آیا تاکنون راجع به خروج از سازمان و انواع آن چیزی شنیدهاید؟ آیا می‌دانید مصاحبه خروج چیست و چه کاربردی در سازمانها دارد؟ در واقع خروج از سازمان شامل استعفاء، ترک سازمان، کناره گیری از خدمت، فسخ قرارداد کاری و… است. این پدیده برای تمام مدیران امری آشنا و اجتناب ناپذیر است. چرا که در طول همکاری در قالب کارمند و مدیر، ممکن است هر یک از کارکنان بنا به دلایل مختلف، به این نتیجه برسند که قادر به ادامه همکاری با سازمان نیستند.
بنابراین، خروج از سازمان امری بدیهی است. در صورتیکه مدیران نسبت به تحلیل این پدیده مصر باشند، میتوانند اشکالات و نواقص موجود در سازمان را شناسایی کرده و باعث پیشرفت همه جانبه سازمان شوند. یک راه مطمئن برای بدست آوردن اطلاعات درمورد علل ترک سازمان، مصاحبه خروج است که پیش از ترک سازمان از سوی کارمندان، انجام میشود.
به عبارت دیگر این مصاحبه خروج است که دیدگاه مدیران را نسبت به منابع انسانی سازمان تغییر میدهد. این تغییر در جهت مثبت اتفاق خواهد افتاد اگر مدیران با واقعیتهای موجود در محیط کار روبرو شده و آنها را انکار نکنند.
اگر قصد دارید در رابطه با سؤالات، مزایا و نکات مهم مصاحبه خروج آشنا شوید تا انتهای این مطلب از اچ آر سرویس همراه ما باشید.
مصاحبه خروج (Exit Interview) چیست؟
همانطور که در مقدمه این مطلب اشاره کردیم، مصاحبه خروج، پرسشهایی است که یا به صورت آنلاین و یا حضوری پیش از ترک سازمان از سوی کارمندان، انجام میشود. مدیر شرکت یا مدیر منابع انسانی (HR) مسئول آماده سازی سؤالات مصاحبه میباشد.
مدیران از این طریق میتوانند اطلاعات ارزشمندی راجع به علل ترک سازمان کسب کنند. از سوی دیگر، این شیوه مصاحبه برای مدیران این امکان را فراهم میآورد که در فرایند انتخاب کارکنان بعدی خود دقت عمل بیشتری داشته باشند و یا در روشهای فعلی جذب و استخدام، تجدیدنظر کنند.
یکی از مهمترین تلاشهای مدیران منابع انسانی، کاهش حداکثری نرخ خروج کارکنان از سازمان است و این امر زمانی محقق میشود که علل ترک کار از سوی کارکنان به درستی عارضهیابی شود. در همین راستا، کارمندانی که قصد جدی نسبت به خروج از شرکت دارند، منابع اطلاعاتی موثقی برای مدیران به شمار میآیند. چرا که در زمان انجام مصاحبه خروج، میتوان دلایل نارضایتی سازمان را شناسایی کرده و از این موارد، برای پیشرفت محیط کاری سود برد.
فرایند مصاحبه خروج به این شکل است که پس از اطلاع از ترک کار توسط یکی از پرسنل، فرمهای مخصوصی در قالب پرسشنامه آماده شده و در اختیار فرد گذاشته میشود. با بررسی پاسخهای موجود در پرسشنامه، باید موضوعات مشابه دسته بندی شوند و در نهایت دلایل هر یک از موضوعات عنوان شده از سوی کارمندان، تحلیل شوند.
چرا مصاحبه های خروج مهم هستند؟
به طور کلی، مصاحبه خروج، نقش بسزایی در بهبود منابع انسانی سازمانها دارد. چرا که مدیران از این طریق به دلایل ترک سازمان و ترک شغل مانند حقوق و دستمرد پایین، وجود تبعیض، فرهنگ سازمانی نامطلوب و… پی می‌برند.
