سرعت رشد صنایع در دهه‌های اخیر، نشان‌دهندۀ گسترش اقتصاد صنعتی در جهان است. توجه به این موضوع و ارائه راهکارهایی برای افزایش بهره وری در سازمان ها می‌تواند موجب سرعت بخشیدن به توسعه صنعتی در مسیری صحیح و اصولی گردد. به همین دلیل آشنایی با مفاهیم بهره وری و راهکارهای افزایش سازمان‌ها، امری مؤثر در پیشرفت آنها محسوب می‌شود.
اساساً میزان توسعه‌یافتگی سازمان‌ها تا حد زیادی به بهره‌گیری مطلوب از امکانات و منابع وابسته است. بهرهوری در سازمان‌ها را می‌توان به صورت متفاوتی مشاهده کرد. در واقع هر سازمان بسته به کارایی و کیفیت اقدامات انجام شده، میزان بهرهوری متفاوتی خواهد داشت. ما در این مقاله در اچ آر سرویس قصد داریم تا ضمن توضیح مفاهیم اصلی بهرهوری، به معرفی راهکارهایی برای افزایش بهره وری در سازمان نیز بپردازیم.
بهره وری چیست؟
تعاریف متعددی دربارۀ بهرهوری وجود دارد؛ امّا با توجه به قابلیت به اجرا درآوردن آن، تعریف بهرهوری باید با نیازهای سازمان سازگار باشد تا بتواند محیطی بهره‌ور ایجاد نماید. به‌طور کلی بهرهوری را می‌توان به دست آوردن حداکثر سود ممکن از طریق نیروی کار، تجهیزات، استعدادها، مکان، زمان و… با هدف ارتقاء سطح کیفی یک محیط تعریف کرد.
بهرهوری یعنی نسبت کاری که انجام شده به کاری که باید انجام می‌شده است. تداوم و افزایش بهرهوری نیازمند مواردی مانند اصلاح ساختار سازمانی، توسعه و بهبود نیروی انسانی، توسعه و نوسازی فناوری‌های موجود و… است. طبق تجربه‌های به‌دست آمده در این زمینه، سازمان‌های گوناگون برای افزایش بهرهوری روش‌های متفاوتی را درنظر گرفته‌اند. بنابراین استفاده از یک الگوی مشخص و از پیش تعیین‌شده نمی‌تواند برای افزایش بهرهوری تمامی سازمان‌ها مؤثر واقع شود.
اهمیت افزایش بهره وری در سازمان‌ها
انتخاب راهکارهایی برای افزایش بهرهوری، مستلزم شناخت کافی وضعیت موجود و فرهنگ کاری سازمان‌ها است. از آن‌جا که فرهنگ کاری سازمان‌ها با یکدیگر متفاوت است، ممکن است راهکارهای افزایش بهره وری در هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت باشد. ایجاد تعهد در کارکنان، کاهش ضایعات، استفاده مناسب از استعدادها و… از جمله راهکارهایی هستند که سبب افزایش بهرهوری در سازمان‌ها می‌شوند؛ امّا درجۀ تأثیر هر یک از موارد نام‌برده، به وضعیت و فرهنگ موجود در سازمان بستگی دارد.
برای استفادۀ بهینه از این راه‌کارها بهتر است سازمان‌ها هر یک از عوامل مؤثر در بهرهوری را شناسایی و بررسی کنند. سپس براساس اهمیت و نقشی که دارند، آنها را اولویت‌بندی کنند. به‌طور مثال ممکن است در یک سازمان، کاهش ضایعات اولویت اول محسوب شود، امّا در سازمان دیگر این موضوع از اولویت کمتری برخوردار باشد. بنابراین عدم شناخت وضعیت موجود در یک سازمان و بی‌توجهی به اولویت‌ها می‌تواند نتیجۀ نامطلوبی در میزان بهرهوری داشته باشد.
راهکارهایی برای افزایش بهره وری
ایجاد تعهد
داشتن کارکنانی مسئولیت‌پذیر و متعهد از مهم‌ترین دارایی‌های هر سازمانی محسوب می‌شود. بنابراین سعی کنید شرایطی را برای تربیت کارمندانی مؤثر و متعهد فراهم آورید. مدیران نقش به‌سزایی در ایجاد این شرایط دارند. آنها می‌توانند با ایجاد روابط دوستانه، مرتفع ساختن نیازهای کارمندان، برقراری اعتماد متقابل و… کارمندان را نسبت به سازمان متعهد کنند. افزایش انگیزه و غنی‌سازی شغلی نیز از مؤثرترین راه‌های حفظ تعهد در کارمندان یک سازمان محسوب می‌شود. انگیزه را می‌توان به روش‌های مختلفی مثل قدردانی کلامی یا پاداش‌های مادی نظیر افزایش حقوق ایجاد کرد.
