مصاحبه خروج چیست؟ چطور به بهبود HR کمک می‎کند؟

مصاحبه خروج چیست؟ چطور به بهبود HR کمک می‎کند؟

آیا تاکنون راجع به خروج از سازمان و انواع آن چیزی شنیده‎‌اید؟ آیا می‌دانید مصاحبه خروج چیست و چه کاربردی در سازمان‏‌ها دارد؟ در واقع خروج از سازمان شامل استعفاء، ترک سازمان، کناره گیری از خدمت، فسخ قرارداد کاری و… است. این پدیده برای تمام مدیران امری آشنا و اجتناب ناپذیر است. چرا که در طول همکاری در قالب کارمند و مدیر، ممکن است هر یک از کارکنان بنا به دلایل مختلف، به این نتیجه برسند که قادر به ادامه همکاری با سازمان نیستند.

بنابراین، خروج از سازمان امری بدیهی است. در صورتیکه مدیران نسبت به تحلیل این پدیده مصر باشند، می‏توانند اشکالات و نواقص موجود در سازمان را شناسایی کرده و باعث پیشرفت همه جانبه سازمان شوند. یک راه مطمئن برای بدست آوردن اطلاعات درمورد علل ترک سازمان، مصاحبه خروج است که پیش از ترک سازمان از سوی کارمندان، انجام می‎شود.

به عبارت دیگر این مصاحبه خروج است که دیدگاه مدیران را نسبت به منابع انسانی سازمان تغییر می‎دهد. این تغییر در جهت مثبت اتفاق خواهد افتاد اگر مدیران با واقعیت‌‎های موجود در محیط کار روبرو شده و آن‎ها را انکار نکنند.

اگر قصد دارید در رابطه با سؤالات، مزایا و نکات مهم مصاحبه خروج آشنا شوید تا انتهای این مطلب از اچ آر سرویس همراه ما باشید.

 

مصاحبه خروج (Exit Interview) چیست؟

همانطور که در مقدمه این مطلب اشاره کردیم، مصاحبه خروج، پرسش‎‌هایی است که یا به صورت آنلاین و یا حضوری پیش از ترک سازمان از سوی کارمندان، انجام می‎شود. مدیر شرکت یا مدیر منابع انسانی (HR) مسئول آماده سازی سؤالات مصاحبه می‎باشد.

مدیران از این طریق می‏توانند اطلاعات ارزشمندی راجع به علل ترک سازمان کسب کنند. از سوی دیگر، این شیوه مصاحبه برای مدیران این امکان را فراهم می‎آورد که در فرایند انتخاب کارکنان بعدی خود دقت عمل بیشتری داشته باشند و یا در روش‌‎‏های فعلی جذب و استخدام، تجدیدنظر کنند.

یکی از مهم‌‎ترین تلاش‌‎های مدیران منابع انسانی، کاهش حداکثری نرخ خروج کارکنان از سازمان است و این امر زمانی محقق می‎شود که علل ترک کار از سوی کارکنان به درستی عارضه‌‎یابی شود. در همین راستا، کارمندانی که قصد جدی نسبت به خروج از شرکت دارند، منابع اطلاعاتی موثقی برای مدیران به شمار می‎آیند. چرا که در زمان انجام مصاحبه خروج، می‎توان دلایل نارضایتی سازمان را شناسایی کرده و از این موارد، برای پیشرفت محیط کاری سود برد.

فرایند مصاحبه خروج به این شکل است که پس از اطلاع از ترک کار توسط یکی از پرسنل، فرم‏‌های مخصوصی در قالب پرسشنامه آماده شده و در اختیار فرد گذاشته می‎شود. با بررسی پاسخ‏‌های موجود در پرسشنامه، باید موضوعات مشابه دسته بندی شوند و در نهایت دلایل هر یک از موضوعات عنوان شده از سوی کارمندان، تحلیل شوند.

مصاحبه خروج چیست

چرا مصاحبه های خروج مهم هستند؟

به طور کلی، مصاحبه خروج، نقش بسزایی در بهبود منابع انسانی سازمان‏‌ها دارد. چرا که مدیران  از این طریق به دلایل ترک سازمان مانند حقوق و دستمرد پایین، وجود تبعیض، فرهنگ سازمانی نامطلوب و… پی می‌برند.

