باتوجه به پیشرفت تکنولوژی، در بسیاری از کارهای مختلف انسان نقشی نداشته و فعالیت‌ها به شکل خودکار انجام می‌شود. در روند استخدام نیروی کار که نیاز به بررسی رزومه فرد وجود دارد ، سیستمی برای انجام این امر ایجاد شده است. این سیستم که ردیابی متقاضی نام دارد از مهم‌ترین نرم‌افزارهای منابع انسانی است و اقدام به ردیابی و ارزیابی رزومه کارجویان می‌کند. برای آن که بتوان به کمک این سیستم رزومه‌ها را به‌صورت حرفه‌ای بررسی کرد، باید درخصوص نرم افزار ATS چیست آشنایی بیشتر داشته و از تاثیرات و مزایای آن مطلع شد.
نرم افزار ATS ردیابی متقاضی چیست؟
سیستم پیگیری متقاضی یا ATS یک نرمافزار برای بهبود فعالیت‌های منابع انسانی است. این نرمافزار پیشرفته و تحت وب وظیفه دارد تا عملیات استخدام نیروی کار را مدیریت کند. عملیات استخدام شامل ثبت نام اولیه، ارسال رزومه‌کاری و تکمیل فرم‌های سازمان است و مدیر منابع انسانی به کمک این سیستم می‌تواند به راحتی به اطلاعات کاربران و فرم‌های درخواست کار آن‌ها دسترسی داشته باشد. شرکت‌هایی که فرآیند ثبت آگهی استخدامی خود را به روش‌های آنلاین و مدرن انجام می‌دهد از این سیستم استفاده می‌کنند. این سیستم را می‌توان نمونه‌ای از پیشرفت هوش مصنوعی بوده که توانسته این امکان را در اختیار کارفرما قرار دهد تا از میان رزومه‌های ارسال شده، رزومه‌ای که با شغل موردنظر هم‌خوانی دارد را انتخاب کند.
ویژگی‌های نرم افزار ATS چیست؟
نرمافزار ATS با دارا بودن ویژگی‌های منحصربه فرد خود توانسته از نرم‌افزارهای دیگر متمایز شود. این موارد به شرح زیر است.
- کاهش هزینه‌های جذب و استخدام نیرو
- اتخاد تصمیمات بهتر توسط کارفرما
- حفظ محیط زیست با حذف فرم‌های کاغذی
- کاهش خطاهای انسانی در روند استخدام
- صرفه‌جویی در زمان
- افزایش استخدام در فرآیند استخدام
- عدم نیاز به نرم‌افزارهای مختلف مانند تقویم
چگونگی عملکرد سیستم ردیابی متقاضی
این سیستم به سامانه ارسال آگهی استخدام آنلاین متصل می‌شود و فرآیند شروع بکار آن با انتشار یک موقعیت شغلی همراه است. متقاضیان کار با مشاهده آگهی استخدام اقدام به ارسال رزومه‌کاری خود برای این سیستم می‌کند. در این سیستم فرم‌های مشخصی وجود دارد که در بیشتر مواقع سوالاتی را از کارجو می‌پرسد. هنگامی که متقاضی اقدام به ارسال رزومه خود می‌کند، فرم‌های پیش فرضی که شامل سوالات مختلفی است در اختیار این افراد قرار می‌گیرد که باید به آن‌ها پاسخ دهند. هدف از انجام این امر محدودسازی متقاضیان و اطلاع از توانایی‌ها و تیپ شخصیتی آن‌ها است. این نتایج به کارفرما در انتخاب متقاضی مناسب برای شغل مربوطه کمک می‌کند. عملکرد بیشتر سیستم‌های پیگیری متقاضی به شکلی است که مدیران بتوانند به آسانی به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
این سیستم به گونه‌ای اطلاعات متقاضیان را تجزیه و ذخیره می‌کند که امکان فیلتر کردن اطلاعات و جستجو براساس کلمات کلیدی وجود داشته باشد. ممکن این عملیات با چالش‌ها و خطاهایی همراه باشد اما نسبت به روش سنتی و بررسی هزاران برگه رزومه و اطلاعات کاربران بسیار مناسب‌تر است. در پایان مدیران استخدام یا استخدام کنندگان می‌توانند بدون نیاز به تماس تلفنی نتایج را به متقاضیان اعلام کنند. انجام این مهم از ارسال ایمیل انجام می‌شود و افراد از پذیرش یا رد خواست خود مطلع می‌شوند.
