.امروزه بحران مدیریت زمان یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های بشری محسوب می‌شود که ذهن افراد بسیاری را درگیر کرده است. ضعف در این مهارت، ممکن است بسیاری از ما را در طی انجام فعالیت‌های مختلف در شغل و زندگی شخصی دچار مشکل کند. یادتان نرود که در گذر از پیچ و خم زندگی، زمان بسیار کوتاه است و آن‌چه که می‌تواند به استفاده بهینه از این زمان اندک کمک کند، دانستن تکنیک های بهبود مدیریت زمان است. ما در این مقاله قصد داریم تا درباره‌ی یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های انسانی یعنی مدیریت زمان، گفت‌وگو کنیم.
مدیریت زمان چیست؟
به طور کلی به مهارت برنامهریزی و سازمان‌دهی کارها یا رویدادها، مدیریت زمان گفته می‌شود. در واقع مدیریت زمان را می‌توان نوعی کنترل آگاهانه در صرف زمان برای فعالیت‌های مختلف دانست. هدف از این فرایند، افزایش کارایی در کم‌ترین زمان است؛ بنابراین دانستن تکنیک‌هایی برای بهبود مدیریت زمان می‌تواند علاوه بر زندگی کاری و تحصیلی، زندگی شخصی افراد را نیز بهبود ببخشد.
به عبارتی دیگر، مدیریت زمان را می‌توان عاملی مؤثر در برقراری تعادل بین زندگی کاری و شخصی معرفی کرد. برای کسب این مهارت ارزشمند، لازم است با تکنیک‌هایی برای بهبود مدیریت زمان آشنا شوید. در نهایت شما قادر خواهید بود از آنها در امور شخصی و اجتماعی خود استفاده کنید.
تکنیک‌های بهبود مدیریت زمان
برنامهریزی
برنامهریزی به سازمان‌دهی کارها کمک می‌کند و نقش زیادی در بهبود مدیریت زمان دارد. روش‌های بسیاری برای برنامهریزی کردن وجود دارد؛ امّا انتخاب روش مهم نیست. میزان تعهد شما به نوع برنامه‌ریزی‌تان است که اهمیت دارد. برای داشتن یک برنامه‌ی خوب ابتدا باید لیست مشخصی از کارها و زمان‌های تحت اختیار خود تهیه کنید. حال بر اساس میزان اهمیت آنها، اولویت بندی را انجام دهید.
داشتن یک برنامه با اهداف کلی و سپس تقسیم‌‌بندی آن به اهداف جزئی‌تر، بسیار کارآمد و اثربخش خواهد بود؛ بنابراین تهیه‌ی لیست کارها، استفاده از سازمان‌دهنده‌های شخصی، یادداشت کردن و یا استفاده از اپلیکیشن‌ها می‌تواند در یک برنامهریزی منسجم و اثربخش کمک کننده باشد.
دسته‌بندی کارها
دسته‌بندی یکی از تکنیک های مهمی است که می‌تواند تأثیر زیادی در بهبود مدیریت زمان داشته باشد. برای این کار می‌توانید از سیستم ۴D استفاده کنید. ابتدا دو لیست از کارهایی که امکان حذف آنها وجود دارد و همچنین کارهایی که امکان واگذاری آنها به اشخاص دیگر وجود دارد، تهیه کنید؛ سپس از خودتان بپرسید آیا این کار جزو وظایف اصلی شماست یا این‌که می‌توان آن را به فرد دیگری واگذار کرد.
در ادامه لیستی از کارهایی که باید همین حالا انجام دهید، تهیه کنید. این کارها همان فعالیت‌هایی هستند که بیشترین اولویت را در برنامه‌ی شما دارند و به تعویق انداختن آنها میزان استرس و اضطراب شما را افزایش خواهد داد. در نهایت لیستی از کارهایی تهیه کنید که برای انجامشان به زمان بیشتری نیاز دارید و یا اولویت بالایی ندارند؛ این اقدام باعث می‌شود که کارهایی که انجام آنها ضرورت ندارد را به زمان دیگری موکول کنید و ذهن خود را از تنش‌های احتمالی پاک کنید.