متأسفانه کارمندانی که عزم خود را برای ترک سازمان، جزم کرده‏اند؛ دیگر چیزی برای از دست دادن ندارند. در این میان، مدیر و تمام مجموعه‌‎اش ضرر کرده و چه بسا کارمند مزبور درشرکتی به مراتب بهتر از شرکت قبلی مشغول به کار شود. بنابراین، صحبت‏‌ها و دلایل عدم رضایت کارمند باید با دقت کامل بررسی و موشکافی شود.

در زمان انجام مصاحبه ممکن است متوجه شوید که دلیل خروج کارمند از سازمان، خود شما (به عنوان یک مدیر و یا رهبر) هستید. نداشتن درک متقابل نسبت به کارمندان، باعث رنجش آن‏‌ها می‎شود و به تدریج، بدون اینکه خودتان چیزی بفهمید؛ با افزایش نرخ خروج کارمندان مواجه خواهید شد.

گاهی یک یا چند کارمند، باعث رنجش و آزار سایر کارمندان می‎شوند. شما هیچ گاه به این واقعیت‌‎ها پی نمی‎برید مگر با فراهم آوردن یک سیستم جامع برای انجام مصاحبه خروج. این شکل از مصاحبه باعث می‎شود نسبت به اصلاح فرهنگ سازمانی و بهبود آن تلاش کنید، سبک مدیریتی خود را تغییر دهید، برای حفظ کارمندان شایسته خود بیشتر تلاش کنید و با آن‎‌‌ها صادقانه‎تر از قبل رفتار کنید.

بنابراین، می‌توانید از مصاحبه‌های خروجی استفاده کنید تا پویایی و فرهنگ تیم خود را بهبود ببخشید. در نهایت، مصاحبه خروج به شما و کارمند در حال ترک سازمان کمک می‎کند تا خاطره خوبی از خداحافظی با یکدیگر داشته باشید و هر دو برای رشد و پیشرفت بیشتر خود تلاش‎تان را افزایش دهید.

 

حتما بخوانید: مصاحبه شغلی چیست؟

 

پرسش‌‎هایی که در مصاحبه خروج باید عنوان شوند

حال که با مزایا و اهمیت مصاحبه خروج آشنا شدید، بهتر است بدانید که در پرسشنامه و مصاحبه خروج چه سؤالاتی عنوان می‎شود. این پرسش‌‎ها عبارتند از:

  • عمده‌‎ترین دلیل شما برای خروج از این شرکت چیست؟
  • آیا در زمان کار، از سوی سرپرستان واحد خود حمایت‌‏های لازم را دریافت می‏کردید؟
  • آیا دستمزد و یا حقوق دریافتی‎تان با نوع فعالیت کاری‎تان تطابق داشت؟
  • اگر شغل جدیدی را برای خود انتخاب کرده‌‏اید، مزایای آن را بیان کنید.
  • قوانین و مقررات داخلی سازمان را مناسب می‎دانید یا نه؟
  • درزمان فعالیت، درمورد ضوابط و مقررات سازمان، دارای ابهام بودید؟
  • این امکان برایتان فراهم شده بود که پیش از خروج، با یکی از مسئولان مربوطه در سازمان صحبت کنید؟
  • آیا تلاشی از سوی شرکت برای عدم ترک سازمان انجام شده بود؟
  • اگر بخواهید به شرکت و شغل قبلی خود بازگردید باید چه شرایطی تغییر کنند؟
  • تجربیات مثبتی که در طول همکاری با شرکت داشته‌‎اید را بیان کنید.
  • آیا این شرکت را برای افراد متقاضی کار پیشنهاد می‎‌دهید؟
  • نگرش مدیران این شرکت نسبت به کارمندان را چگونه ارزیابی می‎کنید؟ آیا نگرش‌‎های آنان باید تغییر کند؟ پیشنهاد خود را در این رابطه مطرح کنید.
  • نسبت به شرح وظایف شغلی خود راضی بودید؟ برای انجام بهتر وظایف شغلی، آموزش‌‎های لازم را دریافت کرده بودید؟
  • درمورد ابزارهای مورد نیاز کار و محیط فیزیکی محل کار، نظرتان چیست؟ کمبودهای این دو را بیان کنید.
  • به نظر شما شرکت ما در چه زمینه‎‌‌هایی قوی است و جای رشد دارد؟
  • پیشنهادات خود را در رابطه با افزایش ارزش‎‌‌های کارکنان و بهبود سطح اخلاق شرکت بیان کنید.