ایجاد انگیزه
از نکات مهم برای افزایش بهره وری در سازمان ایجاد انگیزه است. شاید پول اصلی‌ترین انگیزه برای تعهد نباشد، امّا کم بودن حقوق افراد می‌تواند سبب از بین رفتن انگیزۀ آنها شود. بنابراین می‌توانید از پاداش‌های مالی به عنوان اهرمی انگیزشی استفاده کنید. بهتر است این پاداش‌ها به عنوان دریافت سهمی از موفقیت سازمان به کارمندان داده شود تا کارکنان از نقش خود در افزایش بهرهوری آگاه شوند. سهیم کردن کارکنان شرکت در بهرهوری سازمان، بزرگ‌ترین انگیزه محسوب می‌شود و حس مالکیت آنها را نسبت به سازمان افزایش می‌دهد که این امر یکی از مؤثرترین روش‌ها برای افزایش بهرهوری تلقی می‌شود.
توجه به کارکنان
تجربه نشان داده است که اصلی‌ترین عامل موفقیت هر سازمان، نیروی انسانی آن سازمان است. انتساب افراد به مشاغل جدید یا بهتر نشان‌دهندۀ آن است که شما برای موفقیت‌های آنان ارزش قائل هستید. این کار نوعی تشویق محسوب می‌شود و روشی اثربخش برای افزایش کارایی است. توجه داشته باشید که برای افزایش کارایی افراد در سازمان، علاوه بر انگیزه باید توانایی آنها را نیز در نظر بگیرید؛ زیرا این دو عامل در کنار یکدیگر می‌تواند سبب افزایش بهرهوری سازمان گردید.
توجه به تغییرات
تغییرات در هر سازمان، راهکاری برای افزایش بهرهوری و حفظ توان رقابتی است. تغییرات در رشد و توسعۀ سازمان‌ها بسیار مهم و ضروری هستند و سازمان‌ها باید با آن سازگار شوند. هر کسب‌وکاری برای انعطاف‌پذیری در مقابل تغییرات باید دیدی مثبت و سازنده داشته باشد؛ زیرا تغییر، اصلی‌ترین عامل موفقیت در مدیریت کسب‌وکارها محسوب می‌شود. عدم توجه به تغییرات می‌تواند بسیار پرهزینه باشد و توان رقابتی یک سازمان را تا حد زیادی کاهش دهد. همچنین این موضوع می‌تواند سبب کاهش بهرهوری گردد.
کاهش ضایعات
یکی از راه‌های افزایش بهرهوری، کاهش ضایعات است. ضایعات یکی از پدیده‌های تولید انبوه است که تلاش برای کاهش آن از مهم‌ترین اقدامات بشری از گذشته تا امروز بوده است. کاهش ضایعات، کاهش هزینه‌های مصرفی را به‌دنبال دارد و این موضوع می‌تواند میزان سوددهی شرکت‌ها را تا حد قابل توجهی افزایش دهد. هرچه تولید با ضایعات کمتری همراه باشد، سطح کیفی زندگی کارکنان و مدیران را بهبود می‌بخشد و سبب رشد و شکوفایی کشور می‌گردد. همچنین استفاده از نظرات کارکنان می‌تواند در شناسایی راهکارهایی برای کاهش ضایعات مؤثر باشد.
تعیین هدف
آیا به عنوان یک مدیر با هدفگذاری و شیوه‌های آن آشنا هستید؟ در واقع اگر به هدفگذاری اهمیتی ندهید دیر یا زود محکوم به شکست خواهید بود، حتی اگر بهترین کارمندان و یا بهترین ایده روی زمین را برای راه اندازی استارتاپ‌تان داشته باشید! هدف مثل یک قطب نما است و دقیقا به مواردی اشاره میکند که باید روی آن متمرکز شوید. از این طریق، هم شما و هم کارکنان تیم یا سازمان متوجه خواهید شد مهم‌ترین چیزهایی که برای بدست آوردنش نیاز به تلاش روزانه، برنامه ریزی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت دارید، چیست؟
در اینجا منظور ما از تعیین هدف این است که مشخص کنید ظرف مدت مشخص (مثلا یک سال آینده) قرار است به چه نتایجی دست یابید؟ این در حالی است که تمام اعضاء تیم میدانند برای رسیدن به اهداف تعیین شده کدام مسیر را بروند، چه کارهایی را انجام دهند و حتی چه کارهایی را نباید انجام دهند تا تمرکز خود را بیش از گذشته حفظ نمایند.
