آیا تاکنون به این موضوع فکر کردهاید که یک سازمان برای بقاء و البته پیشرفت، تا چه حد نیازمند تغییر است؟ در دهههای اخیر، به دنبال درک ضرورت تغییر در سازمانها، موضوع چابکی سازمان (Organizational Agility) در میان تئوریهای مدیریتی شکل گرفت و به تدریج این سؤال مطرح شد که: “سازمان چابک چیست؟”
در همین راستا، مدیران سازمانها متوجه شدند که تغییر، یکی از ویژگی‌های اصلی سازمان به شمار میآید. تا جایی که این روزها، کمتر شرکت یا کسب و کاری را میبینیم که طی یک سال، ۶ ماه یا حتی ۳ ماه گدشته تغییری نکرده باشد. در واقع، در عصر حاضر با توجه به شرایط حاکم بر فضای کسب و کارها و گسترش رقابت میان آنها، تمام سازمانها به ناچار باید به تغییرات پاسخ مثبت بگویند.
پیش از پرداختن به موضوع اصلی این مقاله، بهتر است بدانید که متأسفانه در برخی موارد، مدیران سازمانها، چابکی را معادل سرعت دانسته و باعث ورود آسیبهای فراوان به کسب و کار خود میشوند. آنها به درستی نمیدانند که سرعت و چابکی دو موضوع متفاوت هستند و الزاما سازمانی که با سرعت و شتاب فراوان حرکت میکند؛ سازمان موفقی محسوب نمیشود.
ما در این مقاله از اچ آر سرویس، قصد داریم تا زوایا و ابعاد جدیدی از سازمان چابک (Agile organization) را ارائه کنیم. اگر احساس میکنید وقت آن رسیده که تغییرات مثبتی در سازمان خود ایجاد کنید؛ تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
سازمان چابک چیست؟
واقعیت این است که با توجه به جدید بودن مبحث چابکی هنوز تعریف واحدی از سازمان چابک، در میان تئوریهای مدیریتی به چشم نمیخورد و تعریفهای متعددی برای آن ارائه شده است. البته، تعاریف موجود هیچ کدام خلاف دیگری نبوده و به نوعی یک معنای واحد دارند.
به طور کلی، سازمان چابک (Agile organization) توانایی بالایی در ایجاد تغییرات محیطی و رفع نیازهای مشتریان خود دارد. به عبارت دیگر، چابکی در اینجا به معنای توانمندی سازمان در پیشبینی و درک تغییرات پیش رو است. به نحویکه یک سازمان چابک، تغییرات موجود در فضای کسب و کار را به سرعت تشخیص داده و این تغییرات را در جهت توسعه و پیشرفت سازمان، مفید میداند.
در مقابل سازمان چابک، سازمانهای سنتی قرار داردند که حفظ ثبات در آنها جزء ارزشهای سازمانی محسوب میشود. در سازمانهای سنتی، به ندرت شاهد ایجاد تغییر هستیم چرا که ساختار آنها به گونهای طراحی شده که بیشترین قدرت حاکم، در رأس سازمان قرار دارد. از این رو، ایجاد هر نوع تغییر، به سختی و با سرعتی بسیار کم انجام میشود.
در مقابل، سازمانهای چابک به گونهای طراحی و اداره میشوند که علیرغم میل به ثبات، برای پویایی و تحرک‌شان نیز برنامههای منسجمی وحود دارد. علاوه بر آن، Agile organization، همگام با تغییرات موجود، با ثبات و پایداری سازمان نیز سازگار است. این سازمان دارای شبکهای از افراد توانمند است که در یادگیری و بکارگیری فناوریهای جدید، به سرعت وارد عمل شده و تصمیمات مهم را به تعویق نمیاندارند.
مهمترین ویژگیها یا عناصر یک سازمان چابک چیست؟
حال که با مفهوم سازمان چابک یا اجایل آشنا شدید، قصد داریم عناصر اینگونه سازمانها را به تفصیل توضیح دهیم. ۵ عنصر یک سازمان چابک عبارتند از:
استراتژی
اولین ویژگی سازمانهای چابک، داشتن استراتژی است. این سازمانها، دارای چشم انداز و یک هدف مشترک هستند تا به این وسیله، خط مشی و مسیر حرکت سازمان برای تمام اعضاء آن مشخص باشد. از جمله استراتژیهایی که مدیران اینگونه سازمانها باید دنبال کنند؛ میتوان به ایجاد ارزش اشاره کرد.