چالش‌های ATS
هنگام استفاده از ATS ممکن است چالش‌های مختلفی ایجاد شود که این موارد می‌تواند بر تصمیم‌گیری تیم استخدام تاثیرگذار باشد؛ بدین ترتیب باید از این چالش‌ها و اشکلات مطلع شده تا هنگام برخورد با آن‌ها بتوان تصمیماتی آگاهانه‌تر اتخاذ کرد. برخی از مهم‌ترین مشکالات رایج این سیستم به شرح زیر است.
نادیده گرفتن متقاضیان کار
به‌طور کلی پایه‌ی این نرم‌افزارها هوش مصنوعی بوده و تمامی دسته‌بندی‌ها، کلمات کلیدی، ثبت اطلاعات و فرآیند تجزیه توسط این هوش مصنوعی انجام می‌شود. در برخی موارد ممکن است به‌دلیل عدم استفاده متقاضی از کلمه کلیدی موردنظر در سوابق‌کاری و رزومه خود، نرمافزار ATS اقدام به حذف آن از لیست جستجو کلمه کلیدی کند.
نقص ایجاد شده در سیستم
در برخی موارد به‌دلیل نواقص ایجاد شده در نرمافزار این احتمال وجود دارد که سوابق متقاضی برای مدیر استخدام قابل مشاهده نباشد. عدم تشخیص قالب رزومه یکی از شایع‌ترین موارد اعلام نقص است که سبب می‌شود استخدام کنندگان به اطلاعات متقاضی دسترسی نداشته و آن‌ها را مشاهده نکنند.
خطای کاربر در برنامه‌ریزی
تنظیم برخی از سیستم‌های ردیابی متقاضی توسط کاربر انجام می‌شود و احتمال انجام این عمل به صورت نادرست وجود دارد. در این شرایط سیستم عملکرد مطلوب و صحیحی نداشته و با نقص به فعالیت خود ادامه می‌دهد. عدم شناسایی این امر منجربه از دست رفتن متقاضیان واجد شرایط می‌شود.
ورود کلمات کلیدی نامناسب یکی از رایج‌ترین خطاهای کاربر در تنظیم سیستم ATS است که انجام آن سبب ایجاد جستجو نامناسب و اعلام نتایج غیرمرتبط می‌شود.
راه‌های مقابله با چالش‌های ATS
روش‌های مختلفی را می‌توان نام برد که برای جلوگیری از بروز چالش‌ها از آن استفاده می‌شود. هر کدام از این روش‌ها نیز می‌تواند بر عملکرد کلی سیستم تاثیرگذار باشد. برخی از روش‌های مهم برای مقابله با چالش‌های بیان شده به شرح زیر است.
مطالعه تصادفی فرم‌ها
برای شناسایی عیب نادیده گرفتن متقاضیان می‌توان به صورت تصادفی سوابق متقاضیان را بررسی کرد. در صورتی که سیستم ردیابی متقاضی برخی از رزومه‌ها را نادیده بگیرد، با استفاده از این روش می‌توان موارد نادیده گرفته شده را شناسایی کرد.
تیم نظارت
وجود خطاهای کاربری در تنظیم دستی سیستم یکی از موارد قابل پیگیری است که برای جلوگیری از بروز آن می‌توان از یک تیم نظارتی استفاده کرد. این تیم به‌صورت مستمر بر عملکرد سیستم نظارت داشته و در صورت وجود مشکل آن را شناسایی و رفع می‌کنند.
استفاده از کلمات کلیدی مشابه
برای آن که بتوان جستجویی مطلوب داشت و نتیجه‌ای مناسب حاصل کرد، استفاده از کلمات کلیدی مشابه و متعدد می‌تواند راه‌حل مناسبی باشد. این روش احتمال عدم انطباق کلمات کلیدی با سوابق‌کاری را کاهش می‌دهد.
پیشنهاد ویژه: لغت نامه تخصصی مدیریت منابع انسانی
جمع بندی
در این مطلب از اچ آر سرویس به‌طور کامل به توضیح نرمافزار ATS پرداخته شد و مهم‌ترین ویژگی‌ها و چالش‌های آن مورد بررسی قرار گرفت. هم‌چنین چگونگی مقابله با مشکلات ایجاد شده برای این سیستم نیز بیان شد. تمامی این موارد نشان‌دهنده اهمیت و کارایی بالای سیستم ATS است و نیاز بوده تا در سازمان‌ها و شرکت بکارگیری شود. برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص سیستم پیگیری متقاضی و دریافت پاسخ سوالات خود می‌توانند با کارشناسان اچ آر سرویس ارتباط برقرار کرده و به‌طور رایگان از خدمات مشاوره‌ای بهره‌مند شوید.