تمرکز بر روی یک فعالیت
عده‌ای از افراد بر این باورند که انجام چند کار به صورت هم‌زمان، روشی هوشمندانه است؛ درحالی که توجه به چند کار در یک زمان می‌تواند از میزان تمرکز شما تا حد زیادی کم کند و بهره‌وری شما را به حداقل برساند. توجه و تمرکز بر روی یک کار مشخص، علاوه بر سرعت بالای انجام آن کار، از سردرگمی و پریشانی شما جلوگیری می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد تا از زمان خود بیشترین استفاده را ببرید.
توجه داشته باشید که ایجاد تعادل بین میزان کیفیت کارها و همچنین میزان وقتی که برای هر کار صرف می‌کنید، بستگی به مهارت شما در مدیریت زمان دارد. هرچه برنامهریزی منظم‌تری داشته باشید، بهتر می‌توانید کارها را با کیفیت و در زمان خود انجام دهید.
اولویت‌بندی فعالیت‌های روزانه
تعیین مهم‌ترین وظایف و هدف‌ها، نقش مؤثری در مدیریت زمان دارد. در واقع طبق اولویت‌بندی‌ها، شما می‌توانید مهم‌ترین اهداف خود را در آغاز روز انجام دهید تا در صورت کمبود زمان، به اصلی‌ترین بخش برنامه‌ی شما آسیبی وارد نشود. براساس اصل پارتو، ۸۰ درصد از نتایج از ۲۰ درصد اقدامات شما حاصل می‌شود. در واقع آن چیزی که در اولویت‌بندی کارها مهم است، انجام وظایف اصلی و ضروری در شروع روز است.
طبق این اصل، لازم است ابتدا کارهای مهم و ضروری انجام شود و پس از آن کارهایی که دارای ضرورت کمتری هستند، مورد بررسی و اجرا قرار گیرند؛ در همین راستا یکی از بهترین تکنیک‌ها، استفاده از روش the glass jar (شیشه) است.
در این روش، فعالیت‌های شما به سه دسته‌ی سنگ‌ها، سنگ‌ریزه‌ها و شن‌ها طبقه‌بندی می‌شوند و زمانِ در دسترس شما مانند شیشه در نظر گرفته می‌شود. سنگ‌ها همان پروژه‌ها و کارهای مهم شما هستند که بیشترین اولویت را دارند. سنگ‌ریزه‌ها، کارهای مهمی هستند که اولویت کمتری دارند و شن‌ها کارهای کم اهمیت و کوچک می‌باشند.
توجه داشته باشید که اگر شیشه‌ی زمانتان را با شن‌ها و سنگ‌ریزه‌ها پر کنید، تا حد زیادی زمان خود را از دست داده‌اید و جایی برای سنگ‌ها که اولویت‌های اول شما هستند باقی نمی‌ماند. توجه به طبقه‌بندی فعالیت‌ها براساس این تکنیک می‌تواند نقش به‌سزایی در بهبود مدیریت زمان داشته باشد.
یافتن زمان طلایی
زمان طلایی هر فرد، آن ساعت‌هایی است که فرد بهره‌وری بالایی دارد؛ مثلاً، برخی از افراد سحرخیز هستند و عده‌ای عادت دارند که شب‌ها دیرتر بخوابند، مهم نیست چه عادت‌ها و ویژگی‌هایی دارید؛ بهتر است در میان این عادت‌ها به دنبال زمان طلایی خود باشید؛ یعنی همان ساعاتی که بیشترین بهره‌وری را دارید.
بنابراین اگر در ساعات اولیه‌ی روز بهره‌وری بالاتری دارید، سعی کنید صبح زود از خواب برخیزید و مهم‌ترین یا سخت‌ترین کارهای خود را در آن زمان انجام دهید. استفاده از این زمان‌ها می‌تواند نقش زیادی در اثربخشی و بهبود عملکرد شما داشته باشد.
توجه به فعالیت‌های بیهوده
پیشرفت تکنولوژی و جذابیت برنامه‌های هوشمند در مواقع بسیاری باعث وقت کشی ما می‌شود؛ برای جلوگیری از انجام این فعالیت‌های غیرضروری و بیهوده بهتر است اقداماتی را انجام دهید؛ مثلاً درصورت امکان تلفن همراه خود را خاموش کنید. تلفن‌های همراه بزرگترین قاتلان زمان هستند و به طرز بی‌رحمانه‌ای بهره‌وری شما را کاهش می‌دهند.