ما در اچ آر سرویس به منظور افزایش بهره وری تیم توصیه میکنیم، حتما اهداف تیم را به صورت کاملا واضح بنویسید و آن را در اختیار تمام کارکنان قرار دهید. اهداف آبشاری که در رده اول آن، اهداف شرکت یا سازمان قرار دارد، سپس، اهداف گروه و در پایان اهداف هر یک از اعضاء، گزینه بسیار خوبی برای اولویت بخشیدن به اهداف و مشخص کردن ترتیب اهمیت آنها است.
به اشتراک گذاشتن تجربیات توسط مدیر
مدیران موفق، تجربیات سال‌ها شکست و پیروزی را برای خود نگه نمی‌دارند بلکه برای افزایش بهره وری سازمان، آنها را در زمان مناسب به کارکنان خود منتقل می‌کنند. به یاد داشته باشید همین انتقال و اشتراک گذاری تجربیات، علاوه بر بالا بردن بهره وری تیم، باعث ایجاد حس اعتماد در کارکنان خواهد شد.
از این رو سعی کنید حین صحبت راجع به اینگونه موضوعات، از روش‌های بازی سازی (گیمیفیکیشن) برای بهبود عملکرد کارمندان نیز استفاده کنید. مثلا مسابقه‌ای طراحی کنید که در آن برنده کسی است که طی یک هفته، کمترین مدت زمان استفاده از گوشی را در محیط کار به نام خود ثبت کند.
کشف و توجه استعداد کارکنان
اگر هنوز استعدادها و توانمندیهای کارکنان خود را کشف نکرده‌اید، بابد به توانمندی مدیریتی خود تردید کنید. کشف استعدادها، یکی از بهترین و سازنده‌ترین ابزارهای مدیریتی است که متأسفانه اغلب سرپرستان، رهبران و مدیران به آن توجه نمیکنند و این مقدمه‌ای است بر شکل گیری فرسودگی شغلی در کارکنان.
لازم است علاوه بر شناخت استعدادهای نهفته کارمندان، تلاش کنید تا به آنها آموزش دهید چگونه از توانایی‌های خود جهت ارتقاء سازمان و سپس رشد و توسعه فردی‌شان استفاده کنند.
تقویت مهارت مدیریت زمان
اهمیت و ضرورت توجه به مدیریت زمان بر هیچ کس پوشیده نیست. از این رو، از گفتن مزایای آن خودداری کرده و در اینجا یکی از روش‌های کاربردی مدیریت زمان را بازگو میکنیم. نام این روش، گزارش فعالیت یا activity log میباشد.
در واقع، گزارش فعالیت، یک گزارش کتبی است که باید آن را به کارکنان نیز آموزش دهید. به این صورت که تمام فعالیت‌های روزانه خود از هنگام ورود به شرکت تا زمان خروج را یادداشت میکنید، حتی موارد جزئی مانند زمان انتظار برای سوار شدن به آسانسور.
سپس، هر یک از فعالیتها را در زیر یک دسته خاص مثل ارتباط تلفنی، سرچ در اینترنت، کارهای نوشتنی و… جای دهید. در مرحله بعدی ضمن بررسی کارها، باید اولویت بندی هر کدام را مشخص کنید. در نهایت با ارزیابی الگوهای استفاده از زمان، تشخیص میدهید که کدام کارها زمان بیشتری را از شما میگیرند یا شما در کدام کارها وقت بیشتری را به اشتباه تلف میکنید.
اندازه‌گیری بهرهوری
پس از شناخت راهکارهای مؤثر در افزایش بهرهوری، باید روشی برای اندازه‌گیری بهرهوری این راه‌کارها در نظر گرفت. در واقع اگر بهرهوری در بازه‌های زمانی مشخصی اندازه‌گیری نشود، نمی‌توان از میزان تأثیرگذاری آن آگاه شد. برای این منظور لازم است سیستمی طراحی شود تا به تحلیل و ارزیابی راهکارهای ارائه شده در سازمان بپردازد. توجه داشته باشید که اندازه‌گیری بهرهوری وقتی مؤثر است که طبق یک سیستم صحیح و اصولی انجام پذیرد. اگر اندازه‌گیری‌ها غیرتخصصی و به صورت پراکنده باشد، نمی‌توان از آن انتظار بهبود مستمر داشت. درک و اعتماد به سیستم بهرهوری، توجه به منابع و فعالیت‌های هر سازمان و… از جمله نکاتی است که در ارزیابی بهرهوری حائز اهمیت است.
جمع بندی
بشر همواره در پی پیشرفت و بهبود شرایط زندگی بوده است. بهرهوری یکی از مسائل مؤثر در پیشرفت بشری محسوب می‌شود و عاملی است که بازدهی سرمایه را تا حد قابل توجهی افزایش می‌دهد. سازمان ها باید بدانند که موفقیت آنها در افزایش بهره وری است.