در واقع، یک سازمان اجایل برای تمامی مخاطبان خود همچون مشتریان، سهامداران، کارکنان و حتی سرمایه گذاران ارزش‌آفرینی میکند. ارزشهای موجود باید در جهت رفع نیازهای تمام ذی نفعان (مخاطبان سازمان)، خلق شده و دارای رویکردی منعطف باشند.
ساختار (شبکهای از افراد توانمند)
از دیگر عناصر ضروری سازمانهای چابک، وجود شبکههای انسانی است که هر یک از این افراد، دارای ویژگی‌های برجستهای همچون تخصص، مهارت، مسئولیت پذیری، همکاری و… میباشند. افراد فعال در اینگونه سازمانها، نسبت به وظایف خود آشنایی کامل دارند. میزان همکاری در میان این افراد بالا است و در مجموع، همه آنها به رشد سازمان با تمام قوا، کمک میکنند.
فرایند (تصمیمگیری و عملکرد)
تفکر سریع، تصمیمگیری صحیح و عمل به تصمیمات اتخاد شده، از دیگر عناصر سازمانهای چابک به شمار میآید. یادگیری مداوم، خلاقیت و پشتکار فراوان، باعث میشود اعضاء سازمان در تغییرات پیش رو، عملکرد قابل قبولی داشته و سازمان را به سمت چابکی پیش ببرند.
افراد
افراد فعال در چنین سازمانهایی، با اشتیاقی درونی مشغول به کار هستند و همین امر سبب میشود مشارکت سازمانی در میان آنها افزایش یابد. از سوی دیگر، اگر مشارکت در سازمان بالا باشد، خلق ارزش و همکاری مؤثر نیز افزایش مییابد.
این در حالی است که رهبران سازمانهای چابک، مانند مدیران سازمانهای سنتی نگاهی بالا به پایین ندارند و همچون یک مربی، در کنار افراد سازمان حضور داشته و آنها را در جهت توانمندتر شدن، هدایت میکنند.
فناوری
وجود رقابت شدید در میان کسب و کارهای مختلف، تغییر مداوم سلیقه مشتریان و دیجیتالی شدن کسب و کارها، از جمله دلایلی هستند که مدیران را به سمت استفاده هرچه بیشتر از فناوری سوق میدهند. در حال حاضر، فناوری، دارای نقشی کلیدی در تحول سازمانها است و بی اعتنایی به آن، مساوی با نابودی کسب و کار است.
در این راستا، سازمانهای برای چابک سازی خود باید فرآیندهای موجود را دیجیتالی نموده و برای تحول در این مسیر فناوریهای بهروز همچون اینترنت اشیاء، رسانههای اجتماعی، بلاکچین، هوش مصنوعی، واقعیت مجازی و …. را به کار بگیرند.
پیشنهاداتی برای چابک سازی سازمان
پس از آشنایی با ویژگیها و عناصر سازنده یک سازمان چابک، نوبت به راهکارهای ایجاد این نوع سازمان میرسد. برای چابک سازی سازمان خود کافی است راهکارهایی که در ادامه آوردهایم فرهنگ چابک ایجاد کنید.
شناسایی مشکلات سازمان
اگر سازمان شما در حال حاضر و در آینده با هیچ مشکلی مواجه نیست، نیاز به چابک کردن آن کاملا بی معنی است. اما سؤال اصلی این است که آیا میتوان تضمین کرد سازمان در برابر تغییرات ناشناخته، مصون مانده و همچنان پابرجا بماند؟
واقعیت این است که اگر به پیشرفت سازمان خود باور داشته و دلیلی برای چابک کردن سازمان ندارید؛ چرا باید بیهوده، باری بر دوش خود و اعضاء سازمان بگذارید. به عنوان یک مدیر، این وظیفه اصلی شما است که کسب و کار و منابع انسانی خود را در مقابل تحولات محافظت کنید و مشخص کنید چرا اهمیت دادن به موضوع چابکی سازمان، جزء ضروریات به شمار میآید.