اگر با سیستمی مانند لپ‌تاپ کار می‌کنید، سعی کنید تب‌های غیرضروری مرورگر خود را ببندید؛ باز بودن صفحات مختلف و متنوع باعث سردرگمی شما و هدر رفتن وقت می‌شود. در نهایت سعی کنید شبکه‌های اجتماعی خود را از دسترس خارج کنید؛ این کار از وسوسه‌ی ورود به این شبکه‌ها جلوگیری می‌کند. برای انجام این اقدام مؤثر می‌توانید از اپلیکیشن‌های بسیاری مثل فریدم، سلف کنترل و… استفاده کنید.
عدم پذیرش درخواست‌های نابه‌جا
یکی از مهم‌ترین تکنیک‌ها برای بهبود مدیریت زمان، عدم پذیرش درخواست‌های نابه‌جا است. یکی از بزرگترین مشکلاتی که افراد با آن دست و پنجه نرم می‌کنند، عدم قطعیت است. اگر زمان کافی برای برآورده کردن خواسته‌های اطرافیان ندارید، بهتر است یاد بگیرید محترمانه و قاطعانه نه بگویید.
به یاد داشته باشید که ظرفیت همه‌ی ما اندک است؛ بنابراین این فرصت را نداریم که به همه‌ی خواسته‌ها پاسخ مثبت بدهیم؛ اگر چنین عمل کنید پس از مدتی افسرده می‌شوید و احساس فرسودگی می‌کنید. توجه داشته باشید امتناع از کارهایی که قادر به انجامش نیستید، هیچ مشکلی برای شما ایجاد نخواهد کرد. سعی کنید برای خود و برنامه‌ریزی‌تان ارزش قائل شوید و قاطعیت را مهم‌ترین اصل در عمل به برنامه خود بدانید.
توجه به استراحت منظم
به صورت مداوم کار کردن می‌تواند آسیب‌زننده باشد؛ بنابراین لازم است برنامه منظمی برای استراحت خود داشته باشید. استراحت منظم و کافی می‌تواند میزان بهره‌وری ذهنی و جسمی شما را افزایش دهد؛ شما برای این کار می‌توانید از تکنیک‌های پومودورو استفاده کنید.
طبق این تکنیک شما پس از انجام مدتی فعالیت باید به خودتان استراحت اجباری دهید؛ مثلاً پیاده‌روی کنید و یا به خواندن کتاب مورد علاقه‌ی خود بپردازید. شاید در برخی از مواقع گمان کنید که نیازی به استراحت ندارید اما باید بدانید که این استراحت می‌تواند بهره‌وری شما را در ساعات بعدی تا حد زیادی افزایش دهد.
ممیزی کردن زمان
به عنوان یکی از اساسی‌ترین تکنیک‌ها برای بهبود مدیریت زمان، باید بدانید که برای هر کاری که در طول روز یا هفته انجام می‌دهید، چقدر زمان صرف می‌کنید؛ مثلاً شاید بر این باور باشید که روزانه یک ساعت از زمانتان را صرف گذراندن در شبکه‌های مجازی می‌کنید، این در حالی است که بدون این‌که متوجه شوید ساعت‌ها در این فضا وقت خود را هدر می‌دهید.
آسان‌ترین راه برای حل این مشکل، استفاده از اپلیکیشن‌های موجود در این حوزه است که میزان وقت مصرفی شما را در این فضا گزارش می‌دهند. همچنین شما می‌توانید با یادداشت کارهای روزانه‌ی خود در طول یک هفته و زمان‌های اختصاص داده شده به این کارها، به میزان وقت مصرفی برای هر فعالیت به طور دقیق پی ببرید. این اقدام می‌تواند از هدر رفتن زمان روزانه تا حدود زیادی جلوگیری کند.
جمع بندی
در نهایت می‌توان گفت مهم‌ترین نکته در استفاده‌ی بهینه از زمان، یادگیری هرچه بهترِ تکنیک‌هایی برای بهبود مدیریت زمان است. موارد بیان شده در مطلب فوق، با هدف افزایش بهره‌وری در مدیریت زمان جمع‌آوری شده است. با به‌کارگیری تکنیک های ارائه شده توسط سایت اچ آر سرویس می‌توانید کنترل روزها، ساعت‌ها و حتی ثانیه‌های زندگی خود را در دست بگیرید و از این طریق مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید. همچنین برای مطالعه بیشتر می‌توانید اینجا را مطالعه کنید. این نکته را در نظر داشته باشید که هیچگاه برای برنامهریزی و کنترل زمان دیر نیست.