متأسفانه کارمندانی که عزم خود را برای ترک سازمان، جزم کردهاند؛ دیگر چیزی برای از دست دادن ندارند. در این میان، مدیر و تمام مجموعهاش ضرر کرده و چه بسا کارمند مزبور درشرکتی به مراتب بهتر از شرکت قبلی مشغول به کار شود. بنابراین، صحبتها و دلایل عدم رضایت کارمند باید با دقت کامل بررسی و موشکافی شود.
در زمان انجام مصاحبه ممکن است متوجه شوید که دلیل خروج کارمند از سازمان، خود شما (به عنوان یک مدیر و یا رهبر) هستید. نداشتن درک متقابل نسبت به کارمندان، باعث رنجش آنها میشود و به تدریج، بدون اینکه خودتان چیزی بفهمید؛ با افزایش نرخ خروج کارمندان مواجه خواهید شد.
گاهی یک یا چند کارمند، باعث رنجش و آزار سایر کارمندان میشوند. شما هیچ گاه به این واقعیتها پی نمیبرید مگر با فراهم آوردن یک سیستم جامع برای انجام مصاحبه خروج. این شکل از مصاحبه باعث میشود نسبت به اصلاح فرهنگ سازمانی و بهبود آن تلاش کنید، سبک مدیریتی خود را تغییر دهید، برای حفظ کارمندان شایسته خود بیشتر تلاش کنید و با آنها صادقانهتر از قبل رفتار کنید.
بنابراین، می‌توانید از مصاحبه‌های خروجی استفاده کنید تا پویایی و فرهنگ تیم خود را بهبود ببخشید. در نهایت، مصاحبه خروج به شما و کارمند در حال ترک سازمان کمک میکند تا خاطره خوبی از خداحافظی با یکدیگر داشته باشید و هر دو برای رشد و پیشرفت بیشتر خود تلاشتان را افزایش دهید.
پرسشهایی که در مصاحبه خروج باید عنوان شوند
حال که با مزایا و اهمیت مصاحبه خروج آشنا شدید، بهتر است بدانید که در پرسشنامه و مصاحبه خروج چه سؤالاتی عنوان میشود. این پرسشها عبارتند از:
- عمدهترین دلیل شما برای خروج از این شرکت چیست؟
- آیا در زمان کار، از سوی سرپرستان واحد خود حمایتهای لازم را دریافت میکردید؟
- آیا دستمزد و یا حقوق دریافتیتان با نوع فعالیت کاریتان تطابق داشت؟
- اگر شغل جدیدی را برای خود انتخاب کردهاید، مزایای آن را بیان کنید.
- قوانین و مقررات داخلی سازمان را مناسب می‌دانید یا نه؟
- درزمان فعالیت، درمورد ضوابط و مقررات سازمان، دارای ابهام بودید؟
- این امکان برایتان فراهم شده بود که پیش از خروج، با یکی از مسئولان مربوطه در سازمان صحبت کنید؟
- آیا تلاشی از سوی شرکت برای عدم ترک سازمان انجام شده بود؟
- اگر بخواهید به شرکت و شغل قبلی خود بازگردید باید چه شرایطی تغییر کنند؟
- تجربیات مثبتی که در طول همکاری با شرکت داشتهاید را بیان کنید.
- آیا این شرکت را برای افراد متقاضی کار پیشنهاد میدهید؟
- نگرش مدیران این شرکت نسبت به کارمندان را چگونه ارزیابی میکنید؟ آیا نگرشهای آنان باید تغییر کند؟ پیشنهاد خود را در این رابطه مطرح کنید.
- نسبت به شرح وظایف شغلی خود راضی بودید؟ برای انجام بهتر وظایف شغلی، آموزشهای لازم را دریافت کرده بودید؟
- درمورد ابزارهای مورد نیاز کار و محیط فیزیکی محل کار، نظرتان چیست؟ کمبودهای این دو را بیان کنید.
- به نظر شما شرکت ما در چه زمینههایی قوی است و جای رشد دارد؟
- پیشنهادات خود را در رابطه با افزایش ارزشهای کارکنان و بهبود سطح اخلاق شرکت بیان کنید.