هنگامی که دلایل کافی برای این امر داشته باشید؛ آنگاه برای موفقیت در مسیر اجایل گام برمیدارید.
تقویت فرهنگ سازمانی
منظور از تقویت فرهنگ سازمانی، این است که فرهنگ سازمان خود را در راستای یک فرهنگ چابک، تعریف کنید. اگر بتوانید تفکر و شیوه عمل به چابک را در میان افراد و شبکههای انسانی سازمان جا بیاندازید، به مرور اثرات مثبت آن را مشاهده خواهید کرد.
در واقع، باید تلاش کنید تا ارزشها و شیوه رفتار در تمام سطوح سازمان، به نوعی باشد که افراد، با آغوشی باز پذیرای تغییرات پیش رو باشند.
توجه و تشویق به همکاری
اگر هدف و مقاصد مشترک سازمانی برای اعضاء ان تعریف شده باشد، آنها تلاش میکنند با خلاقیت، ایده یابی و افزایش مهارتهای خود، سازمان را به سمت اهداف موردنظر، سوق دهند. این موضوع، ارتباط مستقیمی نیز با افزایش همکاری اعضاء دارد. به این صورت که مدیران با ارتقاء ابزارهای همکاری، به بهبود این جریان کمک کرده و خود نیز ضمن تشویق افراد سازمان در بهبود فرآیند همکاری، سهم قابل توجهی برعهده دارند.
ایجاد تغییر در ساختارهای سازمان
یک مدیر هوشمند، برای چابک کردن سازمان خود تمام ساختارهای سازمان را با دقت بررسی کرده و در صورت نیاز، ساختارهای معیوب را تغییر میدهد. به عنوان مثال اگر فرایند تصمیمگیری در سازمان دارای تأخیر باشد، بخش عمدهای از فرایند چابک سازی با مشکل مواجه شده و این موضوع نیز عملکرد سایر بخشها را مختل میکند.
بنابراین، شناسایی ساختارهای معیوب و اصلاح آن، یکی از مهمترین گامها در جهت چابکی سازمان به شمار میآید.
انعطاف پذیری بالا
سیستمهای چابک، علیرغم رویارویی با تغییرات پیش بینی شده، توانایی مواجهه با تغییرات پیش بینی نشده را دارند. از این رو، ارائه خدمات یا محصولات جدید که مطابق با خواستههای جدید مشتریان است، از جمله اولویتهای یک سازمان چابک محسوب میشود.
بر همین اساس، عدم انعطاف پذیری در مقابل سرعت بالای تحولات کسب و کار و تمایل به روشهای پیشین، باعث رکود و شکست سازمان خواهد شد. بنابراین ضروری است که سازمان بخشی از سرمایه خود را در جهت استفاده از تکنولوژیهای مدرن تخصیص دهد.
در پایان
ما در این مقاله از اچ آر سرویس درمورد موضوع اجایل و سازمان چابک چیست، صحبت کردیم. همانطور که اشاره کردیم، هدف از سازمان چابک، چیزی جز پیشرفت و توسعه سازمان و جلوگیری از شکست آن نیست.
این در حالی است که عده زیادی از مدیران، چابکی را مترادف با سرعت میدانند و با شتابزدگی در تصمیمگیریهای خود، سازمان را به ورطه نابودی میکشانند. این مدیران با عناصر و ویژگی‌های ۵ گانه سازمان چابک آشنا نیستند. به همین دلیل، نمیتوانند با استراتژیهایی حساب شده و از پیش برنامه ریزی شده، به سمت موفقیت گام بردارند.
انعطاف پذیری، تشویق روحیه همکاری و چندین راهکار ساده دیگر، از جمله پیشنهاداتی است که برای چابک کردن سازمانها، در این مقاله ارائه کردیم. آیا شما هم پیشنهادی برای تحقق یک سازمان چابک دارید؟ پیشنهادات و نظرات ارزشمند خود را با ما در میان بگذارید.