پرسش‌‎های بالا بدون تردید کمک فراوانی به بهبود منابع انسانی (HR) خواهد کرد. از این رو، اگر احساس می‎کنید براساس شرایط سازمان نیاز به اضافه کردن سؤالات دیگری داردید، آن را انجام دهید علاوه بر سؤالات مطرح شده در جلسه مصاحبه خروج، بایدها و نبایدهای مصاحبه خروج را نیز مدنظر قرار دهید.

بایدها و نبایدهای مصاحبه خروج

برای ایجاد تجربه‌ای ماندگار و لذت بخش در زمان انجام مصاحبه خروج، حتما به نکات زیر توجه کنید.

باید ها و نبایدهای مصاحبه خروج

در انتخاب مصاحبه کننده دقت کنید

اینکه می‎‌‌گوییم فرد مناسبی را برای انجام این مصاحبه انتخاب کنید، به این دلیل است که مصاحبه کننده تأثیر فراوانی بر دریافت پاسخ‌‎های صادقانه از سوی کارمند دارد. به طور کلی در رابطه با این موضوع توصیه می‎شود که مدیر شرکت و یا مدیر واحدی که کارمند در آن مشغول کار بوده، به عنوان مصاحبه کننده انتخاب نشوند.

 

فعالانه گوش کنید

در فرایند مصاحبه، تمام تلاش خود را برای گوش کردن به صحبت‎‌‌های کارمند، به کار بگیرید. کارمند باید درک کند که صحبت‌‏هایش برایتان ارزشمند است. در غیر اینصورت، به سرعت جلسه را ترک کرده و جواب‌‏های صادقانه‌‎ای از سمت او دریافت نمی‎کنید.

 

 

موضوعات کم اهمیت را رها کنید

اگر کارمندی هستید که قرار است در چنین مصاحبه‎‌‌ای شرکت کنید، هیچ گاه به مسائل بی‌اهمیت اشاره نکنید. به عنوان مثال عطر زدن بیش از حد همکار دیگر، خوردن غذای شما توسط همکاران  بدون اطلاع و مواردی از این دست هیچ کمکی به بهبود اوضاع نمی‎کند. علاوه بر آن، با گفتن چنین موضوعات پیش پا افتاده، خود را غیر حرفه‌‏ای و تهی از توانایی حل مسئله نشان می‎دهید.

 

مصاحبه خروج را در قوانین سازمان قرار دهید

اجباری کردن این شکل از مصاحبه مزایای فراوانی برای شرکت خواهد داشت. زیرا مطلع شدن از دلایل عدم ادامه همکاری با شرکت بویژه از سوی کارمندان باتجربه و شایسته، می‎تواند به پیشرفت سازمان منجر شود.

 

تحلیل مصاحبه خروج

ارزیابی اطلاعات کسب شده در فرایند مصاحبه، اطلاعات و تجربیات خوبی را در اختیارتان قرار می‎دهد. اطلاعاتی که از این طریق کسب می‏کنید عبارتند از:

  • بیشترین تعداد خروج از کار در کدام واحد بوده است؟ (همان واحد نیاز به بازبینی جدی دارد)
  • تحصیلات افراد خارج شده از سازمان چیست؟
  • کدام عناوین شغلی بیشترین میزان خروج از کار را داشتند؟
  • خروج از کار بیشتر در کدام روزهای سال اتفاق افتاده؟

 

 

در پایان

ما در این مقاله از اچ آر سرویس به این موضوع پرداختیم که مصاحبه خروج چیست و قرار است چگونه به پیشرفت و بهبود سازمان کمک کند. در این میان اشاره کردیم که این نوع از مصاحبه به دو صورت آنلاین و حضوری انجام می‎شود.

اگر قصد دارید چنین مصاحبه‎‌ای را به صورت آنلاین انجام دهید، توصیه می‎کنیم پس از تسویه مالی یکبار پرسشنامه را برای کارمند مورد نظر ارسال کنید. سپس، بعد از حدود ۵ یا ۶ ماه مجددا از او بخواهید به سؤالات مندرج در پرسشنامه پاسخ دهد. این در حالی است که اطمینان می‎یابید کارمند مزبور تحت تأثیر شرایط و هیجانات زمان خروج از کار نیست و پاسخ‌‏هایش قابل اعتماد هستند.

آنچه در مصاحبه حضوری باید به یاد داشته باشید این است که این مصاحبه صرفا برای پی بردن به دلایل نارضایتی و خروج کارمند است. بنابراین در چنین جلسه‎‌‌ای نباید کارمند را برای بازگشت مجدد به سازمان قانع کنید.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

Enquire now

Give us a call or fill in the form below and we will contact you. We endeavor to answer all inquiries within 24 hours on business days.