پرسشهای بالا بدون تردید کمک فراوانی به بهبود منابع انسانی (HR) خواهد کرد. از این رو، اگر احساس میکنید براساس شرایط سازمان نیاز به اضافه کردن سؤالات دیگری داردید، آن را انجام دهید علاوه بر سؤالات مطرح شده در جلسه مصاحبه خروج، بایدها و نبایدهای مصاحبه خروج را نیز مدنظر قرار دهید.
بایدها و نبایدهای مصاحبه خروج
برای ایجاد تجربه‌ای ماندگار و لذت بخش در زمان انجام مصاحبه خروج، حتما به نکات زیر توجه کنید.
در انتخاب مصاحبه کننده دقت کنید
اینکه میگوییم فرد مناسبی را برای انجام این مصاحبه انتخاب کنید، به این دلیل است که مصاحبه کننده تأثیر فراوانی بر دریافت پاسخهای صادقانه از سوی کارمند دارد. به طور کلی در رابطه با این موضوع توصیه میشود که مدیر شرکت و یا مدیر واحدی که کارمند در آن مشغول کار بوده، به عنوان مصاحبه کننده انتخاب نشوند.
فعالانه گوش کنید
در فرایند مصاحبه، تمام تلاش خود را برای گوش کردن به صحبتهای کارمند، به کار بگیرید. کارمند باید درک کند که صحبتهایش برایتان ارزشمند است. در غیر اینصورت، به سرعت جلسه را ترک کرده و جوابهای صادقانهای از سمت او دریافت نمیکنید.
موضوعات کم اهمیت را رها کنید
اگر کارمندی هستید که قرار است در چنین مصاحبهای شرکت کنید، هیچ گاه به مسائل بی‌اهمیت اشاره نکنید. به عنوان مثال عطر زدن بیش از حد همکار دیگر، خوردن غذای شما توسط همکاران بدون اطلاع و مواردی از این دست هیچ کمکی به بهبود اوضاع نمیکند. علاوه بر آن، با گفتن چنین موضوعات پیش پا افتاده، خود را غیر حرفهای و تهی از توانایی حل مسئله نشان میدهید.
مصاحبه خروج را در قوانین سازمان قرار دهید
اجباری کردن این شکل از مصاحبه مزایای فراوانی برای شرکت خواهد داشت. زیرا مطلع شدن از دلایل عدم ادامه همکاری با شرکت بویژه از سوی کارمندان باتجربه و شایسته، میتواند به پیشرفت سازمان منجر شود.
تحلیل مصاحبه خروج
ارزیابی اطلاعات کسب شده در فرایند مصاحبه، اطلاعات و تجربیات خوبی را در اختیارتان قرار میدهد. اطلاعاتی که از این طریق کسب میکنید عبارتند از:
- بیشترین تعداد خروج از کار در کدام واحد بوده است؟ (همان واحد نیاز به بازبینی جدی دارد)
- تحصیلات افراد خارج شده از سازمان چیست؟
- کدام عناوین شغلی بیشترین میزان خروج از کار را داشتند؟
- خروج از کار بیشتر در کدام روزهای سال اتفاق افتاده؟
در پایان
ما در این مقاله از اچ آر سرویس به این موضوع پرداختیم که مصاحبه خروج چیست و قرار است چگونه به پیشرفت و بهبود سازمان کمک کند. در این میان اشاره کردیم که این نوع از مصاحبه به دو صورت آنلاین و حضوری انجام میشود.
اگر قصد دارید چنین مصاحبهای را به صورت آنلاین انجام دهید، توصیه میکنیم پس از تسویه مالی یکبار پرسشنامه را برای کارمند مورد نظر ارسال کنید. سپس، بعد از حدود ۵ یا ۶ ماه مجددا از او بخواهید به سؤالات مندرج در پرسشنامه پاسخ دهد. این در حالی است که اطمینان مییابید کارمند مزبور تحت تأثیر شرایط و هیجانات زمان خروج از کار نیست و پاسخهایش قابل اعتماد هستند.
آنچه در مصاحبه حضوری باید به یاد داشته باشید این است که این مصاحبه صرفا برای پی بردن به دلایل نارضایتی و خروج کارمند است. بنابراین در چنین جلسهای نباید کارمند را برای بازگشت مجدد به سازمان قانع کنید.