهنگی در دنیای امروز و با پیشامدهای غیرقابل پیش بینی، کار ساده‌ای نیست اما موارد گفته شده می‌تواند راهنمای خوبی برای شروع کارتان باشد.